Segling och företags verksamhet har många intressanta likheter. Metafor BIZsailing leder till verksamhetsutveckling med succé!

Segling har den unika bredd av faktorer som leder till succé. Ju mer du tränger dig in i dessa faktorer, desto fler liknelser finner du med de utmaningar som finns inom dagens företag att leverera produkt och tjänst med service i tid från mig till dig.

Företagets spelplan, BIZ, kan vara svår att se och då är inledningsvis jämförelser i form av metaforer bra att använda, vilka skapar nya perspektiv och tvingar oss att tänka lite utanför boxen. Med nya perspektiv tydliggörs spelplanen samt åtgärder att förbättra verksamhetsutveckling. Har du behov att förbättra verksamhetsutvecklingen inom ditt företag? Eventuellt finns det ett antal uppstartade projekt och aktiviteter i bagaget, men sen rann det ut i sanden ... eller med andra ord... Vad var det som hände..?!  Dagliga utmaningar hopar sig på hög…! Ofta är orsaken avsaknad av en gemensam spelplan. Ett inte helt ovanligt problem vi ska behandla i denna text!

BIZ och sailing, har samverkat och utvecklat varandra sedan 3000 f Kr eller tidigare. Bland många metaforer har segling den unika bredd av faktorer som leder till succé. Med denna långa samverkande utveckling ska vi fånga framtiden ur ett holistiskt perspektiv med målsättning att det leder till succé. I denna anda har vi skapat metafor BIZsailing.

Jämförande områden är

• Segling "So What & What's in it for me"?
• Yttre beroenden
• Mål
• Strategi
• Taktik
• Mätsystem
• Material
• Förberedelse
• Besättningsarbete
• Holistisk syn

Segling ”So What & What’s in it for me?”

Segling

Ta en liten stund till eftertanke och flytta dig bakåt i tiden, då våra förfäder började transportera sina varor när sträckan var lång. Den egyptiske hantverkaren behövde med tiden transportera sina varor. En vassbåt på floden Nilen var att föredra jämfört med att ta sig fram över land. Hantverkaren reste ett enkelt segel och utnyttjade vinden i en riktning och flodens ström i den andra riktningen med seglet nedtaget. En första verksamhetsutveckling?

Egypten var ett föregångsland och man har funnit bilder på uppgrävda krukor, från tiden omkring 3000 f Kr eller tidigare, föreställande primitiva båtar med enkla råsegel. Segel gjorde därmed sitt till att komma fram till målet. Många historiska huvudstäder grundlades därför intill vatten. Från enkla vassbåtar utvecklades med tiden stora fullriggare och med dessa ställdes krav på att samordnad besättning och inte minst kontroll över båtens position. Columbus gav sig iväg över Atlanten för att finna en annan sjöväg än vad Vasco da Gama gjorde till Indien. Columbus nådde Amerika år 1492. Han trodde då att han hade funnit en västlig rutt till Indien och befolkningen i Amerika kom därför att kallas indianer. Upptäckten markerar början av den europeiska koloniseringen av Amerika. Tyvärr finns det fortfarande lämningar kvar från vrak då något gick fel. Utvecklingen av segelbåtar stannade dock inte upp, när fartyg försågs med ångmaskinen och dess efterföljare. Dagens segling är allt från fritidssegling till extrem kappsegling, med olika typer av form och material. Segling är därmed beroende av mål, strategi, taktik, mätsystem, material, förberedelse och inte minst en besättning.

Strategi omfattar vägen till det mål du satt upp med seglingen. Taktiska beslut under vägen baseras på en outtömlig kunskap och erfarenhet där du ständigt kan förbättra din segling med allt från förberedelser, säkerhet, navigation, meteorologi och inte minst trimning av uppsatta segel. På tal om material, väljs det efter vilken typ av segling du vill göra. Hur mycket det än skrivs och läses i frågan, krävs också erfarenhet och samordning inom besättningen. Med andra ord är det en fördel att förstå grunderna innan man lägger loss och all förberedelse tar lite tid. Det gäller att ta första steget och därefter ständigt lärande och träning för att nå framtida succé. Säkerhet står alltid högst på agendan. Ju mer man är förberedd, ju mer kan man tänja på gränserna.

