REVISJONSANGST: UNDERSØKELSE VISER HULL I DEN DIGITALE STRUKTUREN OG AT MANGE ER BEKYMRET FØR EN REVISJON

En ny undersøkelse fra Canon Europa viser at bare én av fire beslutningstakere føler seg trygge før en revisjon, og respondentene uttrykte bekymring for organisasjonens informasjons- og databehandlingsprosesser. Resultatene av undersøkelsen som omfattet 1709 IT-beslutningstakere på tvers av syv markeder (Storbritannia, Frankrike, Tyskland, Italia, Norden, Nederland og Spania) viser kritiske hull i den digitale strukturen hos mange av dagens bedrifter – og fremhever mangelen på synlighet og kontroll som IT-beslutningstaker har over informasjons- og dokumentprosesser som er sentrale for den rollen de har.

Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation hos Canon Europa sier: «Nye teknologier endrer for tiden hva som er mulig å oppnå på hybride arbeidsplasser der det utveksles informasjon både digitalt og på papir, fulgt av nye forventninger til håndtering. Informasjon spiller en viktig rolle i denne sammen sammenhengen og kan avgjøre hvor godt bedrifter kan tilpasse seg og respondere på de nye mulighetene. Likevel viser Canons undersøkelse at bekymringer knyttet til administrasjon og sikring av data samt manglende produktivitet i styringen av dokumentprosesser hindrer IT-teamene i å utnytte informasjonens fulle potensial til å styrke den totale forretningsverdien.»

Dataangst

Det går tydelig frem at IT-ledere har en rekke bekymringer knyttet til datahåndtering i forkant av en revisjon. Når de fikk spørsmål om hvorfor, var det to tema som gikk igjen: mangel på kontroll over medarbeideratferd og mangel på synlighet knyttet til dokumenter og data.

Bekymringene er ikke ubegrunnede. Over en tredjedel (36 prosent) av lederne sier de mistenker eller er klar over at medarbeiderne ikke alltid følger gjeldende regelverk (f.eks. personvernforordningen , GDPR), mens én av fem av IT-beslutningstakerne (17 prosent) rapporterte at de hadde opplevd at en medarbeider utilsiktet hadde brutt regelverket det siste året. Dette skaper en intern belasting, og over halvparten av respondentene rapporterte at IT-sikkerhet legger beslag på en betydelig del av arbeidsdagen.

Det er faktisk slik at risikobegrensning – særlig i forbindelse med IT-sikkerhet og etterlevelse – fremdeles er en prioritet for IT-ledere. 60 prosent av IT-beslutningstakerne oppgir sikkerhet som en av de tre største utfordringene, og over en fjerdedel (28 prosent) sier at sikkerhet er den største utfordringen.

Mangel på reell digital fremdrift

IT-beslutningstakere virker trygge på virksomhetens digitale modenhet. 78 prosent mener organisasjonen deres allerede er digitalt moden – det vil si at de kjører prosesser som er digitalisert og automatisert, men mer inngående undersøkelser tegner et annet bilde.

• Organisasjonene er omtrent på de samme nivåene som i 2022 når det gjelder graden av sporing, tilgang, deling og sletting av dokumenter til revisjonsformål.
• Automatisk tilgangsrett til dokumenter – den vanligste funksjonen – ble bare funnet i 53 prosent av organisasjonene. Det betyr at det er langt igjen til alle har automatisert prosessene for informasjons- og dokumentstyring.
• 28 prosent må fremdeles fylle ut standardiserte organisasjonsdokumenter manuelt, og 26 prosent av de ansatte opplever feil eller uoverensstemmelser som skyldes datasiloer.
• Én av ti ledere har i løpet av de siste to årene gitt opp implementeringsprosjekter. Utfordringer knyttet til implementering omfatter kompatibilitetsproblemer (28 prosent), forsinkelser (27 prosent) og vedvarende problemer med den nye teknologien (21 prosent).

Fordelene digitalisering kan tilføre en bedrift, er tydelige. Nesten alle som har innført automatisering (99 prosent), rapporterer nytteverdi utover etterlevelse som økt effektivitet (37 prosent), forbedret ansattopplevelse (35 prosent) og styrket kundeopplevelse (34 prosent) – men disse potensielle gevinstene realiseres imidlertid ikke fullt ut.

Selv om det er anerkjent at informasjonsstyring øker produktiviteten – 37 prosent av IT-lederne fremhever dette som en nøkkelfordel – er det mange IT-beslutningstakere som ikke fullt ut benytter seg av de mulighetene som tilgjengelige løsninger for dokumentstyring byr på. Manglende digital fremdrift hemmer IT-teamene og utgjør en hindring for hvor mye verdi de kan levere.

Tori Miller Liu, President og CEO for Association for Intelligent Information Management (AIIM) sier: «En «digital først»-verden krever at moderne arbeidsplasser har høy kvalitet og lett tilgjengelig informasjon eller ustrukturerte data. Det er imidlertid utfordrende for organisasjoner å administrere en økende mengde ustrukturert informasjon i et hybrid miljø. Løsningen er effektiv informasjonsstyring. Det gir forbedret synlighet og kontroll, økt etterlevelse og det åpner nye muligheter fra eksisterende informasjon.

Information Management Solutions

Med over 30 års erfaring med tjenester og løsninger har Canon utviklet en løsning for informasjonsstyring (IMS, Information Management Solutions) som hjelper bedrifter med å effektivisere prosessene og informasjonsflyten i hele organisasjonen. Med Canons IMS får organisasjoner tilgang til teknologien, tjenestene og rådgivningen de trenger for å digitalisere og hyperautomatisere forretningsprosesser.

Med vår omfattende ekspertise og erfaring kan vi tilby pålitelige ende-til-ende-løsninger tilpasset ulike utfordringer knyttet til informasjonsstyring i et bredt spekter av bransjer som produksjon, finans, offentlig sektor og telekom. Canon har i dag over 300 spesialister på informasjonsstyring i EMEA som bistår over 2000 europeiske kunder.

Marc Bory sier videre: «Organisasjoner ser i stadig større grad mot IT-teamene for å få hjelp til å levere forretningsverdi ved hjelp av teknologi. Om det er snakk om en bank, detaljhandler, oppstartsbedrift eller et foretak, er måten organisasjonen innhenter, behandler og leverer informasjon på, viktig for å lykkes. Canon IMS hjelper kunder med å få kontroll på informasjons- og dokumentprosessene, effektivisere og oppnå den bærekraftige veksten som forventes av dem i dag.

Les hele rapporten: https://www.canon.no/business/workspace/ims-research-report/

*NOTES TO EDITORS:

Canon Europa ga Walnut Unlimited oppdraget med å utføre en omfattende nettundersøkelse med 1709 IT-beslutningstakere i november–desember 2023. Undersøkelsen var rettet mot syv markeder: Storbritannia, Frankrike, Tyskland, Italia, Norden, Nederland og Spania.

Respondentene representerte en rekke autoritetsnivåer i selskaper av ulik størrelse.