Hur fungerar digital projekthantering? Del 5: Projektuppföljning

På AddMobile vet vi att digital projekthantering underlättar vardagen i byggbranschen. Därför fortsätter vi nu vår bloggserie om fördelarna med att arbeta digitalt och hur ett arbetsflöde i AddMobiles projekthanteringssystem kan se ut.

Tidigare har vi gått igenom stegen från hur en arbetsorder skapas, planeras och kommuniceras för att sedan genomföras och återrapporteras samt avslutas och tas vidare för attestering, prisjustering och hantering av leverantörsfakturor. Här berättar vår projektledare Oskar Andersson hur du följer upp projekt, löpande under arbetets gång, eller när arbetsordern är genomförd och fakturerad.

Använd både kalkyl och projektuppföljning
Med projektuppföljningen kan du antingen jämföra arbetsorderns utfall mot din kalkyl – eller se över täckningsbidrag och täckningsgrad (TB/TG) för en bättre och mer ingående överblick. Till exempel kan du se över flera arbetsorder inom ett och samma projekt, eller alla arbetsorder som finns på en kund.

Genom att kombinera användandet av både kalkyl och projektuppföljning får du stenkoll på företagets ekonomi – genom hela arbetsprocessen. Och ju bättre koll ni har på ekonomin, desto större lönsamhet kan ni få.

Anpassa uppföljningen efter ert arbetssätt
Hur och när er projektuppföljning görs beror helt på hur du och din verksamhet arbetar. Det kan göras när som helst och beror ofta på hur stort projektet är. Ju större och mer komplext desto större behov att kontinuerligt följa upp kalkylen så att det inte blir för stora avvikelser eller obehagliga överraskningar. Vid mindre projekt och exempelvis servicearbeten är det vanligt att projektuppföljningen görs mer sällan och efter det att projektet avslutats – exempelvis varje månad.

Hur genomförs projektuppföljningen?
Under fliken ”Projektkalkyl” på den aktuella arbetsordern är det enkelt att löpande följa upp projektet. Här kan du få en överblick över kostnader och vinst samt sortera och kategorisera exempelvis material eller hyrkostnader.

Om projektuppföljningen sker först efter avslutat arbete kan du beräkna TB/TG på olika nivåer och även göra en mer övergripande uppföljning. Du kan se utfallet för alla arbetsorder på ett specifikt projekt, en specifik kund eller inom ett datumintervall. Med utgångspunkt från funktionen TB/TG kan du enkelt sätta mål och i reella siffror se hur långt kvar det är till målet – eller hur långt över målet ni nått.

Oavsett hur ni föredrar att arbeta med projektuppföljningen kommer den ge er en bättre översikt över företagets ekonomi – och inte minst vinst!

Detta var det sista blogginlägget om projekthantering. Nu vet du allt du behöver för att ha full koll. Tveka inte att kontakta oss för ett möte eller om du har frågor.