Nyhet -
Store bøter for slurv med personvern
Overser dere den mest åpenbare GDPR-utfordringen?
De siste månedene har de aller fleste virksomheter investert betydelige ressurser og mange har også fått ekstern hjelp til å forberede seg på den nye personvernloven kjent som GDPR som trådte i kraft i juli.
En vesentlig årsak er at virksomheter kan få store bøter opptil 20 millioner euro eller 4 % av omsetningen hvis det avdekkes brudd på reglene. De store konsekvensene har fått GDPR helt øverst på agendaen hos både toppsjefer, bedriftseiere og styrer. Men har de og deres rådgivere oversett den mest åpenbare GDPR-utfordringen?
Arbeidet med å overholde det nye regelverket har primært omhandlet digitale data. Hvordan man samler inn og oppbevarer data, hvilke godkjennelser må vi ha fra kunder, og ikke minst hvordan man sikrer utenforstående ikke får tilgang til personlige data. Dette har resultert i lønnsomme dager hos IT-konsulenter og sikkerhetsfirmaer. Fornuftig nok.
Når vi i Acco Brands både i Norge og andre europeiske land snakker med våre kunder, får vi inntrykk at et stort antall virksomheter helt eller delvis har oversett den største og mest utbredte kilden til brudd på datasikkerheten.
De aller fleste virksomheter oppbevarer og behandler data på papir – parallelt med digital oppbevaring. Selv om papirforbruket er nedadgående, er det fortsatt stort! Samtidig øker mengden av informasjon vi har tilgang til. Før kunne et kundekartotek primært bestå av navn, adresse og lignende. I dag har man omfattende kunnskap om sine kunder og samarbeidspartnere, og det kan være omfattet av det nye regelverket.
En undersøkelse som er gjennomført av det britiske datatilsynet i 2016 avdekket at hele 40 % av alle databrudd kunne tilskrives papirdokumenter. God datasikkerhet hjelper ikke hvis medarbeidere kaster fortrolige dokumenter i papirkurven eller avfallscontainere.
Det kreves ikke store evner å ”hacke” en papircontainer!
Alvorlig kan det også bli når egne medarbeidere, rengjøringspersonell, håndverkere eller andre som er innom virksomheten kan få tilgang til sensitiv informasjon som de misbruker eller selger videre til andre. Bøtenes størrelse burde være avskrekkende i seg selv, men i tillegg kommer tap av omdømme, kunder og investorer som mister tilliten til virksomheten.
Heldigvis er løsningen ganske enkel – fjern denne risikoen ved å sørge for at papir med sensitiv informasjon ikke ligger og flyter eller havner i vanlig søppel – makuler papir med senestiv informasjon før det havner i feil hender
