När Porschen blir en cykel – Tre vanliga misstag när företag köper verktyg till sin verksamhet

I mitt arbete som verksamhetskonsult på Olingo möter jag många företag och organisationer som förväntar sig underverk när de har köpt ett nytt verktyg till sin verksamhet. I denna bloggartikel presenterar jag de vanligaste misstagen och vad man bör tänka på för att undvika dessa. 

Tre vanliga verktygsmisstag 

1.   Ett verktyg köps in för att lösa ett problem som inte är verktygsrelaterat. Jämför med nybörjargolfaren byter ut sina klubbor mot det dyraste golfsetet i shopen.

2.   Ett verktyg köps in som inte ligger i linje med användarnas behov. Jämför med storstadspendlaren som kryper fram i rusningstrafiken i en Porsche.

3.   Ett verktyg köps in men det förvaltas inte och användarna vet inte hur det ska användas. Jämför med företaget som köper in en avancerad espressomaskin, men där ingen har ansvaret för att den rengörs och fylls och ingen anställd vet hur maskinen ska användas.  

Frågorna du bör ställa för att undvika verktygsmisstagen 

För att ett verktyg, som till exempel en självserviceportal á la Zero, ska skapa värde behöver investeringen säkras upp genom att ovanstående utmaningar adresseras. Innan du köper ett nytt verktyg bör dessa tre frågeställningar beaktas.

1.   Finns rätt förutsättningar?  

Säkerställ att det finns ett verktygsbehov och att förutsättningarna finns för att verktyget ska tillfredsställa behovet. Ofta är det inte verktyget som är problemet till att verksamheten inte fungerar som förväntat. Det är minst lika vanligt att det är arbetssättet som behöver utvecklas eller att personal behöver utbildas för att kunna använda de verktyg som finns.
Nybörjargolfaren behöver snarare en golflektion samt mer tid på övningsfältet än nya klubbor. 

2.   Löser verktyget ett problem?

Säkerställ att verktyget ligger i linje med användarnas behov. Många företag stirrar sig blinda på att verktyget ska stödja så mycket funktionalitet som möjligt och att det ska vara baserat på avancerad teknik. Undersökningar visar att i genomsnitt används ca 20% av funktionaliteten i de IT-relaterade verktyg som köps in. Kontentan blir att många företag betalar pengar för funktionalitet som ändå aldrig används.
Det är effektivare att ta sig till jobbet med en cykel än en Porsche i rusningstrafik.  

3.   Realiseras och förvaltas verktygsinvesteringen?

Säkerställ att verktyget och verktygskunskapen underhålls och förvaltas. Det är obegripligt vanligt att det verktygsprojekt som följer inköpet av verktyget endast fokuserar på att få verktyget på plats – inte långsiktigt utnyttjande av verktyget. Om det inte finns en förvaltning av verktyget, det vill säga säkerställande att verktyget uppdateras allteftersom verksamhetens behov ändras, samt att personalens verktygskunskap hålls vid liv, så kommer verktyget att dö en långsam och plågsam död. De anställda får njuta av gott kaffe om de vet hur espressomaskinen används och någon har ansvar för att den rengörs och underhålls.  

Hur kan dessa utmaningar adresseras i praktiken? Det återkommer jag till i nästa blogginlägg.
Ola Källgården, VD Olingo Consulting, Olingo, www.olingo.se

Relaterade länkar

Whitepaper - Sju steg för att lyckas med Zero Level support
Whitepaper - Tre tips för framgångsrik migrering med användarna i fokus