Den moderna arbetsplatsen och WEX? Guide, tips & idéer!

I efterdyningarna av pandemin ser vi en helt ny arbetsplats; en blandning av traditionellt kontorsarbete och hemmakontor. Båda med sina egna utmaningar och möjligheter. Alla är dock överens om att det behövs ett nytt arbetssätt, ett nytt sätt att förhålla sig till blandningen av kontors- och hemmaarbete och hur man använder dagens digitala teknik.

Moderna arbetsplatser – vad är det?

Idag pratar alla om den moderna arbetsplatsen, eller ”modern workplace”. Om kontor som behöver byggas om och anpassas efter en ny verklighet, samtidigt som konkurrensen om kompetent personal hårdnar. Men hur får vi våra medarbetare att trivas, utvecklas och prestera på topp både hemma och på kontoret?

AV/IT är en självklar del i ett modern workplace-koncept. Modernt och ständigt uppkopplat är devisen. Det gör att fungerande AV/IT inte längre är ett önskemål, det är en självklarhet. 5G hjälper till på traven och utvecklingen går rasande fort.

WEX, Workplace Experience Software

Idag finns fler olika företag, såsom Neowit och NFS, som utvecklar mjukvara för WEX, eller Workplace Experience Software. WEX erbjuder ypperliga hjälpmedel för både medarbetare, företag och hyresvärdar. Förutom att underlätta vardagen rent praktiskt för medarbetarna, genom till exempel rums- och arbetsplatsbokning, ges möjlighet för företag att få faktiska siffror på exempelvis närvaro och utnyttjande av befintliga lokaler. Det gör att man kan vara flexibel och ta snabba beslut som både sparar pengar och förbättrar upplevelsen.

Men hur och vad gör vi med de befintliga lokalerna när vi byter arbetssätt?

Förutom ovan nämnda exempel, och självklart en bra kontakt med en kompetent AV leverantör som tar hand om din digitala mötesplats och hjälper dig på resan genom till exempel MTR-rum från Microsoft, så finns det en del att tänka på.

Har vi en modern arbetsplats om vi byter ut all teknik?

Njae, men jag skulle vilja påstå att med ny teknik, såsom exempelvis WEX, har du kommit halvvägs. En liten bit på vägen. Det finns dock ett antal frågor som är bra att ställa sig när man vill modernisera – och digitalisera – sin arbetsplats.

Men först:

Har ert företag en HR avdelning?
Bra! Inkludera dem i diskussionen. För att behålla men också rekrytera ny kompetens behövs en förståelse för vad medarbetarna efterfrågar och vill ha, idag och imorgon. Denna information har HR.

Har ert företag en IT avdelning?
Bra! Inkludera dem i diskussionen. Om all teknik och IT ska fungera på ett optimalt sätt, med ett handhavande som både äldre och nya generationer kan hantera och acceptera, är IT en oerhört viktig del.

När du har med både HR och IT på tåget finns det ett antal frågor som är en bra grund när man ska skapa en modern workplace. Frågor som fokuserar på behov och lokalanpassningar, snarare än teknik. Så istället för att direkt ersätta gammal teknik med ny i samma lokaler, ge det en extra tanke:

• Vad har vi för befintliga utrymmen att spela med?
• Vad behöver vi för att vara ett attraktivt bolag både för våra medarbetare och kunder?
• Hur använder vi befintliga lokaler för att nå dessa mål, som är ständigt i förändring?
• Hur gör vi detta på ett IT-säkert och framtidssäkrat sätt som alla förstår och kan dra nytta av?
• Hur ser våra behov ut, idag och imorgon?
• Behöver vi fler små rum med avancerad AV/IT för videomöten?
• Behöver vi fokusrum?
• Behöver vi kunna använda de större ytorna mer flexibelt, för interna och externa konferenser, kundbesök, en plats för fredags-AW och sommarfest?
• Har ni ett rum utan fönster där ingen vill sitta? Kanske kan den byggas om till en flexibel studio för webinars, utbildningar och virtuella produktvisningar?

Med andra ord; bygg efter era behov, tekniska och mänskliga, inte efter det befintliga. När våra arbetssätt förändras och utvecklas behöver vår omgivning hänga med och vara modern, flexibel och framtidssäkrad.

Dra nytta av er AV/IT-integratör tidigt i nästa modern workplace-projekt

Din AV-leverantör, eller AV/IT-integratör är en viktig partner i era diskussioner. Så bjud in dem tidigt i processen och låt dem använda sin kunskap och erfarenhet. Det är inte ovanligt att man "fastnar" i processen när man står inför en modernisering. Inte minst kan det vara svårt att översätta verksamhetens behov till de senaste tekniska lösningarna.

Er AV-partner kan ”låsa upp” processen och föra den framåt med nya idéer och föreslå rätt tekniska lösningar utifrån era behov. Om ni står inför en om- eller nybyggnation, lägg extra krut på nätverksstrukturen. All AV/IT utgår idag från kapaciteten i era nätverk, så om ni vill ha flexibilitet i vilka lösningar ni kan välja bland, planera nätverkslösningen noga. Och, återigen, se till att IT och HR är med i diskussionerna tidigt så att ni skapar en lösning som både är optimerad för er tekniska infrastruktur – och för er organisation.

Författare: Andreas Haak, Informationsteknik