Vi hjälper er med konferens- och kongressadministrationen

En kongress eller större konferens innebär ett omfattande arbete. Mer omfattande än många tror, vilket kan komma som en kalldusch när planeringsarbetet drar igång. Deltagare bjuds in, anmälningar registreras, hotellrum reserveras och ekonomin hanteras. Vem har egentligen tid över till allt det här?

Anna Kilström ansvarar för kongress- och konferensadministrationen på BokningsBolaget. En nog så viktig pusselbit som måste falla på plats för att totalupplevelsen av en kongress ska bli så bra.
- I vårt fall har vi inte en kund utan kanske 1500. Varje enskild kongressdeltagare är ju vår kund och ska behandlas därefter, menar Anna.

Varje deltagare är vår kund

Man kan tycka att det inte borde ta så mycket tid att administrera hundratals anmälningar till en kongress, men arbetet innebär så mycket mer än att bara ta emot anmälan.
- Vi har mycket kontakt med deltagarna. Det är oss de ringer och mailar om det tycker upp frågor. Och det gör det. Speciellt vid internationella kongresser där många frågeställningar handlar om annat än just kongressen. Det är inte sällan jag får höra ”Aldrig mer! Det här ska vi lägga ut nästa gång”, från dem som någon gång haft hand om deltagaradministrationen själva.

Flexibelt system

På BokningsBolaget använder man de senaste tekniska lösningarna och vet hur man strukturerar informationsmängder till en överskådlig helhet. Systemen är flexibla och anpassas efter kundens behov. Självklart fungerar alla rutiner lika bra på hemmaplan som på kongresser ute i världen.
- Tanken med att ta vår hjälp är att kunden ska kunna lägga sin tid på själva kongressen och fokusera på innehållet.

Anna och hennes kollegor har lång erfarenhet och vet hur allting ska läggas upp för att flyta smidigt. Det kan handla om små detaljer som underlättar arbetet. En rad om specialkost i själva anmälan till exempel, eller hur man lägger upp registreringen på plats så att den flyter smidigt utan köbildning. Tyvärr är det små, tråkiga misstag som folk kommer ihåg. Med bra lösningar kan man lätt undvika dessa.

Vad är kongress- & konferensadministration?

Deltagaradministration
Deltagaradministration omfattar bland annat att skapa register, ta emot anmälningar, registrera anmälningar, bekräfta, löpande rapportering och statistik, deltagarlistor och namnbrickor.

Hotelladministration
Bokning av hotellrum för konferens och kongress samt hantering av anmälningar och önskemål.

Ekonomiadministration
Ansvar för hela den ekonomiska administrationen kring kongress eller konferens som till exempel fakturering, kreditkortshantering, löpande ekonomisk rapportering, ekonomisk uppföljning och slutsammanställning.

Sekretariat
Hjälp att sätta upp och bemanna sekretariat för registrering. Värdar och värdinnor på plats.

Inbjudan & material
En större konferens eller kongress är ofta materialkrävande. Vi åtar oss hela arbetet med att producera och skicka ut inbjudningar, ta fram skyltar och andra trycksaker liksom mappar, pennor, väskor och annat material.

Text: Katarina Brandt