Jobbarkitektur – vad, hur och varför?

Tänk dig en arbetsplats där alla förstår vad olika roller och titlar innebär. Där alla vet exakt hur de kan ta nästa karriärsteg. Och där det är glasklart hur lönerna sätts. Känns det långt bort? Då behöver ditt företag en jobbarkitektur. Så här funkar det!

Vad menas med begreppet jobbarkitektur?

Det talas mycket om jobbarkitektur just nu, och chansen är stor att du har hört begreppet nämnas i samband med lönetransparensdirektivet, de nya EU-reglerna om transparenta och rättvisa löner som förväntas träda i kraft i Sverige under 2026.

Men exakt vad ryms då i begreppet jobbarkitektur? Jo, man kan beskriva det som ett logiskt och systematiskt sätt att definiera olika arbetsroller i ett företag eller organisation, hur de hänger ihop med varandra och hur de är kopplade till olika lönenivåer. Det handlar också om att kartlägga arbetsuppgifter och ansvarsområden, kompetenskrav och utvecklingsmöjligheter på ett sätt som skapar transparens och tydlighet för både arbetsgivare och medarbetare.

En jobbarkitektur brukar i sin tur brytas ner i ett antal delar. Ofta talar man om dessa sex komponenter:

Jobbfamiljer - grupper av roller som liknar varandra i fråga om funktioner, arbetsuppgifter och kompetensområden
Arbetsbeskrivningar – förteckning av arbetsuppgifter och ansvarsområden som respektive jobb innebär
Arbetsvärdering - nivåindelning och värdering av kraven i olika arbeten baserat på kriterier som kunskap och ansvar
Titelstruktur - en logisk struktur för de jobbtitlar som används i organisationen som med fördel är baserad på arbetsbeskrivningar och arbetsvärdering
Karriärvägar - tydliga och strukturerade vägar för medarbetarnas utveckling och interna karriär i verksamheten

Lönespann - intervall av löner för olika roller och nivåer inom organisationen, baserat på arbetsvärdering och marknadsdata

Läs mer: Lönekartläggning – åtta frågor och svar

Varför behöver mitt företag en jobbarkitektur?

Det finns flera anledningar till att en jobbarkitektur är en win-win för medarbetare, chefer och företaget i stort. Den kan:

- tydliggöra vilka roller och ansvarsområden som finns i organisationen
- effektivisera rekrytering och onboarding
- öka förutsättningarna för en rättvis, transparent och konkurrenskraftig lönesättning
- förenkla lönesamtalen genom att förse cheferna med tydliga argument för att motivera hur en viss lön är satt
- tydliggöra karriärvägar, minska personalomsättningen och boosta medarbetarnas engagemang och motivation
- ge en mer målinriktad och strategisk kompetensförsörjning.

Sist men inte minst kommer en genomarbetad jobbarkitektur göra det enklare att leva upp till kraven i det nya Lönetransparensdirektivet. Även om direktivet inte uttryckligen kräver att alla företag ska skapa en jobbarkitektur kommer företag som gör det att ha bättre förutsättningar att följa regelverket. Att tydligt kartlägga och strukturera upp jobb och roller utgör helt enkelt en viktig grundbult i arbetet med att säkra lika lön för lika arbete och att kommunicera kring lönenivåer på ett transparent och tydligt sätt.

Checklista: sju steg för att bygga en jobbarkitektur

1. Skapa arbetsbeskrivningar (eller uppdatera de ni har)
Börja med att ta en titt på era arbetsbeskrivningar. Finns det beskrivningar på plats för alla roller och hur länge sedan var det ni uppdaterade dem? En fullständig arbetsbeskrivning ska innehålla information om rollens titel, huvudsakliga ansvar, arbetsuppgifter, nödvändiga kompetenser och erfarenheter och eventuella rapporteringsvägar. Det är också bra att inkludera detaljer om arbetsmiljökrav, förväntad arbetstid och eventuella målsättningar kopplade till rollen.

Genom att definiera alla roller noggrant säkerställer ni att både medarbetare och chefer har samma uppfattning om vad som förväntas av var och en av dem. Dessutom skapar det en stabil grund för lönesättning och karriärutveckling.

2. Gör en arbetsvärdering
Nästa steg är att göra en arbetsvärdering, momentet där ni bedömer varje roll utifrån dess krav baserat på de fyra parametrarna: kunskap och färdigheter, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden. Man skulle kunna likna det vid en strukturerad rangordning eller poängsättning av olika roller baserat på hur krävande de är, där syftet i första hand är att identifiera vilka arbeten som kan klassas som likvärdiga.

Arbetsvärderingen ska genomföras som ett av flera moment i den årliga lönekartläggningen och hjälper er att skapa en objektiv grund för lönesättningen. Eftersom den tydliggör hur olika roller förhåller sig till varandra blir den också en viktig del i jobbarkitekturen.

Läs mer: Arbetsvärdering – hur då?

3. Se till att jobbtitlarna är glasklara
Hur sätts jobbtitlarna på ditt företag? Är de tillräckligt tydliga – eller skapar de kanske mer förvirring än klarhet? Ta avstamp i arbetsvärderingen och bygg en genomtänkt titelstruktur som kopplas till organisationens nivåer och deras olika krav och ansvarsområden. Med en glasklar struktur blir det lättare för medarbetarna att förstå exakt hur de bidrar till organisationen och vilka utvecklingsmöjligheter som finns.

