Hur fungerar digital projekthantering? Del 1: Från förfrågan till arbetsorder

På AddMobile vet vi att digital projekthantering underlättar för företag inom byggbranschen. Därför presenterar vi nu en bloggserie där vi går igenom hur smidigt det är att arbeta digitalt och hur ett arbetsflöde i AddMobiles projekthanteringssystem kan se ut – hela vägen från en förfrågan från en kund till avslutat arbete och projektuppföljning.

I bloggseriens första del berättar vår Product Manager Andrew Chamberlain om hur en förfrågan omvandlas till en arbetsorder.

Steg 1: Förfrågan

Det finns flera sätt att ta emot förfrågningar till projekthanteringssystemet, beroende på hur du föredrar att arbeta. Förfrågningar via mejl och formulär (till exempel från er hemsida) hamnar direkt i AddMobiles system. Hanterar ni inkommande arbeten via andra system, exempelvis kund- eller orderportaler, kan även dessa integreras till vårt projekthanteringssystem. Då samlar ni enkelt alla förfrågningar på ett ställe.

Genom att samla inkomna förfrågningar digitalt i AddMobiles projekthanteringssystem får ni en tydlig överblick och riskerar inte att något faller mellan stolarna.

Steg 2: Kalkyl

När en förfrågan kommit in kan du omvandla den till en kalkyl. I kalkylen beräknar du vad arbetet kommer att kosta och kan inkludera beräknad tidsåtgång, hyrkostnader av maskiner och utrustning samt materialanvändning.

Kalkylen hjälper dig få en tydlig överblick i hur stor vinst arbetet genererar åt företaget och ligger även till grund för projektuppföljningen som görs vid avslutat arbete (mer om det i den sista delen av vår bloggserie).

Steg 3: Offert och anbud

Behöver kunden få tillbaka en offert eller ett anbud skapar du enkelt detta baserat på din kalkyl. Behövs ingen offert eller anbud kan du direkt skapa en arbetsorder baserat på kalkylen.

Steg 4: Skapa en arbetsorder

När en offert eller ett anbud godkänts, eller när du är nöjd med din kalkyl, skapas en arbetsorder. Du väljer vilken information som ska överföras från förfrågan och kalkylen till arbetsordern – till exempel material, planerad tidsåtgång och arbetsbeskrivning. Har du integrerat ditt affärssystem till projekthanteringssystemet importeras ditt kundregister från affärssystemet. På så sätt blir det enklare att både bokföra och samla alla arbetsorder på en specifik kund eller ett projekt.

När all information är ifylld är din arbetsorder färdig att planeras ut till de som ska utföra arbetet. Hur du planerar ut arbeten och resurser till fältarbetarna kommer vi berätta mer om i vårt kommande blogginlägg. Vill du redan nu veta mer om hur era arbetsdagar kan bli enklare och effektivare? Kontakta oss så berättar vi gärna mer!