Lathund till bokförigen!

Här presenterar jag en lathund till bokföring. När du vill sköta den ekonomiska "markservicen" på företaget själv!

Vad och varför BOKFÖRING

Bokföring - eller i ett vidare begrepp Redovisning, är ett system för att ställa upp och behandla olika ekonomiska händelser i ett företag. Det arbete som görs för att ordna och bokföra (kontera) dessa händelser kallas bokföring. Den ekonomiska redovisningen innebär att ta fram ekonomiska rapporter, göra bokslut med mera utifrån det bokförda materialet.

Förutom att företaget använder informationen från bokföringen till att styra verksamheten är det också ett krav från olika myndigheter, t.ex. Skatteverket, att bokföringen ska vara korrekt ur bl.a. beskattningssyn- punkt. För större företag är redovisningen mot aktieägare och andra intressenter, via exempelvis en årsredovisning, en viktig uppgift.

Vad innebär bokföringsarbetet i ett företag!
Då företaget bedriver sin verksamhet utförs många ekonomiska transaktioner, affärshändelser, som påverkar företagets ekonomi. Som bevis på dessa affärs- händelser utfärdas verifikationer av olika slag. Exempel på verifikationer kan vara inköps- och försäljningsfakturor, kvitton, utbetalnings- och saldobesked från bank, inbetalningsavier med mera. För att komplettera informationen från dessa affärshändelser kan hänvisningar göras till gjorda avtal, t.ex. ett låneavtal som komplement till ränteutbetalningar, ett hyreskontrakt som komplement till hyresinbetalningar och så vidare.

De verifikationer som uppstår då företagets verksamhet bedrivs samlas i tidsföljd, datumordning. Varje verifikation får ett eget verifikations- nummer och bokförs, konteras. Vanligast är att kontera affärshändelserna utifrån de konton som finns i BAS-kontoplanen. BAS-kontoplanen uppdateras ständigt. Den senaste versionen kan du ladda ned från http://www.bas.se/ (BAS-kontogruppen). De olika versionerna har "årsbeteckningar" d.v.s. BAS 2005 (år 2005), BAS 2007, BAS 2009. Bokföringsarbetet sker med något som kallas dubbel bokföring vilket innebär att ett lika stort belopp ska konteras på debet- respektive kreditsidan.

Med jämna mellanrum plockas information fram ur bokföringen för att företaget ska veta vad det ska betala in till staten i form av moms, olika skatter m.m. Vid årets slut görs ett årsbokslut som ligger till grund för företagets beskattning.

Bokföringen viktig ur flera aspekter
Resultatet av det konkreta bokföringsarbetet blir en stor mängd information som företaget och andra intressenter har stor nytta av. Även om bokföringslagen säger att företaget är skyldig att bokföra för att kunna prestera en deklaration och därigenom bli beskattad, finns det dessutom en stor vinst för företaget att ha ordning på sin ekonomi.

Det är genom bokföringen och rapporterna hämtade ur denna som gör att styrningen mot de mål som företaget ställt upp, t.ex. budgeten, blir lättare att nå. Företagsledningens beslutsunderlag kompletteras med ekonomiska fakta av det som hänt, d.v.s. resultatet av företagets ansträngningar fram till besluts- tillfället.

Ur den ekonomiska informationen får företaget fram hur stor likviditeten är för tillfället, hur stora kundfordringarna är, den moms som ska betalas vid nästa uppbördstillfälle o.s.v. De två viktigaste rapporterna är resultatrapporten som visar företagets ekonomiska resultat under en viss tidsperiod och balansrapporten som visar företagets ekonomiska ställning vid en viss tidpunkt.

Genom att följa företagets resultatutveckling via regelbundet framtagna resultat- rapporter kan nödvändiga justeringar i verksamheten genomföras i god tid så att önskvärt resultat kan uppnås.

Nästan alla är bokföringsskyldiga
Alla enskilda personer som driver någon form av näringsverksamhet är bok- föringsskyldiga. Undantag är om enskild person hyr ut högst två lägenheter (gäller även dödsbon och ideella föreningar).

För övriga företagsformer, aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar samt för många stiftelser, gäller också bokföringsskyldighet.

