Nyckeln till fastighetsbranschens “stambyten” i IT-system – att bygga från grunden upp

Fastighetsbranschen går just nu igenom en tid av förändring. Ökade krav på insamling av data, som energidata, sätter press. För att lyckas måste manuella processer bytas ut mot automatiserade. Samtidigt visar en undersökning från GlobalConnect att digitaliseringen av branschen går trögt.

Tomas Beijar är tekniskt säljansvarig på Frends och han menar att det först och främst handlar om att företagen måste få kontroll över datan.

– Data är den nya oljan. Digitaliseringsprocessen handlar om att förbättra hanteringen av datan för att skapa en effektiv organisation. Verkligheten för många bolag i fastighetsbranschen är att deras IT-system har en snygg framsida – och en stökig baksida, säger Tomas.

Med det menar han att tjänsterna finns på plats, att kunderna ser det som prydligt, men att det i bakgrunden ligger nödlösningar som man snott ihop i farten – så kallade “spagettisystem”. IT-systemen är ihopkopplade men integrationerna är ett enda stort trassel.

– Många har hört talas om svarta lådor och inlåsningseffekter – man kommer inte ur det trassliga IT-läget med alla system som på ett och annat sätt är ihopkopplade. Det gör att förvaltningskostnaderna stiger i höjden och att det finns stora problem i att skala upp på ett ekonomiskt fungerande sätt, säger Tomas.

Den här typen av tilltrasslade system bidrar också till att infrastrukturen blir tungrodd och är i för dåligt skick när moderna verktyg som AI och machine learning ska appliceras.

En plattform som förenklar

Med en integrationsplattform som Frends iPaaS kan dessa problem lösas för företag i fastighetsbranschen. Då kan man koppla bort beroendeförhållanden mellan olika system och i stället skapa en plattform i mitten av infrastrukturen, där applikationer enkelt kan läggas till och tas bort.

Jan Heggen är Chief Digital Officer på Fastighetsägarna Service, som nyligen gjorde en stor digitaliseringsresa med hjälp av Frends.

– Vi hade världens största svarta låda i ett fastighetssystem där vi om och om igen sagt ja till kunder som bett om specifika lösningar samt genomfört implementationer baserat på den låsta arkitekturen. Det ledde till stora kostnader och risker vid uppgradering. Även kunder blev drabbade då det var lång ledtid från datakälla till kundyta. Det var ett stort problem, berättar Jan.

När leverantören till fastighetssystemet meddelade att de skulle lägga ner sin produkt, eftersom de själva hade tappat kontrollen över den, blev det ett starkt incitament för Fastighetsägarna Service att se sig om efter något bättre. Lösningen blev Frends iPaaS – en enligt Jan “skalbar, förvaltningsbar och kostnadseffektiv produkt”.

“Behöver ha fundamentet klart först”

Att byta ut ett fastighetsföretags hela IT-infrastruktur är inte en lätt uppgift och Tomas på Frends jämför det med att göra ett stambyte på en fastighet. Enligt honom är det viktigt att börja i rätt ände.

– Nyckeln är att bygga från grunden upp. Idag är det populärt att starta uppifrån och ned, men här behöver man ha fundamentet klart först. Precis som i fastighetsbranschen börjar vi med att gjuta grunden, för att sedan lägga våningarna på varandra och avslutningsvis bygga ett häftigt penthouse på den översta våningen. Dit kommer man inte om man inte har börjat med en stabil grund.

– Samtidigt är vi en 24/7-verksamhet och har både ekonomisk och teknisk förvaltning. Om det är en vattenläcka i en fastighet måste en tekniker åka ut. Vi kunde alltså inte helt stänga ner de gamla systemen utan var tvungna att bygga en interimslösning för att hålla verksamheten rullande under hela projektet, säger Jan.

I slutet på 2022 lanserade slutligen Fastighetsägarna Service tillsammans med Frends delar av sin helt nya IT-arkitektur som bygger på en tydlig molnstrategi. Nu kunde de äntligen börja blicka framåt och starta upp projekt kring bland annat energidatainsamling. Med den nya plattformen kommer de enkelt kunna följa och bevaka integrationer, integrera system, minska förvaltningskostnaden samt ha en stabil modern grund att stå på för kommande satsningar.

– Det bästa beslutet vi tog var att ha med Frends under hela den här resan – även i upphandlingar av system. Vi behövde någon som kunde hålla oss i handen och se vad det fanns för möjligheter framåt. Genom hela projektet har de stöttat oss, hjälpt oss med kniviga beslut och möjliggjort vår resa, avslutar Jan.

Följ länken för att se inspelningen från FastighetsMässan