Företag

Parallellt med segelbåtar och dess historia från vassbåten har livet på land alltid kretsat kring handel av varor och tjänster. Transporter med större segelfartyg möjliggjorde ständig utveckling av dåtidens varor och vice versa. Nya marknader möttes och kunskap utbyttes. Industrialismen såg sitt ljus under 1700-talet och blommade ut under 1800-talet. Hela tiden sedan dess har olika verksamheter utvecklats och nya har skapats. Henry Ford var banbrytare med det löpande bandet och visst har denna tillverkningsprocess förbättrats och förändrats med åren.

Från att vara säljarens marknad är det idag köparen, kunden, som äger marknaden. Vad gör konkurrenterna..? Därför är det är nu, idag, än viktigare att förstå kundens behov samt att ständigt förbättra sin egen verksamhet. Att skriva om detta är lätt, men det är en utmaning att göra i verkligheten. Det gäller att ”Fånga framtiden”! Här är jämförelsen intressant mellan företag och segling. Vinden är den yttre kraftkälla som krävs för seglingen, vilken ibland kan vara svår att finna och ibland kommer allt på en gång. Företagets yttre kraftkälla är kunden. Utan kund ingen omsättning! Massor av kunder eller få stora kunder med stort behov genererar positiv fart på företaget om man är väl rustad. Hur man löser ”Fånga framtiden” inom företag kan ske på många sätt och det finns inget standardsätt att bara kopiera. Vad som är best practice för ett företag behöver inte vara best practice för andra företag. Däremot är det helt klart att lösningen är nära med en spelplan där den enskilda personen, inom företagets eget best practice, ständigt förbättrar sitt bidrag och levererar produkt och tjänst med service i tid från mig till dig!

So What?

• Vet du varför det blåser? Nöjer du dig med att det blåser…? Vad är ditt behov i frågan?
• Vem är din kund? Intern eller extern?
• Hur fångar du kundens behov? Är det generella antagande eller …?

Yttre beroenden

Segling

Varför blåser det? Hur många gånger har du ställt dig denna fråga? Jag vill säga att du är unik om du har gjort det. Många tar det för givet att det blåser och agerar reaktivt efter denna situation. Några svarar skillnader i lufttryck, och då kommer följdfrågan; Varför dessa skillnader i lufttryck..? Svaret på frågan är att det är solen! När jordens yta absorberar solens energi, vänder den ljuset till värme. Denna värme på jordens yta värmer luften ovanför. Att varm luft stiger vet de flesta! Luften över ekvatorn blir varmare än ytan nära polerna och ett stort rörligt luftflöde sätts igång, vilket vi kallar vind. Då jorden består till stor del av vatten och olika typer av landformationer uppstår skillnader i lufttryck med resultat en komplex rörlighet av vindarna. Detta är lite av hemligheten inom meteorologin. Så länge solen skiner kommer vindar att finnas.

Med denna kunskap kan taktikern ombord mer effektivt finna lokala sjöbrisen och därmed öka farten. I samma område finns en ytterligare segelbåt med en taktiker ombord, vilken saknar denna kunskap. Denna taktiker accepterar bleket båten befinner sig i, med resultat låg eller ingen framfart. Visst kan man segla utan denna kunskap och erfarenhet, men inte vara med i topp-striden, tävling efter tävling.

Se denna fråga och svar som en grundplattform du kan bygga din kompetens utifrån och inte minst ditt engagemang till ständigt lärande.

 Företag

I ett företag gäller det att förstå kundens behov och att se till att kunden blir tillfredsställd utöver förväntan. Utan kund ingen verksamhet!

So What?

• Ur betraktarens perspektiv hörs sällan Varför, Varför och återigen Varför!
• Ordet Varför leder till att du till slut förstår grundorsaken.
• Har du ställt samma fråga ”Varför” till Din externa eller interna kund?

Mål

Segling

På ett eller annat sätt har alla en målsättning med sin segling. Familjen har kanske drömmen att komma ut i skärgården och segla lugnt mellan öarna. För att uppnå detta mål sätter familjen upp delmål, vilka kan vara mer eller mindre tydliga. Å andra sidan sätter exempelvis den professionella ledningen upp mål att vinna ett ocean race. Det övergripande målet är med all säkerhet tydliggjort med ett antal delmål. Dessa delmål kretsar kring planering, båt byggande, bemanning av besättning, träning och genomförande av själva seglingen där den enskilda besättningsmannen har sina mål tydliga.

