ORO INFÖR REVISION: BRISTANDE TILLFÖRSIKT INFÖR EN REVISION VISAR PÅ LUCKOR I DEN DIGITALA UTFORMNINGEN

Enligt Canons senaste undersökning är det bara en av fyra IT-beslutsfattare som känner sig trygga inför en revision – respondenterna tar upp farhågor om informations- och datahanteringsprocesserna i sina organisationer. 1 709 IT‑beslutsfattare på sju marknader deltog i undersökningen: Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Italien, Norden, Nederländerna och Spanien. Resultaten påvisar kritiska luckor i den digitala utformningen hos många företag idag och belyser IT-beslutfattarnasbristande insyn i informations- och dokumentprocesserna, som ju är så central för deras roller.

Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation på Canon Europe: ”Framväxande teknologier omformar nu vad man kan uppnå på en hybridarbetsplats, där man utbyter information både digitalt och pappersledes, och följs av nya förväntningar på hanteringen. Information intar en viktig roll i det här sammanhanget, eftersom den kan avgöra hur bra företagen kan anpassa sig till och bemöta dessa nya möjligheter. Men vår undersökning visar hur oro för hantering och skydd av data, liksom en produktivitetsbrist i hanteringen av dokumentprocesser, hindrar IT-teamen från att utnyttja den verkliga potentialen i deras information för att öka det totala affärsvärdet.”

Oro över data

Oron som hör samman med hanteringen av data är helt uppenbar när det gäller IT-chefernas tillförsikt inför en revision. Vid frågan ”Varför?” framkom två genomgående teman, som båda spelar en viktig roll: avsaknad av kontroll över personalens beteende och bristande insyn i dokument och datauppgifter.

Och de här orosmomenten är inte obefogade. Mer än en tredjedel (36 %) av cheferna säger att de anar eller är medvetna om att de anställda inte alltid upprätthåller regelefterlevnad (som t.ex. GDPR), medan en av fem IT-beslutsfattare (17 %) angav att de hade varit med om en oavsiktlig överträdelse från anställda under det senaste året. Det här skapar en påfrestning internt, där över hälften rapporterar att IT-säkerhet upptar en stor del av deras arbetsdag.

Att bemästra risker, speciellt då för IT-säkerhet och regelefterlevnad, är faktiskt det som står först på agendan för IT-chefer. 60 % av IT-beslutsfattarna sätter säkerhet som en av sina tre största utmaningar, och en fjärdedel (28 %) placerar säkerheten som nummer ett.

Avsaknad av verklig digital utveckling

IT-beslutsfattare verkar vara säkra på sin digitala mognad. 78 % anser att deras organisationer redan är färdigutvecklade vad gäller digitala processer – alltså att de använder processer som är digitaliserade och automatiserade. Men ytterligare undersökning visar en helt annan bild.

• Man upptäckte att organisationerna befann sig på ungefär 2022 års nivåer för spårning, åtkomst, delning och borttagning av dokument för revisionsändamål.
• Automatiserade åtkomsträttigheter till dokument – den vanligaste möjligheten – fanns bara hos 53 % av organisationerna. Ett fullständigt införande av automatisering för processhantering av information och dokument är alltså ännu långt borta.
• 28 % måste fortfarande fylla i ett standardiserat dokument varje gång, och 26 % av de anställda upplever fel och inkonsekvenser orsakade av datasilos.
• En av 10 ledare har avstått från implementeringsprojekt under de senaste två åren. Utmaningar med implementeringar inkluderar kompatibilitetsproblem (28 %), fördröjningar (27 %) och pågående fel med den nya tekniken (21 %).

Trots att fördelarna med ett företags digitalisering är tydliga – nästan alla av de som har infört automatisering (99 %) rapporterar att förutom regelefterlevnaden så arbetar de mer effektivt (37 %), de anställdas upplevelse förbättras (35 %) och kundupplevelsen stärks (34 %) – så ser man ändå inte dessa potentiella vinster fullt ut.

Även om informationshantering anses öka produktiviteten – 37 % av IT-cheferna lyfter fram detta som en stor fördel – så finns det många IT-beslutsfattare som inte tar vara på tillgängliga lösningar för dokumenthantering helt och hållet. Avsaknaden av digital utveckling hämmar IT-teamens potential och skapar en vägspärr för hur mycket värde de kan tillhandahålla.

Tori Miller Liu, President och CEO för Association for Intelligent Information Management (AIIM): ”En digital värld kräver moderna arbetsplatser som ska drivas med högkvalitativ och enkelt tillgänglig information eller ostrukturerade data. Men att hantera en ökande mängd ostrukturerad information i en hybridmiljö är en utmaning för organisationerna. Effektiv informationshantering är svaret – den levererar bättre insyn och kontroll, bättre regelefterlevnad och öppnar också nya möjligheter utifrån befintlig information.”

Lösningar för informationshantering

Med mer än 30 års erfarenhet av tjänster och lösningar erbjuder Canon tjänster för informationshantering (Information Management Solutions) som inriktas på att hjälpa företag med strömlinjeformade processer och informationsflöden inom hela organisationen. Canons Information Management Solutions förser organisationerna med tekniken, tjänsterna och rådgivningen som hjälp med digitalisering och hyperautomatisering av affärsprocesser.

Canon arbetar med ett stort antal olika branscher, inklusive tillverkning, bank- och finans, offentlig sektor och telekom, samt har både den expertkunskap och bredd som krävs för att kunna erbjuda helhetslösningar för många olika utmaningar inom informationshantering. Inom EMEA har Canon idag mer än 300 experter på informationshantering, som hjälper över 2 000 europeiska kunder.

Marc Bory fortsätter: ”Organisationerna riktar alltmer blickarna mot IT-teamen – att de ska hjälpa dem leverera affärsvärde genom den styrka som ligger i teknik. Det sätt som de samlar in, bearbetar och levererar information är avgörande för verksamhetens framgång – oavsett om det gäller en bank, återförsäljare, nyetableringar eller ett företag. Canon Information Management Solutions hjälper våra kunder att ta kontroll över sin information och sina dokumentprocesser, att frigöra ny resurseffektivitet och att skapa den hållbara tillväxt som nu förväntas av dem.”

Läs den fullständiga rapporten:
https://www.canon.se/business/workspace/ims-research-report

* Anm. till utgivare

Canon gav uppdraget till Walnut Unlimited som utförde en omfattande online-undersökning av 1 709 IT-beslutsfattare, under november-december 2023. Undersökningen inriktades på sju marknader: Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Italien, Norden, Nederländerna och Spanien.

Respondenterna representerade många olika behörighetsnivåer, på företag av olika storlekar och inom olika sektorer.