Informationshantering – den viktiga stöttepelaren som utgör grunden för verksamhetstillväxt.

Informationshantering – den viktiga stöttepelaren som utgör grunden för verksamhetstillväxt.

De flesta organisationer förlitar sig på högkvalitativ och tillgänglig information för att fungera på ett smidigt sätt, oavsett om det gäller en bank, ett sjukhus eller ett tillverkande företag. Men trots att deras information är en så värdefull tillgång har de inte använt eller hanterat den så effektivt som skulle kunna vara fallet. Allt eftersom organisationer integrerar fler system och genererar mer data så kommer behovet av robusta system för informationshantering att fortsätta växa. Och därmed motivera cheferna att tänka om när det gäller hur data samlas in, analyseras och används i beslutsfattandet.

Hittills har informationshantering främst behandlats som en defensiv åtgärd. Den här utbredda tanken har styrts av de allt fler krav på regelefterlevnad och säkerhet som dagens företag ställs inför. Resultatet har blivit att implementeringen av informationshantering har varit begränsad, ofta som en reaktiv lösning på nya åtgärder om regelefterlevnad.

Med teknikens snabba utveckling, som AI och dataanalys, liksom kravet på företagen att hantera allt mer och komplex data, så behöver chefer omvärdera hur de använder information för att kunna integrera dessa initiativ på ett framgångsrikt sätt. Det finns en ökad medvetenhet om att informationshantering inte bara är en nödvändighet, utan en tillgång i sig.

När företagsledare påbörjar resan med att tillvarata det verkliga värdet av sina data så bör de överväga informationshanteringens bredare tillämpningar. En robust plattform för informationshantering kan leverera värden bortom säkerhet och regelefterlevnad och stärka personal, engagera kunder och öka konkurrensfördelarna. Att använda välgrundade beslut kan hjälpa till att renodla leverantörskedjor, förstärka kundupplevelser och optimera informationsarbetsflöden.

Tillfället som inte togs tillvara

Att förstå hur information flödar genom en organisation är en enkel men nödvändig övning för att säkerställa att data hanteras enligt efterlevnadsskyldigheter. Hårt reglerade sektorer, som sjukvård och finans, har implementerat omfattande lösningar för informationshantering. Det är sektorer som måste hantera en stor mängd känslig data, till exempel patientjournaler och personligt identifierbar information. För att kunna uppnå regelefterlevnad i dessa sektorer behövde man alltså påskynda lösningar för informationshantering.

En robust plattform för informationshantering kan leverera mer heltäckande affärsfördelar, operativ effektivitet och förbättrad kundupplevelse. Enligt Canons undersökning rapporterar nästan alla som har infört automatisering (99 %) ett värde långt utöver regelefterlevnad – från att jobba mer effektivt (37 %), förbättra personalens upplevelse (35 %) till att stärka kundupplevelsen (34 %). Ytterligare investering behövs för att maximera de potentiella vinsterna[1].

Mognadsklyftan inom automatisering

Fokus på säkerhet och efterlevnad har begränsat användningen av lösningar inom informationshantering. Den här smala tillämpningen har lett till en alltför optimistisk uppfattning av digital mognad och avgränsar ambitionen för tekniken.

Canons undersökning visar att företagen gör framsteg inom implementering av digitala processer och 94 % rapporterar att de har infört någon form av automatisering. När det gäller informationssäkerhet och digitala processer tycker 78 % av IT-beslutsfattarna att deras organisationer redan är mogna[2].

Trots den här upplevda mognaden har bara 53 % av IT-beslutsfattarna gått så långt som att införa de ”första stegen” i sin automatiseringsresa, och automatiserade åtkomsträttigheter är den kapacitet som rapporteras mest[3].

Det här avslöjar dagens ytliga tillämpning av automatiserade processer. Det understryker också behovet av att öka ambitionen inom informationshantering för att driva på investeringar i nya lösningar och öppna upp deras potential.

Superladda affärstillväxten

Data är livsnerven i organisationerna och att utnyttja detta värde kan öppna upp fler möjligheter och leverera konkurrensfördelar. Men information har bara ett värde när den flyttas. Organisationerna samlar redan in denna data och då uppstår frågan – kan vi vända efterlevnadsskyldigheter till affärsmöjligheter? Vi behöver komma bort ifrån att låsa in data i stängda rum och börja se dem som en tillgång som kan skapa affärsvärden.

För att uppnå det måste organisationerna bedöma hur de anpassar befintliga datasilor för att möjliggöra informationsdelning mellan system, och på så sätt optimerar verksamheten och ökar effektiviteten. I praktiken kan det här omfatta inhämtade inblickar från data som finns i sjukhusregister för att optimera A&E-flöden (Accident and Emergency), identifiera flaskhalsar och ineffektivitet, och därmed reducera väntetiden för patienterna. En viktig konkurrenskraftig skillnad kan ligga i allt från att optimera verksamheten till att förbättra kundupplevelsen och att omvärdera hur information flödar genom företaget.

Förbereda för framtiden

Genom att överbrygga klyftan mellan system och skapa ett enhetligt informationsnätverk stödjer informationshanteringen införandet av nya tekniker. Och dämpar den så kallade ”snurrstolseffekten”, där personalen måste växla mellan flera tillämpningar för att kunna utföra sina rutinuppgifter. Utan en stabil informationshantering kommer alla försök att använda de senaste teknikerna, som AI och dataanalys, förmodligen att misslyckas.

När organisationer ska införa AI i sina verksamheter är ett stabilt program för informationshantering grundläggande. Att förse ny teknologi med tillgängliga högkvalitativ data skapar också den högsta avkastningen på den nya teknologin.

Genom att ändra uppfattning om informationshantering som en mekanism för efterlevnad till att förstå värdet av information, så kommer företagsledarna att ha goda förutsättningar för att skapa intäkter på de fördelar som nya och uppdykande tekniker skapar.