OneDrive & SharePoint - En guide till smidig lagring och samarbete 💡

Känner du igen situationen där du arbetat med ett viktigt dokument på jobbet för att av någon anledning varit tvungen att stänga ner. Men insett när du kommer hem att du skulle behöva få tag i det där viktiga dokumentet som du har sparat lokalt på jobbdatorn? Det är här OneDrive kommer in i bilden!

Vad är OneDrive?
OneDrive är din personliga molnlagringstjänst som låter dig som användare spara, få åtkomst till och samarbeta i alla filer var som helst. Detta ersätter alltså den lokala lagringen på din dator. Detta gör det möjligt för dig att fortsätta arbeta i viktiga dokument från din mobil eller annan enhet även om du lämnat kvar din jobbdator på kontoret.

🔓Åtkomst överallt
Lagra och arbeta med personliga filer från alla dina enheter. Saknar du uppkoppling kan du fortsätta redigera i dokumentet då detta synkroniseras automatiskt nästa gång du ansluter till internet.

🤝Smidigt samarbete
Du behöver inte längre skicka dokument i en lång mejltråd mellan dina kollegor. Arbeta smart med personer inom och utanför företaget i samma fil i realtid. Senaste ändringar för dokumentet sparas automatiskt.

🔐Säkerhet
OneDrive ser till att säkerhetskopiera och skydda dina filer. Du har möjlighet att återställa filer enkelt och de tas bort av misstag eller utsätts för skadliga attacker.

Har erat team flera pågående projekt samtidigt där ni arbetar på olika platser men kommunikationen är avgörande för att hålla projekten flytande? Läs mer om SharePoint nedan.

Hur kan hela organisationen samarbeta i Sharepoint?
SharePoint är verktyget som används för digitalt samarbete, dokumenthantering och projektarbete på ett smidigt sätt. Detta gör det enkelt för varje användare inom företaget eller organisationen att strukturera, organisera och dela information.

🤝Samarbete med teamwebbplatser
Skapa digitala arbetsytor (intranät) för specifika team, avdelningar eller projekt. Dessa webbplatser ger en struktur för att organisera filer, dela nyheter och hantera resurser. Att kunna arbeta tillsammans med dokument i realtid minskar behovet av långa mejltrådar där ni kanske tidigare har behövt skicka dokument mellan er.

📃Dokumenthantering
Med hjälp av versionskontroll håller ni i företaget reda på ändringar och kan återställa tidigare versioner av ett dokument, vilket minskar risken för fel eller förlorad information.

🔗Verktyg och automatiserade arbetsflöden
SharePoint integreras enkelt med andra appar så som Teams och Outlook vilket skapar en enhetligt upplevelse i arbetet. Detta innebär till exempel att det automatiskt skapas en SharePoint webbplats när du skapar ett nytt team i Microsoft Teams.

Det är också möjligt att använda Power Automate för att skapa automatiserade arbetsflöden som sparar både tid och minskar manuella uppgifter.

🔐Säkerhet och efterlevnad
SharePoint har flera inbyggda säkerhetsfunktioner, som bland annat behörighetskontroll där du som administratör kan kontrollera tillgången till information och data på ett säkert sätt.

Så vad är skillnaden mellan OneDrive och SharePoint?

Onedrive används för personlig lagring och delning av filer. Dina sparade filer, dokument och bilder har endast du tillgång till om du inte väljer att dela dessa vidare.

SharePoint används för samarbete och dokumenthantering inom företaget eller organisationen.

Vill du komma igång med smidigare lagring eller vill veta hur ditt företag kan dra nytta av att arbeta i SharePoint? Vi på Gibon hjälper er att komma igång!

Kontakta ditt närmsta kontor här: https://gibon.se/vara-kontor/