Östersunds kommun når sina mål tack vare Frends integrationsplattform

Östersunds kommun var i behov av en flexibel integrationsplattform som kunde stödja IT-strategin och påskynda den pågående digitala transformationen i organisationen. Med Frends har Östersunds kommun inte bara hittat en plattform som är säker, flexibel och lätt att hantera och överblicka – utan man har också kunnat dra ner på administrativa kostnader och öka kunskapsnivån inom kommunen.

Bakgrund och affärsmål
Mer än hälften av alla organisationer anser att integration av olika systemlösningar är ett av de största hindren för deras utveckling och framgång. Östersunds kommun är inget undantag. Som kommun har de många olika behov att ta hänsyn till. Kommunen har testat andra alternativ på marknaden som inte fullt ut motsvarade deras behov och förväntningar och skannade marknaden efter en lämplig lösning.

Ambitionen var att hitta en plattform som inte bara skulle spara tid, utan också ge alla avdelningar en bra överblick över den pågående digitala transformationen. I alla sina samarbeten behöver Östersunds kommun se till att behov tillgodoses när det gäller säkerhet, tillförlitlighet och efterlevnad, och till slut var beslutet enkelt.

– För att kunna nå våra mål behövde vi en plattform som var säker, flexibel och lätt att hantera, och allt det har vi hittat i Frends. Frends spelar en viktig roll i vår övergripande IT-strategi när det gäller att digitalisera och automatisera våra processer och arbetssätt. De guidar oss i rätt riktning och hjälper oss att göra viktiga förändringar på vägen, säger Marie Fryklöf, IT-chef på Östersunds kommun.

Resultaten
Sedan förra året prenumererar kommunen på Frends integrationsplattform. Just nu arbetar ett team av utvecklare på Östersunds kommun i nära samarbete med Frends för att slutföra migreringen och enligt Jonathan Kennås, systemutvecklare på Östersunds kommun, ser de redan många positiva resultat.

– Med våra tidigare lösningar har komplexa integrationer varit svåra att lösa men dessa är nu lättare att hantera tack vare Frends. Plattformen är lätt att förstå och ger en bra överblick över vår verksamhet. Vår ambition är att varje avdelning och förvaltning ska kunna överblicka sin organisation och utföra dagliga uppgifter enkelt, säger Jonathan Kennås.

Han berättar vidare att istället för att behöva be sina utvecklare om hjälp när de ska hitta saknade filer eller skicka filer till varandra, så kan kommunens anställda nu göra det själva, oavsett kompetensnivå.

– Samarbetet med Frends har inneburit att vi har kunnat höja allas kunskapsnivå när det kommer till integrationer och automation, vilket också är en viktig del av vår egen IT-strategi. Vidare kommer vi kontinuerligt att arbeta med kompetensutveckling för att säkerställa att våra medarbetare kan lära sig mer om smarta integrationer, Frends-plattformen och alla funktioner den erbjuder, säger Jonathan Kennås.

Per-Olof Öhman, kommunens systemadministratör, tillägger att eftersom plattformen erbjuder många visuellt presenterade insikter är det lättare att få med de personer eller anställda med mindre teknisk kunskap.

– Vi uppskattar att Frends automatiseringsverktyg för arbetsflöde erbjuder enkla, visuella demonstrationer och förklaringar som gör att alla kan förstå sina arbetsflöden på ett bättre sätt, även för någon som ännu inte är bekant med integrationer. Det gör att vi kan inkludera andra med mindre teknisk kunskap för att samarbeta och undvika organisatoriska silos, säger Per-Olof Öhman.

Framtidsplanerna
Östersunds kommun har idag cirka 57 processer med Frends och ytterligare 35 processer utvecklas just nu, berättar Jonathan Kennås.

– Med Frends har vi lyckats spara 10 000 kronor bara den första månaden i administrationskostnader och det finns ytterligare besparingar att vänta. På sikt innebär det att vi kan fokusera ännu mer på de många intressanta funktioner som Frends erbjuder, och successivt rulla ut det inom kommunen. Avslutningsvis ser vi Frends som en långsiktig lösning som Östersunds kommun siktar på att arbeta med i många år framöver, avslutar Jonathan Kennås.

Med hjälp av Frends har Östersunds kommun:

• Kört totalt 57 processer som stöds av Frends och ytterligare 35 processer utvecklas.
• Skurit ner på administrativa kostnader med 10 000 kr/månad direkt i första månaden.
• Förenklat komplexa integrationer och sparat tid.
• Ökat allas kunskapsnivå med kontinuerlig kompetensutveckling inom integrationsområdet.