Hitta rätt i upphandlingsdjungeln

Installatörer vet att kvalitet oftast lönar sig i längden. Det är dock inte lika lätt att övertyga inköpare vid upphandlingar om detta. Fortfarande väger billigast pris allra tyngst, även om kvalitet blir allt viktigare.

Upphandlingar kan ge bra utdelning om man lämnar ett vinnande anbud, men det är vanskligt att hitta rätt nivå. Trots att kvalitet oftast ses som något viktigt är det i nästan alla fall lägst pris som vinner. Det säger Elisabeth Gabriel, affärsområdeschef för offentlig upphandling på Rexel, en av landets största elgrossister.

– Ja, lite så kallt är det. Vissa försöker väga in kvalitet, men inte i så hög utsträckning än. På Rexel har vi valt att bara arbeta med kända fabrikat, för att de ger oss minst problem i längden. Så på sätt och vis kan vi säga att vi själva redan vägt in kvalitet i våra anbud.

Elisabeth Gabriel, affärsområdeschef för offentlig upphandling på Rexel.

Bristande kunskap hos upphandlare

I många fall beror frånvaron av kvalitetskrav på bristande kunskap, tror Elisabeth Gabriel.

– Upphandlare köper in allt från pappersservetter till avancerad medicinsk utrustning. De har ofta ingen aning om vad som är kvalitet, utan går på gamla uppgifter i sina underlag. Om man har lite tur har de ett bra team av experter som kan elfrågor, men så är det inte alltid. Ibland vet de inte vad de bör fråga efter.

Ofta innehåller upphandlingen en färdig varukorg som referens. Den sätter baskraven.

– Ibland har vi inte exakt de produkter som efterfrågas. Men då går det oftast bra att föreslå ett alternativ, så länge det har minst lika bra eller ännu bättre funktionalitet, säger Elisabeth Gabriel.

Ökad prismedvetenhet

Vissa krav på minimikvalitet brukar dock alltid finnas. Det kan handla om miljökrav på transporter eller farliga ämnen, montagesätt, leveranstid, inställelsetid för en installatör eller, ibland, ren produktkvalitet. I några få fall tittas även på TCO – Total Cost of Ownership – men då oftast när det gäller förbrukningsmaterial som ljuskällor.

– Det blir också allt vanligare att material och tjänster handlas upp var för sig. Det beror på att prismedvetenheten har ökat hos slutkund, säger Elisabeth Gabriel.

Fyra värdefulla tips – Så ska du tänka vid anbud

• Skriv så lite text som möjligt, då minimerar du risken att skriva fel.
• Checka av ordentligt att du fått med allt innan du lämnar in. Vid offentliga upphandlingar finns det ingen möjlighet att ändra ett anbud när det väl är inlämnat, och har du då gjort fel är du diskvalificerad. Det kan räcka med att du glömmer bifoga ett efterfrågat ISO-certifikat för att du ska diskas. I den privata sektorn är det inte lika strikt, där går det ofta att rätta till felaktigheter i efterhand.
• Svara på exakt det som efterfrågas – oavsett om den lösning du ska lämna anbud på verkar vara logisk och hänga ihop eller inte.
• Ställ mycket frågor! Passa på medan chansen finns, om du är osäker över det minsta.