Hur anställdas kunskap tas tillvara påverkar konkurrenskraften

Lena Aggestam från Högskolan i Skövde disputerade den 30 maj inom ämnet Data och systemvetenskap vid Stockholms Universitet. Hennes doktorsavhandling "IT-supported Knowledge Repositories: Increasing their Usefulenss by Supporting Knowledge Capture" beskriver hur företag och andra organisationer måste arbeta med att fånga ny kunskap för att hålla IT-stödda kunskapsförråd uppdaterade och korrekta. 

Hur anställdas kunskap tas tillvara påverkar konkurrenskraften
Kunskap krävs för att framställa en produkt, tillhandahålla en tjänst, effektivisera processer etc. Alla verksamheter, privata som statliga, måste förvalta och utnyttja resursen kunskap så optimalt som möjligt om de ska kunna hävda sig konkurrensmässigt. Det handlar om att anställda måste ha tillgång till den kunskap de behöver när de behöver den för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt i syfte att förbättra effektiviteten och därmed öka konkurrenskraften, men det handlar också om att inte upprepa gamla misstag samt att behålla för verksamheten viktig kunskap om någon slutar.

IT-stödda kunskapsförråd - en viktig kugge
Lena Aggestams avhandling fokuserar på IT-stödda kunskapsförråd, vilket av många anses vara kärnan i arbetet med att förvalta kunskap på ett strategiskt sätt. IT gör det möjligt att spara kunskap i olika former (bilder, text, animeringar etc), men också att effektivt sprida densamma utan att vara beroende av tid och rum. För att ett IT-stött kunskapsförråd ska bidra till att öka effektiviteten måste innehållet vara av hög kvalitet, dvs uppdaterat, aktuellt, relevant, korrekt etc. Att implementera ett IT-stött kunskapsförråd handlar därför inte bara om att bygga själva förrådet, utan kanske framför allt om att implementera processer så att det även håller hög kvalitet över tid.

Uppdaterat, korrekt och relevant innehåll är en förutsättning
Att innehållet i kunskapsförrådet upplevs som relevant och är både uppdaterat och korrekt är en förutsättning för att det ska bli använt. Ett icke använt kunskapsförråd är ett misslyckande oavsett hur väl det är uppbyggt och hur effektivt det kan sprida kunskap. Innan kunskap kan sparas i ett kunskapsförråd måste den "fångas", dvs man måste identifiera den och sedan besluta om den ska sparas i kunskapsförrådet eller inte. Processen att "fånga kunskap" sker första gången då ett kunskapsförråd byggs och måste sedan ske kontinuerlig eftersom ny kunskap inte skapas/utvecklat vid bestämda tidpunkter eller intervall. Den stora utmaningen är det sistnämnda, eftersom ett icke uppdaterat kunskapsförråd snabbt förlorar sin trovärdighet och går en säker död till mötes då användningen på sikt drastiskt minskar.

Konkret vägledning för att implementera processen att fånga kunskap
Lena Aggestams avhandling karakteriserar processen att fånga kunskap och vad man måste tänka på för att kunna införa processen på ett sätt som möjliggör att kunskapsförrådet även på lång sikt kan hålla hög kvalitet. Baserat på detta, tillhandahåller också avhandlingen en konkret vägledning/guide som företag och andra organisationer kan arbeta utifrån då de ska införa processen att fånga kunskap. 

- Ska man lyckas med att hålla hög kvalitet i ett kunskapsförråd måste arbetet med att fånga kunskap var integrerat med övriga affärsprocesser. Tempot på våra arbetsplatser är idag så högt att det finns ingen som har varken möjlighet eller tid att göra något vid sidan om, Hur man konkret kan arbeta för att nå detta är därför en central del av guiden. Vidare, förklarar Lena, måste det finnas någon som är ansvarig för arbetet och man måste ha kunskap om var man kan hitta den kunskap som kan vara relevant för kunskapsförrådet samt hur man kan upptäcka den. Sedan är det inte heller bara att spara allt, eftersom det då blir svårt för användaren att hitta det han/hon verkligen behöver, fortsätter Lena, och guiden innehåller därför också ett antal utvärderingskriterier.

Viktigt för effektivare verksamhetsutveckling
Effektiv verksamhetsutveckling förutsätter ett lärande. Genom att i det dagliga arbetet kontinuerligt fånga "rätt" kunskap och sedan med hjälp av IT spara och göra den tillgänglig är det därför möjligt att effektivisera utvecklingen av den egna verksamheten. Lena Aggestams avhandling beskriver också det starka beroende som finns mellan IT-stödda kunskapsförråd och det som brukar kallas en lärande organisation samt påvisar att införandet av IT-stödda kunskapsförråd är en möjlig väg att gå då en organisation vill ta ytterligare ett steg mot att bli en lärande organisation.

För mer information, kontakta Lena Aggestam, lena.aggestam@his.se