Alla bokföringshandlingar ska sparas i 10 år. Bokföringshandlingar är bl.a. bokföringsböcker, datadisketter (databand) eller CD-romskivor med uppgifter, verifikationer, avtal etc. som är/var viktiga för företagets ekonomi. Materialet ska förvaras på ett sådant sätt att det inte finns risk för att det ska förstöras.

Vem har ansvaret för bokföringen?
Är du enskild företagare har du hela ansvaret för att bokföringen är rätt. Även om du anlitar en bokföringsbyrå som sköter bokföringen är det du personligen som ansvarar för riktigheten i det som görs. Delägarna i ett handelsbolag är även personligen ansvariga för att bokföringen sköts korrekt.

I aktiebolag är det den verkställande direktören och styrelsen som har ansvaret för att bokföringen är korrekt.
Den som inte sköter sin bokföring på rätt sätt, det vill säga på det sätt som lagen föreskriver, kan dömas för bokföringsbrott.

De lagar som gäller
Då det gäller regler för den löpande bokföringen, vad en verifikation måste innehålla, krav på arkivering etc. är det bokföringslagen som gäller.
I bokföringslagen och årsredovisningslagen finns regler för årsbokslut. Årsredovisningslagen innehåller bestämmelser om upprättande och offentlig- görande av årsredovisning, koncernredovisning och delårsrapport.

God redovisningssed
"God redovisningssed" är ett uttryck som är vanligt förekommande i dessa sammanhang. Att bokföringen ska skötas enligt god redovisningssed innebär att den inte enbart ska följa de lagar som gäller utan även skötas enligt vedertagen praxis i branschen.
Rekommendationer om hur bokföring och redovisning bör ske i olika situationer kommer bland annat från FAR, Föreningen Auktoriserade Revisorer och det statliga expertorganet
Bokföringsnämnden, BFN.

Bokföringsnämnden har en handledning i bokföring som heter Att Föra Bok. Från deras webbsida http://www.bfn.se/ kan du ladda ned handledningen gratis som pdf-fil eller beställa häftet (gå till fliken publikationer).

Så här beskriver BFN sitt häfte:
"Den innehåller 32 fullmatade A4-sidor med råd och tips till nystartade företagare om hur en välskött bokföring bör se ut. Handledningen tar upp nyttan av en budget, hur en verifikation ska se ut och ordnas, grunderna i den löpande bokföringen, årsbokslut, årsredovisning, med mera. BFN har uppdaterat handledningen med avseende på de ändringar som skett i bokföringslagen och årsredovisningslagen och som gäller från 2007"

Förenklat årsbokslut: Från och med den 1 januari 2007 ska alla enskilda näringsidkare avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut.

Kontantmetoden: För dem som bedriver enskild näringsverksamhet finns det två möjligheter att sköta bokföringen på. Den ena är faktureringsmetoden och den andra är kontantmetoden vilken är en enklare metod än den som kallas huvudmetoden det vill säga faktureringsmetoden. För att få använda kontant- metoden får inte den enskilda firman ha en nettoomsättning som överstiger tre miljoner kronor.

GÖR DET SJÄLV

Göra bokföringen själv eller ta hjälp av andra

För många företagare, särskilt nystartare, känns bokföring som något mycket komplicerat. Att de flesta uppfattar det på ett sådant sätt beror till stor del på att den grundläggande kunskapen saknas. Bokföringen i ett mindre företag är oftast ganska okomplicerad. Har man förståelse för ett antal grundbegrepp som används, kan skilja på debet och kredit och kanske har tillgång till ett bokföringsprogram för persondatorn brukar det fungera ganska bra.

Naturligtvis finns det företagare som av tidsskäl m.m. lämnar över sin bokföring och redovisning till ett annat företag för att låta detta utföra arbetet. Var då noga med att komma överens med den anlitade bokföringsbyrån på vilket sätt bokföringen ska ske och vilka återkommande ekonomiska rapporter som företaget vill ha för att kunna styra verksamheten effektivt.