Företag

Ett företag i excellens har tydliga och engagerande mål, vilka är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta. Utmaningen är att tydliggöra företagets mål och därmed skapa engagemang i organisation med resultat att alla dagligen bidrar till företagets mål. En spelplan inom företaget är en förutsättning för denna utmaning.

So What?

• Hur är ditt företags mål formulerat?
• En vanlig fråga som ställs är - Vad arbetar du med?
• Borde kanske vara - Vad är ditt bidrag till företagets mål?
• Kan det mätas?

Strategi

Segling

Under en segeltävling ska du ta dig till olika rundningsmärken. Det gäller då att tänka igenom bästa väg, vilken är beroende av många olika yttre faktorer som vind, vatten, land och inte minst konkurrerande segelbåtar. Man kan se det som en stor spelplan. Hela tiden ska båtens fart mot rundningsmärket optimeras och det är självklart inte bara att styra mot detta märke, utan allt beror på aktuell vindriktning och vad konkurrenterna gör. Ska du följa de övriga segelbåtarna eller ta din egen väg? Då alla seglar med vinden är det mindre risk jämfört när man seglar mot vinden för då kan ett felaktigt drag skilja vinst mot förlust.

Företag

Det företag som saknar en tydlig, kommunicerad och förankrad strategi blir reaktivt och det kostar både tid och pengar att lösa akuta problem när de uppstår. En spelplan med tydlig strategi handlar om en långsiktig plan för att uppnå uppsatta mål med resultat att alla i organisationen levererar produkt och tjänst med service i tid från mig till dig! Då organisationen medverkar till framtagning och dess uppdatering av strategin skapas förståelse och förankring. Antalet onödiga problem minimeras och hela organisationen kan lägga all kraft på operativ verksamhet samt att ständigt bli bättre.

So What?

• Hur ser spelplanen ut inom ditt företag? Har ni samma holistiska bild eller…?
• Förstår organisationen strategin?
• Vilka har deltagit i framtagningen av strategin?
• Vad är din tolkning av leverera produkt och tjänst med service i tid från mig till dig?

Taktik

Segling

Nu befinner du dig i en situation där du seglar mot vinden där konkurrenten befinner sig intill din båt. Frågan är nu vem som ligger bäst till i förhållande till vinden? Det ska självklart vara du som har bäst taktik ombord! Konkurrenten gör kanske ett oförutsett drag med resultat att du måste ta ett beslut. Är det då du som är reaktiv? Att utse en person ombord med ansvaret för taktiska beslut gör att resten av besättning kan koncentrera sig på den operativa trimningen under seglingen.

Företag

Inom ett företag är det alltid de små sakerna som bygger upp helheten. Å andra sidan är helheten större än alla detaljer. När det gäller att införa en större förväntad verksamhetsförändring sker det ofta via projekt. Resultatet skall framöver lämnas över till organisationen med en vision att företagets helhet blir effektivare. Verkligheten säger att genomförandet är en utmaning då ett antal kända och okända utmaningar finns under vägen mot målet. Resultat i form av stoppade, försenade och fördyrade projekt är inte helt ovanligt. Styrgruppen har här stort ansvar att bemanna projektet med projektledning som har erfarenhet av vald arbetsmetod, förståelse av aktuell verksamhet samt förmåga att genomföra projektet. Projektledningen har sedan i sin tur stort ansvar att kommunicera, motivera och engagera projektteamet under vägen mot uppsatt mål. Projektteamet kan då koncentrera sig på att utföra sina aktiviteter. Alla i projektet och mottagande organisation står som vinnare när målet är nått. Det företag som kan föra taktik på den nivån är vinnaren!

So What?

• Ovanstående är lätt att skriva och tala om. Utmaningen är att göra det i verkligheten!
• Är projektmetoden inom ditt företag beprövad, kommunicerad och förankrad?

Mätsystem

Segling

Plats och tid är två viktiga komponenter att vara noggrann med när man planerar sin segling. Det är också innebörden av ordet navigering att vid framförandet av en farkost kunna bestämma position, kurs och fart samt planera sin rutt. Här kan man göra en ytterligare historisk resa i ämnet. Hur navigerade personen ombord på vassbåten när öppna vatten för första gången skulle besegras? Inte hade han då dagens mätsystem ombord att planera och följa upp sin rutt med plats och tid! Trimning av uppsatta segel hanterade han säkert så bra han kunde.

