Ett stöd som bjuder på många svårigheter

Ett ledningsstödsystem är vad det låter som, ett it-system som ska underlätta för den som ska leda och fatta beslut. I en militär kontext är målet ofta att stödet ska göra det möjligt att kunna ta beslut snabbare än motståndaren och på så sätt vinna initiativ.

Men att upphandla ett ledningsstödsystem är komplicerat. När FOI i rapporten Effektivare anskaffning och integration av ledningsstödsystem gick igenom hur väl upphandlingar fungerat i andra länder, främst Nato-stater, visade det sig att en oroväckande stor andel aldrig levererats eller inte fungerat som det avsetts.

Bjuder på lösningsteori

Vad är det då som går fel?

För att reda ut detta bjuder FOI-rapporten på lite problemlösningsteori, som beskriver ett antal vägar att skatta problem och därefter lösa dem (se även faktaruta). Rapporten berättar om hur problem kan klassas i fyra svårighetsgrader: Enkla, komplicerade, komplexa och kaotiska.

• Enkla och komplicerade problem har en lösning och en etablerad väg dit, bara svårighetsgraden skiljer.
• Komplexa och kaotiska problem saknar ofta ett tydligt samband mellan orsak och verkan. Det som funkar en gång, kanske inte fungerar nästa gång.

Problemen kan vara öppna och slutna.

• Slutna problem kan formuleras i förväg och har en korrekt lösning.
• Med ett öppet problem går det inte att i förväg fastställa en korrekt lösning, eftersom det inte är uppenbart vad som är problemet.

Problem kan även delas upp i grupperna godartade eller lömska.

• Lömska problem är dynamiska och oförutsägbara med effekter som är svåra att identifiera och strukturera.
• Godartade problem är motsatsen till de lömska, med en glidande gräns.

Komplext, öppet och lömskt

Enligt FOI-rapporten är anskaffning av ledningsstödsystem ett komplext, öppet och lömskt problem. Om man lägger till att den militära organisationen är komplex och skär genom många lager där behoven vid fronten ofta skiljer sig från de i staben, så inser man att de som hanterar anskaffningen har en rejäl uppförsbacke. Många svåra saker måste hanteras, i rapporten berättas om 22 principer för en lösning. Viktigast är kanske att acceptera svårigheterna.

– Svenska projektledare som jobbar med systemen framhåller vikten av att acceptera att det är ett komplext problem, att det kan saknas en uppenbar lösning, säger Johan Nordström, forskningsingenjör vid FOI.

En annan viktig faktor är fokus på målet.

– Det är inte alldeles ovanligt att man i offentlig sektor i första hand inriktar sig på att leverera i tid och att hålla budget. Det kan leda till att man tappar fokus på vad som är målet för uppdraget.

Viktigt är också en förmåga till förändring.

– Under ett projekt kan man upptäcka att det man ville ha inte är det som man behöver. Dessutom förändras omvärlden under en process så att nya hot måste bemötas. Därför måste man bygga system som går att utveckla, det är bättre att bygga ett enklare system i dag som man bygger ut över tid, i stället för att bygga ett perfekt system för dagens behov som kan behöva kasseras om tre år. I grunden handlar det om att ta hänsyn till osäkerheter. Och att inte, vilket är vanligt, försöka möta osäkerhet med ännu mer detaljerad planering. För om förutsättningarna ändras, då faller planen. Då är det bättre att vara öppen, testa och parera.

Dessutom är det viktigt att bygga och bevara kompetens.

– Ska man bygga ett system var femte eller vart tionde år måste man upprätthålla kompetens över tid hos beställare och leverantörer. Annars måste arbetet börja om från början varje gång.

Försvarsmakten är beställare av rapporten som skrivits av FOI-medarbetarna Johan Nordström, Susanna Nilsson, Maria Wikström, Mari Olsén och Caroline Bildsten.