Kort från barn- och ungdomsnämnden 19 oktober

På sammanträdet den 19 oktober beslutade barn- och ungdomsnämnden bland annat om redovisning av två interkontrollområden samt nämndens redovisning av kvalitet och resultat för läsåret 21-22.

Redovisning av kvalitet och resultat för läsåret 2021/2022

Varje läsår görs en samlad redovisning av nämndens systematiska kvalitetsarbete. Redovisningen bygger bland annat på uppgifter från dialoger, statistik, enhetsrapporter, betyg, klagomål och kränkningsanmälningar. Rapporten redovisas sedan juni 2022 läsårsvis i stället för kalenderårsvis vilket gör att vissa delar överlappar redovisningen som gjordes för kalenderår 2021.

Pandemin fortsatte att påverka verksamheterna och utbudet och kvaliteten i undervisningen under stora delar av läsåret. Trots det har nämnden över lag god kvalitet i verksamheten och vissa områden har förbättrats. Det gäller bland annat tidiga insatser, minskade barngrupper i förskolan och digitaliseringsarbetet som tagit stora kliv framåt. Till förbättringsarbetet hör bland annat behov att utveckla systematiken i arbetet kring kränkningar och oroväckande frånvaro och att stärka analysförmågan för bättre träffsäkerhet i de åtgärder som vidtas.

Barn- och ungdomsnämndens beslut:

1. Redovisning godkänns.

Ansvarig handläggare:

Gabriella Strååt, verksamhetscontroller, 054 – 540 29 23

Intern kontroll: Redovisning kring risk för att handlingar på förskolor och skolor inte diarieförs

En av kontrollpunkterna inom intern kontroll 2022 gäller risk för att handlingar på förskolor och skolor, som ska registreras, inte diarieförs.

En handling ska registreras utan dröjsmål när den inkommit eller upprättats hos en myndighet. Karlstads kommun har dokumenthanteringsplaner som anger hur och var olika typer av dokument och information ska hanteras och registreras.

Kontrollen har omfattat intervjuer med ett antal rektorer, pedagoger och administratörer för förskola och grundskola.

Redovisningen visar att det förekommer avvikelser från gällande lagar och styrande dokument eller andra allvarliga brister. Bland annat saknas kända rutiner, vägledning och samsyn kring registreringsskyldigheten och vilka typer av handlingar som ska diarieföras på enheterna.

Inom förvaltningen pågår just nu ett arbete för att höja kompetensen kring hantering av handlingar och i användning av kommunens ärendehanteringssystem.

Barn- och ungdomsnämndens beslut:

1. Redovisningen godkänns.
2. Förvaltningen ges i uppdrag att ta fram rutiner och anvisningar för hantering av handlingar på förskole- och grundskoleenheter.
3. Förvaltningen ges i uppdrag att öka personalens kompetens på enheterna avseende innebörden och hantering av allmänna handlingar.

Ansvarig handläggare:

Sandra Boman, förvaltningsjurist, 054 - 540 38 57

Intern kontroll: Redovisning kring risk för att medarbetare och chefer utsätts för påtryckningar i samband med myndighetsutövning

En av kontrollpunkterna inom intern kontroll 2022 gäller risk för att medarbetare och chefer utsätts för påtryckningar i samband med myndighetsutövning. Med otillåten/otillbörlig påverkan eller påtryckningar avses handlingar som kan vara olagliga eller lagliga, till exempel hot, trakasserier eller kraftiga övertalningsförsök, och som sker i syfte att försöka påverka ett utfall eller beslut i samband med myndighetsutövning.

Till myndighetsutövning inom barn- och ungdomsförvaltningen hör bland annat placeringar i förskola, skola och fritidshem, beslut om särskilda stödinsatser, betygssättning, beslut om utökad tid i förskola, anmälan av kränkningar, anmälan till socialtjänst och rekryteringsbeslut.

Kontrollen har gjorts genom dokumentgranskning av rutiner, enkät till chefer samt intervjuer med bland annat utbildningschefer, jurister, säkerhetssamordnare och HR-medarbetare.

Enkäten visar bland annat att drygt en tredjedel av de tillfrågade cheferna blivit utsatta för påtryckningar vid ett eller flera tillfällen det senaste året. Kraftiga övertalningsförsök är den vanligaste typen av påverkan följt av hot och socialt tryck. Vårdnadshavare eller anhöriga till barnet/eleven står för de flesta påtryckningarna.

Sammantaget visar resultatet av internkontrollen att det förekommer avvikelser från regelverk, otydlig rollfördelning och brister i rutiner som försvårar möjligheter att förebygga, upptäcka och hantera påtryckningar.

Barn- och ungdomsnämndens beslut:

1. Redovisningen godkänns.
2. Förvaltningen ges i uppdrag att säkerställa att skriftliga rutiner för hantering av hot, våld och påtryckningar tas fram och är kända i organisationen. Rutinerna bör bland annat tydliggöra ansvar och roller för riskbedömningar och andra åtgärder.
3. Förvaltningen ges i uppdrag att se över rutiner för inrapportering och uppföljning av påtryckningar.
4. Förvaltningen ges i uppdrag att ta fram verktyg/utbildningar som kan användas för kompetenshöjande insatser för medarbetare, chefer och förtroendevalda avseende påtryckningar.

Ansvarig handläggare:

Gabriella Strååt, verksamhetscontroller, 054 – 540 29 23

För mer information, kontakta:

Niklas Wikström, ordförande barn- och ungdomsnämnden, 054-540 12 82
Maria Kjällström, skoldirektör barn- och ungdomsförvaltningen, 054-540 39 82

Kontakta respektive parti vid frågor om egna förslag eller reservationer. Det fullständiga protokollet från barn- och ungdomsnämndens sammanträde publiceras på karlstad.se när det är justerat, om cirka en vecka.