Från denna tid fram till idag har utvecklingen gått framåt med resultat av säkrare positionering. Intressant är att vi än idag använder kartor grundade på metoder framtagna av två personer, Mercator och Gauss, som levde på 1500-talet respektive 1700-talet. De flesta segelbåtar har idag en uppsättning av mätinstrument visande position, vindriktning, -styrka mm. Namn på dessa instrument och dess använda måttenheter kan ibland låta kryptiskt, men samtliga har sin historiska förklaring och är användbara med dagens tekniska utveckling. Därutöver finns ett antal mätpunkter kring mast och segel, vilka ständigt trimmas för att optimera båtens fart.

Företag

Likväl inom företag kan denna historiska resa göras. Idag är det, än mer, viktigt att ha kontroll över situationen. Utmaningen är att finna lämplig uppsättning av mätpunkter och dess nyckeltal, vilka alla leder mot uppsatt övergripande mål. Med en gemensam och förankrad spelplan, där verksamhetsprocesser är visualiserade och förankrade genom hela organisationen, underlättas identifieringen av dessa mätpunkter och genomförande av dess korrigerande åtgärder. Här har processägaren en viktig roll! Alla i företaget ska kunna identifiera sig med de mätpunkter de kan påverka och därmed trimma sina aktiviteter mot uppsatta mål. Tidsfaktor och beslutsamhet i denna förbättringsprocess bidrar till framgång.

So What?

• Hur ser mätsystemet ut i ditt företag?
• Har du identifierat de mätpunkter du kan påverka?

Material

Segling

Då det gäller båtens material är underhåll a och o. Med slät botten slipper Du att ha handbromsen inkopplad. Även seglens konstruktion och material är viktig. Ovan nämnd historisk resa i segelbåtens utveckling, visar att utvecklingen har skenat iväg de senaste åren jämfört med en förhållandevis stabil förändring sedan första vassbåten med segel skapades. Nu, idag, gäller det att vara med i denna utveckling om man har som vision och mål att vara i topp.

Företag

Inom företag gäller samma sak att maskinparken underhålls och förnyas för att möta dagens och framtidens mål. Tillika gäller informationssystemen inom spelplanen, vilka måste samverka ur ett holistiskt perspektiv med verksamhetsprocesser och organisation. Samordning, kunskap och erfarenhet kring detta perspektiv är nyckeln till framgång gällande drift, underhåll samt utveckling.

So What?

• Hur ser processen ut inom ditt företag gällande drift, underhåll och utveckling?

Förberedelse

Segling

I kapitlet -Segling ”So What & What´s in it for me”- talades det om saker som ska vara ombord innan du lämnar hamnen. Inte att förakta är grundinställning av masten. Med fel inställning får Din båt inte den fart du behöver. Då det gäller säkerhet ska båten klara alla förhållanden i planerade farvatten. När problem uppstår ska nödvändigt material och erfarenhet finnas ombord. Den oförberedda besättningen köper säkerhet, men kan inte använda den när stormen slår till. En livflotte ombord utan förberedd träning skadar mer än den hjälper!

Företag

Att lösa akuta problem är viktigt ur kortsiktigt perspektiv. Tid att finna och därmed åtgärda grundorsaken blir ibland nedprioriterat då nya akuta problem återuppstår. Förbättringsaktiviteter blir i vissa fall nedprioriterade av denna anledning. Förbättringen blir i sämsta fall aldrig genomförd. Ständig bearbetning av verksamhetsprocesser, roller och regelverk, där organisationen i alla led deltar i framtagningen medför att dessa akuta problem minimeras. Därmed är även ständig förbättring införd med inbyggd säkerhet!

En oförutsedd händelse, vilken skapar katastrof är brand. Ett exempel är att flertal företag köper sig säkerhet med brandsläckare och då placeras två brandsläckare oftast intill varandra med en skylt ovanför respektive brandsläckaren där typ av släckare har störst text. En fråga är vem använder dessa brandsläckare vid en nödsituation? Jo, den anställde och inte brandmannen! Vid en krissituation ställs då den anställde inför ett val mellan dessa två brandsläckare, där det inte får ta många sekunder innan brandsläckaren används för att släcka branden. Vad händer vid fel val då man inte ser den finstilta texten? Visst är det skillnad att tala om detta i förberedande syfte jämfört med en verklig stressad situation i en mörk och rökfylld lokal? Vet alla vad skillnaden är på koldioxid, pulver, skum och vatten som släckmedel? Hur tränas personalen? Hur kan situationen förebyggas? Hur ska detta inköp av brandsläckare göras? Har förfrågan till minst två leverantörer av brandsläckare ställts avseende detta? Här finns förbättring att göra!