Tänk också på att mycket är vunnet genom att hålla er till vedertagna och standardiserade titlar snarare än nischade och kreativa sådana. Det kommer nämligen underlätta både vid rekrytering och i arbetet med att benchmarka löner, eftersom det är enklare att jämföra hur lönenivåerna ser ut för motsvarande titel på ett annat företag.

4. Strukturera upp i jobbfamiljer
Ordning och reda på arbetsbeskrivningar, arbetsvärdering och titlar, check. Nu är det dags att skapa jobbfamiljer. Precis som namnet antyder handlar det om att gruppera ihop roller i större familjer, närmare bestämt utifrån likheter i arbetsuppgifter, kompetenskrav och ansvarsområden. Exempelvis kan ekonomipersonal samlas i jobbfamiljen Ekonomi, IT-specialister och tekniker kan samlas i jobbfamiljen IT och Teknik och produktions- och logistikpersonal i Produktion och logistik. I större organisationer är det också vanligt att arbeta med sub-jobbfamiljer. Exempelvis skulle jobbfamiljen Ekonomi kunna delas upp i de tre sub-jobbfamiljerna Redovisning, Controller och Lönepersonal.

Så, vad är då syftet med detta? Jo, att skapa jobbfamiljer gör det enklare att hantera karriärutveckling och lönesättning genom att tydliggöra de kompetenser och erfarenheter som krävs inom varje område. Genom att låta jobbarkitekturens alla delar hänga ihop på ett logiskt sätt – arbetsbeskrivningar och titlar, arbetsvärdering och jobbfamiljer – skapas också en tydlig röd tråd som hjälper både medarbetare och chefer att förstå utvecklingsvägar och lönesättning.

5. Tydliggör karriärvägarna
Egentligen är det självklart – när medarbetarna har en klar målbild framför sig ökar engagemanget och viljan att stanna och växa tillsammans med företaget. Nästa moment är därför att formulera tydliga karriärvägar som kopplas till jobbfamiljer och specifika roller för att göra det så enkelt det bara går för medarbetarna att se vilka utvecklingsmöjligheter som finns.

Ett exempel kan vara att en medarbetare börjar som junior inom en viss jobbfamilj för att sedan avancera till en mer senior roll, men det kan även handla om att man byter till en helt annan jobbfamilj för att bredda sina kompetenser och testa nya arbetsuppgifter. Tänk på att karriärvägarna ska vara realistiska och återspegla de färdigheter och det ansvar som följer med olika nivåer.

6. Koppla ihop med lönespann
Ni har gjort jobbet med arbetsbeskrivningar, arbetsvärdering, jobbfamiljer, titlar och karriärvägar. Fantastiskt! Nu är det dags att koppla på lönespann som visar den förväntade lönen för varje roll och nivå. Syftet: att skapa en tydlig och rättvis lönestruktur som hjälper medarbetarna att förstå exakt hur deras lön sätts och vad de kan göra för att påverka sin löneutveckling samtidigt som det underlättar era lönesamtal.

När ni skapar lönespann är det viktigt att basera dem på marknadsdata, arbetsuppgifter och kompetenskrav för varje roll. Lönespannen ska vara tydliga, rättvisa och ge utrymme för utveckling inom varje nivå.

Visste du förresten att det kommande lönetransparensdirektivet också innehåller krav på att lämna ut information om lönespannet för en viss roll till anställda som begär det? Även arbetssökande har rätt att få veta lönespannet (om inte i platsannonsen så åtminstone i ett tidigt skede av rekryteringen).

7. Utvärdera, uppdatera, kommunicera!
Att skapa en jobbarkitektur är inget man gör en gång och sedan lägger åt sidan – den måste hela tiden vårdas och förfinas för att den ska kunna göra skillnad på riktigt. Här är några viktiga moment att tänka på:

• Se till att det finns tydlig och lättillgänglig information om jobbarkitekturen som anställda kan ta del av, exempelvis på företagets intranät.
• Samla in feedback från olika delar av företaget (HR, chefer och medarbetare) om hur jobbarkitekturen fungerar och justera den löpande utifrån olika förbättringsförslag.
• Gå regelbundet igenom arbetsbeskrivningar, arbetsvärdering och lönespann för att säkerställa att allt fortfarande är relevant. Har organisationsförändringar skett, eller råder det kanske nya förutsättningar på marknaden som kräver att ni tar ett omtag?

Glöm excel-krånglet: underlätta jobbet med Flex HRM!

Kämpar du och dina kollegor med att få ordning på jobbarkitektur och lönekartläggning? Glöm krångliga excel-ark och dålig överblick! Flex HRM gör det lätt att göra rätt, med automatiserade flöden som snabbar upp och all data du behöver i ett och samma gränssnitt - redo att hämtas upp i ett k(l)ick.

Har du några frågor om hur Flex HRM skulle funka för just dig och ditt team? Eller är du nyfiken på att se systemet in action redan nu? Välkommen att höra av dig till oss!