Regeringens förslag för att minimera antalet fysiska deltagare vid bolags- och föreningsstämmor

Covid-19 gör att många aktieägare och medlemmar får svårt att delta på bolags- och föreningsstämmor, exempelvis för att de tillhör en riskgrupp eller på grund av att de inte kan resa till den ort där stämman hålls. Det finns i nuläget inte någon möjlighet för ett aktiebolag eller en förening att avstå från att hålla årsstämma eller att skjuta upp den till efter sista tillåtna dag (som infaller sex månader efter räkenskapsårets utgång). Regeringen föreslår därför en tillfällig lag i syfte att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor och göra det lättare för aktieägare och medlemmar att delta utan att personligen närvara.

Förslaget innebär i korthet att

1. Alla aktiebolag tillåts att använda sig av fullmaktsinsamling (dvs där en specifik person anges som ombud i en fullmakt som tillhandahålls aktieägarna) och postomröstning trots att detta inte reglerats i bolagsordningen eller att information om detta inkluderats i kallelsen;
2. Ett särskilt fullmaktsformulär eller formulär för postomröstning ska hållas tillgängligt på bolagets webbplats eller skickas till aktieägarna senast en vecka innan stämman; och
3. Bolaget ska lämna information om hur aktieägarna ska gå till väga för att utöva sin rösträtt, antingen på webbplatsen, e-post och/eller post.

Motsvarande bestämmelser föreslås för bl.a. ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar och företag på finansmarknaden.

Förslaget beräknas läggas fram till riksdagen för beslut i början av april. Lagen föreslås träda i kraft den 15 april och upphöra vid utgången av 2020. Enligt förslaget kan dock bolaget vidta de åtgärder som omfattas av den tillfälliga lagen redan före den 15 april under förutsättning att bolagsstämman äger rum tidigast då lagen trätt i kraft.

De bolag som väljer att använda sig av antingen fullmaktsinsamling eller poströstning med stöd av den föreslagna lagen bör notera att de tillfälliga reglerna endast ger bolag en möjlighet att begränsa antalet närvarande aktieägare och således inte begränsar aktieägarens rättigheter på stämman.

Vid tillämpande av postomröstning ska också noteras de ökade administrativa åtgärder som krävs samt kostnaderna därtill. Delphis uppfattning är att ett tillhandahållande av ett blankt fullmaktsformulär samt bolagets upplysande om att man kan ge fullmakt till en viss person, exempelvis stämmans ordförande, och möjligheten att förse fullmakten med en röstinstruktion, alternativt tillhandahållandet av förtryckt fullmaktsformulär där ett ombud utpekas, tillgodoser aktieägarnas möjlighet att delta på distans.

Se även våra tidigare artiklar om covid-19 och bolagsstämmor i Webinars Q&A, Delphi insights: Covid-19 – legala konsekvenser och Bolagsrättsliga och aktiemarknadsrättsliga aspekter av covid-19.

Denna artikel är skriven av Mats Dahlberg och Clara Jarbrand.