Kungliga Operan berättar hur CoSafe möjliggör leverans i världsklass på historisk mark

Kungliga Operan är Sveriges nationalscen för opera och balett och grundades av Gustav III år 1773. Det första operahuset invigdes 1782 och var också platsen där kungen själv 10 år senare blev skjuten vid en maskeradbal. I slutet av 1800-talet revs den ursprungliga byggnaden för att uppföra ett nytt operahus i nyklassisk stil som invigdes av Oscar II år 1898.

En imponerande organisation om 733 anställda som kommer från fler än 20 olika länder. Operan sätter årligen upp 200 föreställningar, flera hundra konserter och lika många aktiviteter för barn och unga. Det ovärderliga Operahuset har en salong med drygt 1100 sittplatser, en 2 ton tung ljuskrona i taket samt den klassiska guldfoajén återställd i ursprungligt skick med guldstuckatur, stora speglar, gardiner och möbelklädslar i florentinsk guldbrokad.

Utmaning

Operans verksamhet bedrivs i en historisk byggnad med en opera- och balettensemble, orkester och produktion i världsklass på en scen vars sofistikerade teknik med rörliga golvdelar och ett råsystem med 75 rår kräver minutiös service av scenavdelningens maskinenhet. Med spektakulära sceneffekter uppstår samtidigt arbetsmiljörisker som måste hanteras systematiskt. Varje föreställning på Kungliga Operan lockar normalt hundratals gäster fördelade på olika våningsplan vilket således även kräver en publiksäkerhet i världsklass.

Operans styrelse och ledning har högsta prioritet på arbetsmiljö och säkerhet. Fredrik Kempendahl, Säkerhetschef sedan 2019 fick uppdraget att digitalisera Operans förebyggande systematiska arbetsmiljöarbete och modernisera krisorganisationen med nya verktyg som kunde ersätta det befintliga systemet.

“Utmaningen var att hitta ett brett och flexibelt system som inte bara fokuserar på krishantering utan även kan användas förebyggande. Samtidigt måste systemet vara enkelt och anpassningsbart så att alla medarbetare ska kunna använda det. Jag letade länge och scannade hela marknaden. På ett seminarium blev jag övertygad om att plattformen CoSafe hade rätt kombination för oss, dessutom hade systemet en smart inbyggd kommunikationslösning. Andra system är så avancerade att varje användare måste vara en säkerhetsexpert vilket snarare riskerar att försämra säkerhetsarbetet”, berättar Fredrik.

Lösning

Viktigaste kraven i Operans inköpsprocess har varit enkelhet, en okomplicerad implementering och låg kostnad utan krav på dyr hårdvara.

En fördel med CoSafe är att både systemets funktionalitet och totalkostnad är flexibel för att passa olika typer av organisationer i olika faser. Operan har valt att implementera CoSafe successivt, inledningsvis ca 50 användare, men med målsättningen att alla medarbetare på sikt ska använda CoSafe.

“Det är avgörande med delaktighet när man implementerar ett system. Vi har därför varit lyhörda, utgått ifrån användarna och anpassat vårt säkerhetsarbete därifrån. CoSafe är så flexibelt att vi kan forma det efter våra behov. Vi kan till exempel skapa checklistor och snabbt starta om en kontroll av ett våningsplan om det behövs. Med CoSafe utspritt i organisationen kan vi dessutom tvåvägskommunicera vilket är viktig för säkerhetsarbetet.” berättar Fredrik Kempendahl.

Idag används CoSafe på daglig basis, oavsett om det finns publik eller ej, för att till exempel;

• Utföra dagliga ronder för att hålla verksamhetens systematiska brandskyddsarbete aktuellt och relevant
• Säkerhetsställa publiksäkerheten inför varje föreställning och dokumentera att varje yta är kontrollerad samt att det finns en dedikerad ansvarig för utrymning, med interaktiva checklistor fördelat per våningsplan
• Skicka in avvikelserapporter genom att enkelt fota och skicka meddelande när något behöver åtgärdas och som i appen kan följas upp av ledningen
• Skicka och ta emot olika larm som automatiskt fördelas till rätt mottagare t.ex. scenvakterna med sjukvårdsutbildning eller publikvärdarna med L-ABC / HLR utbildning
• Dokumentera aktuell lägesbild för en god överblick över hur evenemanget flyter på i realtid

Resultat

Säkerhetschef Fredrik Kempendahl är väldigt nöjd med hur CoSafe underlättar det förebyggande arbetsmiljöarbetet i verksamheten. Fredriks ambition är att höja säkerhetskulturen generellt och att CoSafe ska ses som ett arbetssätt som ökar säkerhetsmedvetenheten i verksamheten.

“CoSafe är väldigt enkelt att använda för alla, oavsett anställningstid, anställningsform, tekniska förkunskaper. Medarbetarna kan också använda sina privata mobiler så trygghetskänslan finns kvar på fritiden och vi har inte behövt köpa in någon utrustning - en win-win. Nu är det faktiskt kul att rapportera, så enkelt utan hinder.”

Sammanfattningsvis menar Fredrik Kempendahl att implementeringen av CoSafe lett till:

• Hög säkerhets- och trygghetskänsla
  “Det skapar ett lugn i organisationen att veta att våra rutiner funkar och att vi har en god beredskap med ett bra verktyg.”

• Förbättrad evenemangssäkerhet
  “Nu vet vi att rätt information når rätt person, i rätt tid.”

• Sparad tid
  “Vi sparar minst 1 tim per dag bara i minskad administration.
  

Kort om CoSafe:

CoSafe är en marknadsledande digital SaaS-plattform för larm, incidenthantering & smart kommunikation. Användarvänligt, säkert och kostnadseffektivt utan dyr hårdvara säkerställer organisationer att rätt information skickas till rätt person vid rätt tillfälle. Idag används plattformen av företag, myndigheter, kommuner och skolor över hela Sverige. Bland kunderna finns Kungliga Operan, Länsförsäkringar, Ovako, Svenska Kyrkan, Stockholms stad, Malmö stad, Örebro kommun mfl.