Finns det ytterligare dolda risker inom ditt företag som kan minimeras och inte minst förebyggas?

So What?

• Är ditt företag ”rustat” för en processorienterad verksamhet med inbyggd säkerhet?
• Titta lite runt din arbetsplats hur brandsläckare är placerade. Alltid bra och viktigt att belysa!

Besättningsarbete

Segling

Alla i besättningen ska ha sin tydliga roll och förstå helheten. Det är både besättningsmannens och kaptens ansvar att det tas och ges tillfälle för ständigt lärande inom denna seglingskonst. Kommunikation ombord är av största vikt för att undvika missförstånd. Visst finns det speciella termer inom segling, men samtliga har en historia och definition. Med gemensam vokabulär säkras enskilda ordets innebörd och därmed minimeras risken att fel åtgärd utförs. Under segling ska det inte ta lång tid innan korrigerande åtgärd är införd. Att ligga före konkurrenterna med rätt balans i framförandet är engagerande när alla bidrar till framgången.

 Företag

Alla i organisationen ska förstå helheten och där ha sin tydliga roll, ansvar och befogenhet. Det som ofta brister inom företag är att spelplanen saknar en verksamhetsmodell av hela verksamheten eller att modellen saknar verklighetsanknytning. En ofta förekommen konsekvens vid denna brist är att onödig argumentation uppstår och då är det självklart inte jag som individ som har gjort fel. Eller…. ? En som ser detta är tyvärr kunden! Med gemensam vokabulär, beskrivna huvudprocesser samt därtill kopplade del- och stödprocesser underlättas allt samarbete. Inte nog med detta, det behövs även en effektiv och ständigt lärande organisationskultur. Då finner den anställde engagemang och passion att leverera produkt och tjänst med service i tid från mig till dig!

So What?

• Hur är det med lärande kultur inom ditt företag?
• Finns det någon dokumenterad strategi i frågan?
• Vad är ditt dagliga bidrag i frågan?

Holistisk syn

Segling

Att som seglare enbart köpa en ny båt utan att förstå ovanstående helhet är kanske bra för den enskilde köparen när båten ska hämtas efter inköpet. Allt är nytt och intressant samt att det okända är okänt. Här finns alternativet att köparen är nöjd och glad med detta och tar problemen eller utmaningarna när de kommer, med allt vad det innebär. Det andra alternativet är en segelbåt med en passionerad och kompetent besättning som kan njuta av lugnet med god middag ombord, och samtidigt vara förberedda med material, kunskap och erfarenhet enligt uppgjord spelplan.

Företag

Ett företag med en genomarbetad spelplan och kan svara på frågorna ”Vad, Varför, Hur, Vem, Var, När” när det gäller Mål, Strategi, Verksamhetsmodell, Mätsystem, Organisation och Informationssystem har större möjligheter till framgång jämfört med ett företag som saknar dessa svar.

So What?

• Vilket företag vill du vara ”ombord” på? Med eller utan denna holistiska syn?

Slutord

Vår förhoppning är nu att du nu fått nya intressanta perspektiv på verksamhetsutveckling via metafor BIZsailing och tar med dig dessa in i framtiden. En lämplig fråga i slutet av denna text är..

• Varför har du behov att förbättra verksamhetsutvecklingen inom ditt företag?

Med vårt holistiska angreppssätt inom verksamhetsutveckling erbjuder vi tjänster att införa unika BIZsailing Projektmetod och BIZsailing Processorientering baserade på teori, kunskap och erfarenhet. Dessa guidar dig genom den ständiga utvecklingen av samspelet mellan organisation, affärsprocesser och informationssystem, vilket i sin tur möjliggör för ditt företag att effektivt införa förändringarna i dagliga aktiviteter.

 Kontakta oss gärna för att ta reda på hur BIZsailing kan hjälpa dig att tänka i nya banor. www.bizsailing.se