Utarbeta administrativa rutiner för hur verifikationer ska sparas och överlämnas till bokföringsbyrån (oftast en gång per månad), när bokföringsarbetet för perioden ska vara genomfört och när moms-, resultat- och balansrapporter (även andra rapporter) senast ska vara redovisade till företaget. När du väljer bokföringsbyrå (redovisningsbyrå) ska du vara noga med att försöka hitta någon som är duktig på att ge råd och tips och som är uppdaterad vad gäller olika skatteregler.

Dubbel bokföring, debet och kreditAtt föra bok, d.v.s. bokföra företagets affärshändelser, görs hos de flesta företag med så kallad dubbel bokföring. Varje konto som används har en debet och en kreditsida (förklaras nedan). Då en kontering utförs görs den på minst två konton. Det ena kontots debetsida och det andra kontots kreditsida. Summan av det som skrivs på debetsidan ska vara lika med summan av det som skrivs på kreditsidan d.v.s. summa debet = summa kredit.

För att underlätta används i de flesta fall BAS-kontoplanen där kontona är väl strukturerade och därmed lättöverskådliga. BAS-kontoplanen uppdateras ständigt. Den senaste versionen kan du ladda ned från http://www.bas.se/ (BAS-kontogruppen). De olika versionerna har "årsbeteckningar" t.ex. BAS 2005 (år 2005), BAS 2009.
Varje konto har en debetsida, den vänstra, och en kreditsida, den högra. För att åskådliggöra detta användes tidigare något som hette T-konton. Om vi tar kontot 1920 Bank (kan t.ex. vara företagets checkräkningskonto) kan det visas på detta sättet:

Normalt brukar man ställa upp konteringen enligt följande:

Konto
Kontonamn
Debet
Kredit
1920
Bank


Debet är den vänstra av kontots två konteringskolumner. När en summanoteras där säger man att kontot debiteras.
Kredit (med betoningen på e, förväxla inte med kredit - betoningen på i) är den högra konteringskolumnen. När en summa noteras där säger man att kontot krediteras.
Låt oss ta ett litet exempel för att åskådliggöra. Företaget har köpt kopierings- papper kontant från ett kontorsvaruhus. Kopieringspappret kostade 200 kr plus moms 50 kr.

Konteringen blir så här:

Konto
Kontonamn
Debet
Kredit
1910
Kassa

250,00
6110
Kontorsmaterial
200,00

2641
Ingående moms
50,00

Som synes blir summan på debetsidan lika stor som kreditsidan. Detta är den första kontrollen som görs vid en kontering. Vid vissa tillfällen kan det vara lätt att förväxla det som ska stå på debet- respektive kreditsidan. Nu är dock BAS- kontoplanen bra strukturerad och kontona är indelade i olika kontoklasser. Vi kan även hänföra kontona till dessa olika områden

Tillgångar
Skulder
Inkomster
Utgifter
Ställer vi upp dessa i en tabell går det lätt att beskriva när ett konto ska debiteras eller krediteras.

Debet
Kredit
Tillgångar
Tillgångsökning
Tillgångsminskning
Skulder
Skuldminskning
Skuldökning
Inkomster
Inkomstminskning
Inkomstökning
Utgifter
Utgiftsökning
Utgiftsminskning

Tillgångskonton är t.ex.
1250 Datorer1510 Kundfordringar1910 Kassa1920 Bank
Skuldkonton är t.ex. 2010 Eget kapital (delägare 1 i ett handels- eller kommanditbolag)2330 Checkräkningskredit2440 Leverantörsskulder2610 Utgående moms (oreducerad, det vill säga 25 %)2640 Ingående moms

Inkomstkonton är t.ex.
3040 Försäljning av tjänster3050 Varuförsäljning3550 Fakturerade resekostnader3911 Hyresintäkter3921 Provisionsintäkter
Utgiftskonton är t.ex. 4010 Varuinköp5010 Lokalhyra5060 Städning och renhållning5252 Leasing av datorer6110 Kontorsmaterial6211 Fast telefoni7332 Bilersättningar, skattepliktiga
Under rubriken bokföringsexempel gör vi ett stort antal konteringar för att visa hur den dubbla bokföringen fungerar rent praktiskt.

Att använda sig av dubbel bokföring är ingenting nytt. Redan på 1400-talet började italienska köpmän använda sig av metoden. Deras verksamheter hade bokstavligt talat växt dem över huvudet, d.v.s. de hade ingen möjlighet att hålla reda på sin verksamhet utan hjälp av något bra system, först den enkla bok- föringen och därefter metoden med dubbel bokföring. Naturligtvis har metoden förfinats under åren men är i grunden densamma.

