Med kundportalen har Solör digitaliserat avfallshanteringen med bättre översikt

Avfallshantering innebär många olika lagar och regler att förhålla sig till. Att ha ordning på all dokumentation och beställningar underlättar för alla olika medarbetare som är inblandade. Allt från beställare, chaufför och administratör. När Solör Bioenergi ville digitalisera sin manuella avfallshantering med olika dokument till en kundportal där allt kan administreras enklare kontaktades 3bits. Genom att använda 3bits Blueprint för kundportal som grund kunde projektet genomföras både kostnadseffektivt och på kort tid.

Solör Bioenergy Group är en ledande aktör inom förnybar energi baserad på trädbränslen med 900 000 användare varje dag. De finns på 300 platser i framför allt Sverige och Norge där de producerar och distribuerar fjärrvärme, ånga och el till bostäder, företag, offentliga verksamheter och industrier. Deras verksamhet omfattar även energiåtervinning av impregnerat trä och produktion av biobränsle, samt drift och underhåll av kommunala och privata VA-anläggningar.

Kundportalen används för att hantera avfallet i den stora industriparken Raufoss i Norge. En del av avfallet hämtar Solör från kunderna och en del lämnar kunderna själva direkt till Solör Bioenergi Utility Solutions som sedan tar hand om det.

Underlättar flödet

Inför projektet togs det tillsammans fram en specifikation vad de olika rollerna skulle kunna göra inne i portalen och vilka rapporter som skulle skapas. Det finns möjlighet att skräddarsy 3bits Blueprint för kundportal så att den passar varje unik verksamhet även om flera funktioner ingår som standard.

Inne i Solörs kundportal kan man bland annat:

• Lägga och hantera order. Dels kan kunden använda funktionen själv, men om kunden skulle ringa in så kan Solörs medarbetare enkelt lägga en order för kunden inne i kundportalen. För att underlätta orderläggningen kan man bara välja mellan de material som är registrerade för den specifika kunden. Med funktionen Sök order kan kunden se sina beställningar. För chaufförens del visas automatiskt alla order som kan hämtas nu.
• Ha kontroll på avfallslagret. För avfallshantering blir det allt viktigare att kunna följa avfallet från A till B. Olika myndigheter har krav på dokumentation. Ett är att de behöver veta hur mycket avfall som finns lagrat inom anläggningen. Därför står det nu tydligt inne i kundportalen hur många kg och liter avfall det just nu finns i avfallslagret hos Solör.
• Skapa rapporter. I Solörs fall finns det till exempel orderrapport, lagerrapport och utleveransrapport inne i portalen. Det går även att göra skillnad på vilka rapporter kunden eller Solör ska se och även reglera till endast vissa roller på Solör. När rapporten genereras går det att göra vissa urvalskriterier innan den sparas ned.
• Skapa fakturaunderlag. Fakturaunderlaget skapas automatiskt inne i kundportalen och det går även att lägga till manuella rader om något måste justeras. En export görs sedan för att skicka underlaget vidare till ekonomisystemet där fakturan skapas. På samma sätt som för order finns det olika statusar för att lätt kunna söka bland fakturaunderlagen.
• Hantera kunder och användare. Det är både kunder och Solörs medarbetare som kan administreras inne i kundportalen. Medarbetare kan ha olika roller som gör att behörigheten till olika funktioner inne i systemet skiljer sig åt.
• Administrera material. Det går även att administrera de olika materialen som kunderna har som avfall och ange priserna för dem. Det finns olika bestämmelser och det är styrt per kund vilka material som den kunden har för sitt avfall.
  

Tydligt för medarbetarna

Den nya kundportalen med den digitaliserade lösningen innebär att det är lättare för den som hämtar avfallet eftersom det blir tydligt vad den chauffören ska hämta och hur mycket kunden har uppskattat att det rör sig om. När chauffören har hämtat avfallet uppdaterar man informationen med antalet transporter och anger slutlig mängd i portalen och vilket datum det är utfört så att faktureringen blir rätt. Beroende på material så visas även rätt avfallskoder i kundportalen vilket underlättar för Solör när avfallet vidarerapporteras till myndigheterna.

- Kundportalen har underlättat arbetsprocessen och vi har fått bättre kontroll. Vi får en bra översiktsbild på avfallslagret och kan bli effektivare i det dagliga arbetet, säger Atle Strand, Platschef på Solör Bioenergi Utility Solutions.

Kundportalen är byggd som en responsiv sida så att den ska fungera bra antingen på en surfplatta, mobil eller desktop. Innan avfallshanteringen digitaliserades jobbade man mycket med papper och Excel. Den nya lösningen är inte bara enklare för kunden och chauffören utan underlättar också för fakturering. Kontroller kan göras lättare och det blir ett effektivare arbetssätt. Det har underlättat flödet för medarbetarna på Solör och uppskattas även av kunderna.

- Som kund i en annan kundportal 3bits utvecklat kände vi oss trygga med att de skulle kunna lösa de behoven vi hade för Solör när vi behövde digitalisera vår process. Samarbetet fortsätter med vidareutveckling av ny funktionalitet i portalen, avslutar Atle Strand.

www.solorbioenergi.no