Sju steg till vass projektledning enligt Bravida

Alla inblandade vill att projekt ska bli lyckade och lönsamma – och för att nå dit krävs att projektledningen sitter som den ska. Hampus Hellgren, projektledare på Bravida, har varit i branschen i över tjugo år, de senaste tio som projektledare. Här bjuder han på sina bästa tips.

1. Skapa överblick

Det gäller att vara väl förberedd från start och det börjar egentligen med anbudsskedet. Då kan det till exempel handla om att ställa frågor till byggentreprenören, som ju ofta är beställare för en el-entreprenör. För att kunna lämna anbud som i slutändan ger bra resultat måste man skapa sig en bild av vad kunden vill ha.

2. Etablera god dialog

Se till att redan vid startmötet lägga grunden till en öppen dialog med såväl er beställare som fastighetsägaren och slutkunden. Diskutera igenom projektet för att vara säker på att allt är genomtänkt i detalj så att ni kan leverera rätt produkter och rätt utförande – och så att beställaren har rätt förväntningar. För att göra en liknelse, så är det inte ovanligt att någon köper en Škoda men väntar sig en Ferrari. Därför är det viktigt att vara tydlig med vad man levererar – på temat ”så här har vi tolkat kontraktet” – till exempel i form av en separat bilaga i systemhandlingarna.

Hampus Hellgren, med över 10 års erfarenhet som projektledare.

3. Planera noggrant

Innan projektet drar igång på allvar gäller det att planera, såväl internt som med beställaren. Skapa tidplaner, sätt ihop projektteam och se till att få rätt resurser på rätt plats. Just det här med resurser är viktigt. Alla inblandade måste vara medvetna om att det krävs tid och engagemang för att resultatet ska bli bra. Det innebär även att ni som elentreprenör måste kunna ställa krav på beställaren, för att kunna göra ett bra jobb.

4. Skapa produktionskalkyl

Slå fast vad som ska göras vid olika skeden i projektet, så att både materiel och arbetskraft finns på plats. Ni måste ha tillräcklig koll för att kalkylen inte ska bli för generell, men undvik att bli för detaljerade. Då blir det svårt att följa upp arbetet. För att ta ett exempel, så kan det vara rimligt att göra planer och kalkyler för ett våningsplan i ett hus, men inte ner på rumsnivå – det blir för detaljerat.

5. Jobba strukturerat

Ordning och reda är nyckelord. Ha koll på alla inköp, allt material och alla timmar. Det är bra att skapa rutiner för möten och avstämningar, både internt och med beställaren. När projektet väl rullar är det även viktigt att hålla medarbetarna motiverade, så se till att ge positiv feedback, att ha högt i tak och att lyssna på dina montörer.

6. Avsluta snyggt

Om man har gjort rätt från början brukar även slutfasen av projektet gå smidigt. Det gäller till exempel att ha koll på provningar och dokumentation, som anläggarintyg och försäkran om elinstallation, så det inte blir tvister om slutleveransen. Det kan alltid finnas småsaker att diskutera med beställaren, men man vill inte hamna i ett läge där beställaren inte är nöjd. För själva arbetet är det slutbesiktningen som sätter punkt – till exempel sätts garantitiden från det datumet – men sedan är det trevligt att göra något tillsammans för att fira ett väl utfört arbete. Vi brukar ofta gå ut och äta en bit mat med projektgruppen.

7. Följ upp

Att dokumentera bra är en självklarhet och ett krav, men se även till att följa upp projektet, både internt och i projektgruppen. Det kan vara tajt med tid när nästa uppdrag väntar bakom hörnet, men det är värdefullt att ta med sig erfarenheter till kommande projekt.