Meningsløse oppbevaringskrav til regnskapsdokumentasjon

Regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge, fastslår Bokføringsloven. – Dette lovverket er gammeldags, ignorerer den teknologiske utviklingen og er nesten umulig å etterleve, hevder Rune Aale-Hansen, adm.dir. i Regnskap Norge.

Digitaliseringen av samfunnet pågår for fullt. Men bokføringslovgivningen henger etter – og det berører hele næringslivet. Regnskap Norge har tidligere foreslått at regelverket om oppbevaringssted for regnskapsmateriale moderniseres i takt med teknologien.

Ved elektronisk oppbevaring er det i dag den fysiske serverplasseringen som må vurderes – er denne i Norge eller i utlandet? Regnskap Norge vil at loven endres slik at regnskapsdata skal kunne lagres «i skyen».

– Dagens krav om lagring i Norge forutsetter oppbevaring på egne identifiserbare servere for den enkelte virksomheten. Begrunnelsen er at det gir mulighet for å gjøre beslag av serverne og den elektroniske dokumentasjonen, sier Rune Aale-Hansen, adm.dir. i Regnskap Norge: – Dersom du ønsker å oppbevare elektronisk dokumentasjon i utlandet utenom Norden, må du få dispensasjon fra Skattedirektoratet. Da stilles det krav til at oppbevaringen skjer som ledd i en felles konsernløsning og at den fysiske adressen til serverplasseringen er kjent.

Hva skal Skatteetaten med adressen?

– Vilkårene om utenlandsk konsernløsning og opplysninger om serverplasseringen er i praksis umulige å oppfylle! Få næringsdrivende er etablert i det landet hvor datasenteret er plassert, og adressen ønsker leverandørene å hemmeligholde av sikkerhetsmessige årsaker. Hva Skatteetaten skal med adressen, kan man lure på, sier Aale-Hansen.

– Et mellomstort datasenter har tusenvis av servere som lagrer data for millioner av brukere. Skal Skatteetaten fysisk reise til datasenteret, banke på døren og ta med seg en server til Norge som også inneholder mengder av annen data? Det har trolig aldri skjedd, og kommer ikke til å skje. Det gir heller ikke mening når Norge i kraft av skatteavtalene kan kreve dokumentasjonen utlevert, sier Aale-Hansen.

Løsningen er et krav om elektronisk tilgjengelighet i Norge

– Problemstillingen har vært aktuell i flere år, men det er fortsatt ingen løsning på plass. Regnskap Norge mener at kravet til oppbevaringssted i stedet bør erstattes med et krav om elektronisk tilgjengelighet i Norge, under gitte vilkår, sier Regnskap Norge-direktøren: – Årsaken til at denne moderniseringen er viktig er at:

• Den muliggjør en langt tryggere og miljøvennlig datalagring enn om man skulle forestått den selv.

• Den gir administrative og økonomiske forenklinger for virksomhetene.

• Levedyktige virksomheter unngår å bli lovbrytere av meningsløse årsaker.

– Det finnes ikke lenger noen god forklaring på at regnskapsdokumentasjon ikke skal kunne lagres i skyen, annet enn mangel på kunnskap og grunnleggende forståelse for den teknologiske utviklingen, avslutter Aale-Hansen.