Saldo
Skillnaden mellan debet och kredit på ett konto kallas saldo. Saldot bör kon- trolleras med jämna mellanrum, t.ex. en gång i månaden, särskilt när det gäller tillgångs- och skuldkonton. Om vi tar 1920 Bank som exempel så stäms det av mot kontoutdrag etc.
I exemplet nedan har 1920 Bank (t.ex. checkräkningskontot) fått två inbetal- ningar under perioden. Utbetalningar från kontot har varit fyra stycken. Summerar vi debet- respektive kreditsidan får vi att kontot har ett debetsaldo på 1 200 kr.
Är debetsidan större än kreditsidan har kontot ett debetsaldo och om det är tvärtom har kontot ett kreditsaldo.

Kontering
Till en affärshändelse i företaget ska det finnas en verifikation som bekräftar att affärshändelsen ägt rum. Verifikationer kan vara fakturor, bevis på in- och utbetalningar, kvitton av olika slag mm. Ibland måste företaget själva upprätta en verifikation eftersom det inte finns en sådan naturligt i affärshändelsen. En sådan verifikation utfärdas t.ex. då egna uttag av varor görs i företaget eller att ett fel begåtts i bokföringen och måste rättas. Då företaget själv utfärdar en verifikation kallas den en bokföringsorder.

Verifikationerna ska bokföras löpande.
Löpnummerserien ska vara obruten under året och verifikationerna ska förvaras i nummerordning i en pärm.

Konteringsarbetet innebär att verifika- tionen stämplas med en konterings- stämpel. Konteringsstämpeln är en slags mall där olika uppgifter ska fyllas i. Den som bokför verifikationen fyller i vilka konton som affärshändelsen påverkar, de olika beloppen, datum, verifikationsnummer m.m. Detta arbete med att bokföra olika uppgifter kallas - att kontera.

Grundbokföring och huvudbokföring
Bokföringslagens 5 kapitel handlar om löpande bokföring och verifikationer. I första paragrafen beskrivs vad grundbokföring och huvudbokföring är:
"1 § Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i regi- streringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat."

Anm:
Att man talar om "böcker" är en kvarleva från den tiden då allt skrevs för hand. Företagen använde en grundbok (dagbok) där affärshändelserna skrevs in i den följd de inträffade. Därefter fördes uppgifterna över till huvudboken där uppgifterna skrevs in systematiskt d.v.s. för varje konto. Numera använder de flesta företag bokföringsprogram som automatiskt för över uppgifterna till huvudboken efter att uppgifterna lagts in i grundbokföringen. Fortfarande finns dock ett och annat litet företag som använder sig av bokföring i "böcker".

Grundbokföringen
I grundboken bokförs alla affärshändelser i tidsföljd. De affärshändelser som handlar om kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast följande arbets- dag. För övriga affärshändelser gäller att de ska bokföras så snart det kan ske.
Samtliga poster i grundbokföringen ska innehålla:
Datum då bokföringen gjordes.
Verifikationstext om vad affärshändelsen avser.

Verifikationsnummer
Summa belopp på debetkonton ska vara lika med summa belopp på kreditkonton.
Huvudbokföringen
I huvudboken ordnas affärshändelserna systematiskt med hjälp av kontona i kontoplanen. Varje konto och vad som har hänt på detta går att avläsa. Det är lätt att se vad saldot är på de olika kontona och därigenom blir det lätt att se hur företagets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder förändras.

Huvudboken följer företagets kontoplan och kontona presenteras i nummerordning. Härigenom blir det lätt att avläsa ställningen på de så kallade balanskontona och saldona på företagets resultatkonton.

Upptäcker företaget någon felaktighet i bokföringen under året är det till huvud- boken man i första hand går för att finna felet.

Bokföringsbegrepp
För att kunna utföra bokföringsarbetet på rätt sätt krävs att man vet vad ett antal begrepp innebär. Avskrivning, periodisering, skillnaden mellan inkomst, inbetalning och intäkt är exempel på sådana begrepp.