Kravene til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon – umoderne og meningsløse

Bokføringsloven fastslår at regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge, men med mulighet for elektronisk oppbevaring i Norden. Ved elektronisk oppbevaring er det den fysiske serverplasseringen som må vurderes – er denne i Norge eller i utlandet? – Lovverket er gammeldags og ignorerer den teknologiske utviklingen. Regnskap Norge vil at regelverket moderniseres slik at regnskapsdata skal kunne lagres «i skyen», sier Rune Aale-Hansen, adm.dir. i Regnskap Norge.

Digitaliseringen av samfunnet pågår for fullt. Et område som imidlertid henger etter, er deler av bokføringslovgivningen – som berører hele næringslivet. Regnskap Norge har tidligere foreslått at regelverket om oppbevaringssted moderniseres i takt med teknologien.

– Dagens hovedkrav om lagring i Norge, forutsetter oppbevaring på identifiserbare servere. Begrunnelsen er at det gir mulighet for å gjøre beslag av serverne og den elektroniske dokumentasjonen i forbindelse med etterforskning av økonomisk kriminalitet, sier Rune Aale-Hansen, adm.dir. i Regnskap Norge: – Dersom du ønsker å oppbevare elektronisk dokumentasjon utenfor Norden, må Skattedirektoratet fatte vedtak om dispensasjon. Regelverket stiller blant annet krav om at oppbevaringen i utlandet skjer som ledd i en felles konsernløsning og at den fysiske adressen til serverplasseringen er kjent.

– Vilkårene om utenlandsk konsernløsning og opplysninger om serverplasseringen er i praksis umulige å oppfylle. Få næringsdrivende er etablert i det landet hvor datasenteret holder til, og adressen til dette ønsker leverandøren å hemmeligholde av sikkerhetsmessige årsaker. Hva Skatteetaten skal gjøre med adressen, kan man også lure på, sier Aale-Hansen.

– Et mellomstort datasenter inneholder tusenvis av servere som lagrer data for millioner av brukere. Skal Skatteetaten fysisk reise til datasenteret, banke på døren og ta med seg en server til Norge som også inneholder mengder av annen data? Det har trolig aldri skjedd, og kommer ikke til å skje. Det gir heller ikke mening når Norge i kraft av skatteavtalene kan kreve utlevert dokumentasjon, sier Aale-Hansen.

– Problemstillingen har vært aktuell i flere år, men det er fortsatt ingen løsning på plass. Regnskap Norge har gjentatte ganger foreslått at kravet til oppbevaringssted bør erstattes med et krav om elektronisk tilgjengelighet fra Norge, under gitte vilkår, sier Regnskap Norge-direktøren: – Denne moderniseringen er viktig fordi:

• den muliggjør en langt tryggere og mer miljøvennlig datalagring enn om man skulle forestått den selv,
• den gir administrative og økonomiske forenklinger for virksomhetene,
• levedyktige virksomheter unngår å bli lovbrytere av meningsløse årsaker.

– Det finnes ikke lenger noen god forklaring på at regnskapsdokumentasjon ikke skal kunne lagres i skyen, annet en mangel på kunnskap og grunnleggende forståelse for den teknologiske utviklingen, avslutter Aale-Hansen.