Tar beredskapsplanen din høyde for store arrangementer?

Har du lagt inn store arrangementer i beredskapsplanen din? Hvis du og din virksomhet ikke selv arrangerer eller deltar i slike, er sannsynligheten stor for at du ikke har det. Men store arrangementer kan ha betydning også for din virksomhet, selv om dere ikke er direkte involvert. Det samme gjelder større vedlikeholdsarbeid på vei og jernbane.

Av: Bjørn H Stuedal / F24 Nordics

Konsekvensene av store arrangementer kan være trafikkaos, problemer med vareleveranser, hærverk – og problemer for nødetater å komme frem dersom noe skulle skje. Større trafikk-omlegginger og omfattende vedlikeholdsarbeid på vei og jernbane er andre eksempler på ytre forhold som kan påvirke din virksomhet. Det bør du ha tatt med i din ROS-analyse – og beredskapsplanen din bør ha tiltak for dimensjonerende beredskap når disse arrangementene pågår.

I Oslo samles eksempelvis hvert år tusenvis av utøver i sentrum til alt fra idrettsarrangementer som Holmenkoll-stafetten og Norway Cup til konserter som Øyafestivalen. Dette er arrangementer som skaper liv og røre, men også gir noen utfordringer som stengte veier og redusert framkommelighet i flere områder i byen.

I Stavanger står hele byen på hodet i august når den store oljemessen Offshore Northerns Seas arrangeres. Her er ledig hotell- og transportkapasitet for lengst booket. Selv om arrangøren og Stavanger kommune har årelang erfaring med å ta imot mer enn 60.000 besøkende til verdens største oljemesse, er konsekvensene store også for virksomheter som driver med helt andre ting enn olje og gass.

Flere andre byer og steder har arrangementer som kan påvirke drift og beredskap hos lokale virksomheter. I Trondheim vil for eksempel SkiVM 2025 kunne bli en slik utfordring.

Men også mer dagligdagse hendelser, som sommer-vedlikehold på jernbane og veiarbeid kan påvirke beredskapen. I Oslo vil eksempelvis Ring 1 være stengt de neste tre årene. Men hvor mange virksomheter i Oslo har gjort en ny ROS-vurdering på grunn av dette?

Felles for disse arrangementene og stengning av vei og jernbane, er nemlig at de kan påvirke forutsetningene i ROS-analysen din – og dermed også beredskapsplanen. Skal du kunne håndtere uønskede hendelser også når det er store arrangementer i nabolaget eller omfattende stengning av vei og jernbane, må du kanskje ha en annen beredskap enn den du vanligvis har. Stikkordet er dimensjonerende beredskap.

Noen av spørsmålene du bør stille deg er:

• Er det behov for ekstra sikring av lokaler? Mange sports-arrangementer kaller på store følelser, og dermed også utagerende supportere. Er vi utsatt ved hat-oppgjør mellom fotballklubber? Må vi sikre butikkvinduer eller utearealer?
• Hva med aktivistgrupper? Just Stop Oil forsøkte seg med aksjoner under prøve-VM i Trondheim. Kan vår virksomhet være utsatt hvis det blir aksjoner under arrangementer i vårt område?
• Hva skjer ved en uønsket hendelse i virksomheten – vil nødetater kunne komme frem uhindret, eller må vi regne med lengere responstid?
• Rømningsveier og samlingsplasser. Hvis vi får en brann i våre lokaler, er våre rømningsveier fortsatt tilgjengelige? Kan vi bruke planlagt samlingsplass? Hva med alternative lokaler, er de tilgjengelige?
• Vil driften gå som vanlig under disse arrangementene, eller vil vi ha flere medarbeidere på hjemmekontor? Har vi i så fall tatt høyde for dette i beredskapsplanen og klargjort aktuelle verktøy for digital krisehåndtering?

Så hvis du ikke allerede har tatt høyde for store arrangementer og omfattende stengning av vei og jernbane, så er det kanskje på tide å revidere ROS-analysen og beredskapsplanen.

Du kan lese mer om ROS-analyse her: Risikoanalyse (ROS-analyse): Slik gjør du det

Du kan lese mer om hvordan du skriver en beredskapsplan her: 9 ting du bør tenke på før du skriver en beredskapsplan

Les også: CIM og F24s varslingsløsninger sentrale verktøy for sikkerhet og beredskap under Ski-VM 2025

---

Bjørn H Stuedal

Bjørn H Stuedal er Senior Marketing Manager i F24 Nordics. Han har mer enn 25 års erfaring som rådgiver innen beredskap og krisekommunikasjon for offentlige og private virksomheter i Norge og Europa, i tillegg til 7 års erfaring som journalist. Stuedal har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har utdanning innen markedskommunikasjon og PR fra BI Master of Management, samt innen Sosiale medier fra NTNU.