Blogginnlegg -
Vet du hvor dine medarbeidere er akkurat nå?
Med økt reisevirksomhet, og økt usikkerhet i forbindelse med Ukraina-krisen: Vet du hvor dine medarbeidere er nå? Og hvis det skjer noe der de er, hvordan skal du raskt komme i kontakt med dem?
Større organisasjoner vil som regel til enhver tid ha personell på reise, enten på korte forretningsreiser, eller på mer langvarige opphold i ulike deler av verden. Smitteutbrudd, naturkatastrofer, og som Ukraina-krisen har vist oss, en usikker sikkerhetssituasjon i Europa, gir økt behov for å ha oversikt over hvor medarbeidere befinner seg – og løsninger for raskt å kunne komme i kontakt med dem dersom det oppstår en kritisk situasjon.
Noen sentrale spørsmål:
- Har du rutiner og verktøy for å holde oversikt over ansatte på reiser?
- Har du rutiner og verktøy for varsling av medarbeidere ved kritiske situasjoner?
- Hvordan sikrer du sikker informasjonsflyt til og fra medarbeidere ved kritiske situasjoner?
- Har du rutiner og verktøy for rapportering av uønskede hendelser (utpressing, etc)
En CIM-modul for personell på reise kan løse mange av disse utfordringene.
– Med Oppdragsmodulen for personell på reise, registrerer medarbeiderne selv reisen og oppdaterer sin kontaktinformasjon. Da blir det lettere å få oversikt over hvem som er på reise i hvilke områder, og det er enkelt å varsle de gjennom CIM dersom det oppstår en hendelse i området der de befinner seg, enten det er kritiske hendelser som politisk uro, smitteutbrudd eller naturkatastrofer, sier prosjektleder Tove Selbekk i F24 Nordics.
Oversikt over studenter på reise og feltarbeid
Problemstillingen er også aktuell for utdanningsinstitusjoner, som arrangerer feltstudier og andre studieutflukter og -opphold.
– Det er utfordrende å ha oversikt over pågående feltarbeid og forskningstokt, studieturer og studieopphold i utlandet. Ikke minst er det en utfordring å raskt kunne kontakte deltakerne eller deres pårørende, dersom det skjer en hendelse, sier Selbekk.
Universitetet i Bergen har tatt i bruk en versjon av CIM-modulen for personell på reise, som er spesielt tilpasset utdanningsinstitusjoner. Det er studentene selv som oppdaterer informasjonen, og sikrer universitetet en oppdatert oversikt over studenter og ansatte som deltar på feltarbeid og forskningstokt.
– Løsningen gir universitetet oversikt over hvilken student som er på hvilket oppdrag, hvor og hvor lenge. Dersom noe skulle skje, for eksempel en ulykke eller sykdom, har de også kontaktinformasjon og informasjon om hvem som er deres pårørende. Det er også enkelt å sende meldinger til dem og motta svar, forteller Selbekk.
