Blogg: Spara tid och pengar med smartare upphandling

En av de viktigaste delarna i planering av ett event, konferens eller möte är att hitta de allra bästa leverantörerna. Förutom att kunna erbjuda vad du efterfrågar, oavsett om det är en aktivitet, middag eller boende, ska leverantören också kunna erbjuda ett pris som motsvarar dina förväntningar. Ofta är det just priset som blir den avgörande faktorn i en upphandling.

Att känna förtroende för sin leverantör är också en nyckelfaktor. Om det blir sista-minuten-ändringar, vilket nästan är regel snarare än undantag när man planerar möten eller event, är det viktigt att du är trygg med att den leverantör du valt kommer se till att allt flyter på så smidigt som möjligt. Och helst med minimal inblandning från dig som kund.

När du ska hitta och välja en leverantör är briefen din allra bästa vän – ju tydligare förfrågan, desto bättre offert. För att göra det enklare för dig att bygga din brief har vi sammanställt våra topp-5-kom-ihåg:

1. Säkerställ – och dubbelkolla – att du har förstått vad din uppdragsgivare eller chef är ute efter och vad som är absolut viktigt(ast) i upplägget. Det kan till exempel vara ett flexibelt tidsschema, en speciell måltid eller smidig transport/logistik. Då kan du specificera det när du tar in offerter, så att du inte får en offert som innehåller delar som inte tillför något värde för ditt event. Då blir det också enklare för din leverantör att förstå hur de bäst kan motsvara dina förväntningar. Många leverantörer, framförallt hotell och konferensanläggningar, väljer ofta att baka ihop utvalda delar till, mer eller mindre, förmånliga konferenspaket. Trots goda intentioner innebär dock detta upplägg att det blir svårt att jämföra offerter mellan varandra, då leverantörernas olika konferenspaket sällan innehåller exakt samma delar.
   
2. Tänk igenom hela flödet när du gör din kravspecifikation och inkludera alla detaljer; från fikapauser, till white boards och extra blädderblock i konferensrummen, så slipper du göra ”sista-minuten-förfrågningar” som ofta blir onödigt dyra, och i värsta fall kanske inte kan uppfyllas av leverantören.
3. Ta in offerter från mer än en leverantör för priskonkurrens, det kan verkligen löna sig. Priserna kan variera stort mellan olika leverantörer beroende på aktuellt bokningsläge.
4. Säkerställ att du har koll på deadlines från varje leverantör; hur länge deras offert är giltig och när du senaste måste boka. Kom också ihåg att kolla upp när du senast kan göra ändringar utan kostnad. Efter detta datum riskerar du att betala för det antal du från början anmält, oavsett hur många som dyker upp i slutändan.
5. För säkerhetsskull rekommenderar vi också att du kontrollerar leverantörens kreditvärdighet innan du skriver på något avtal, så att du vet att leverantören är solid och därmed kommer kunna genomföra ditt event eller konferens som planerat.
   
   Bonus-tips! Kolla in eventlogic.se. Där finns både färdiga offertförfrågningar som du enkelt kan modifiera efter dina önskemål, eller så bygger du egna förfrågningar utifrån din specifikation. Alla offertförfrågningar som går ut till leverantören ser likadana ut vilket gör att det blir enkelt att jämföra priser från olika leverantörer. Detta förenklar för dig när det kommer till förhandlingen, så att du kan spara både tid och pengar.