7 tips for god medarbeideroppfølging i en digital hverdag

Nå er vi i full fart på vei inn i et nytt år med blanke ark og ubrukte arbeidsdager, men med de samme utfordringene som vi så gjerne skulle ha vært ferdige med for lenge siden.

Restriksjoner og hjemmekontor kan bidra til å skape avstand mellom deg som leder og dine medarbeidere, dersom du ikke er flink nok til å følge dem opp. Kanskje var du mer bevisst på dette i starten av pandemien? men med en vedvarende situasjon som drar ut i altfor lang tid, kan det kanskje glippe litt i oppfølgingen?

Svært mange sitter fortsatt på hjemmekontor, og er på mange måter isolert fra kollegaer og fra ledelse. Dette kan medarbeiderne takle ulikt. Dette må vi ha forståelse for, når vi skal drive god og målrettet medarbeideroppfølging.

- Som leder er det viktig å forstå forskjellene, og bidra til at alle blir inkludert i et samhold, og jobbe for at ingen faller utenfor, forteller Monique Eliassen, produkteier for håndbøker i 4human.

Så, hvordan kan du som leder drive god oppfølging av medarbeidere som jobber hjemmefra?

Her får du 7 tips til hvordan du kan bidra til å opprettholde dialog, samvær og motivasjon.

1. Informasjon: Sørg for at informasjonsflyten opprettholdes og at samme informasjon når alle. Bruk e-post, nettmøter, Teams eller lignende.
2. Jevn kontakt: Sørg for å ha dialog med medarbeidere også når det ikke er rent praktiske behov for det. Det er lurt å ha regelmessige 1-1 møter, om det så bare er for en kort, hyggelig prat.
   
3. «Se» medarbeideren: Noen medarbeidere er introverte, andre er ekstroverte, mens de fleste er en blanding av dette. Den typisk introverte medarbeider foretrekker gjerne å arbeide i ro, uten forstyrrelser fra kollegaer i samme lokaler. Den ekstroverte medarbeider har gjerne i større grad behov for å ha kollegaer rundt seg mens de arbeider.
4. Ruslemøter: Ruslemøter er sosialt, et fint avbrekk fra skrivebordet og fremmer fysisk aktivitet. Dersom det lar seg gjøre, legg gjerne til rette for at noen møter kan gjennomføres på denne måten.
5. Kaffeprat på Teams: Av ulike årsaker kan det være vanskelig å treffes, men det går like fullt an å ha en god dialog. Å samles digitalt, er ingen erstatning for å treffes fysisk, men er langt bedre enn ingen kontakt.
6. Husk på medarbeiderne dine: Husk hva du har lovet. Følg opp det du har sagt og ikke la noen føle seg "glemt". Merker du at noen ansatte forsvinner litt fra felleskapet? Involver dem.
7. Høyere frekvens på avdelings eller teammøter: Vurder å kjøre en høyere frekvens på avdelingsmøter hvor både ledelsen og medarbeiderne deltar. På denne måten kan teamet holdes løpende oppdatert og up to speed. Det kan være lurt å legge opp til faste møtepunkter. Disse bør være effektive, og korte med maks. 30 minutters varighet. Slike møter kan med fordel gjennomføres flere ganger i uken, eller daglig.

Dersom du skal gjennomføre oppfølgingsmøter digitalt; husk å notere deg hva man diskuterte når, spesielt hvis det er punkter du bør følge opp. Dette er viktig for videre dialog, spesielt når du avholder den årlige evalueringen med dine ansatte. Regelmessige avklaringer og avstemminger med medarbeiderne gjør den årlige oppsummeringen mye enklere.

Medarbeideroppfølging er alt fra den formelle oppfølgingssamtalen til den uformelle praten i hverdagen, hvor begge deler er like viktige.

- I disse tider må du kanskje gjennomføre den formelle oppfølgingssamtalen digitalt, noe mange ledere har blitt gode på. Men det er vel så viktig å holde kontakt med medarbeideren din på et uformelt plan, når man ikke lenger kan treffes på kontoret. Sett derfor av tid ukentlig for å ta en uformell prat med dine ansatte, oppmuntrer Eliassen.

Husk derfor at medarbeideroppfølging ikke nødvendigvis skal være et akutt-tiltak, men et kontinuerlig eller gjentagende tiltak du må finne plass til i en travel jobbhverdag. Og der det er behov for oppfølging i forbindelse med sykefravær eller andre viktige samtaler, så skal dette dokumenteres.

Det finnes ikke noe fasitsvar på hvordan du skal drive god medarbeideroppfølging. For å gjøre det lettere for deg har vi utarbeidet en mal på hvordan du gjennomfører gode medarbeidersamtaler, og hvordan du driver god medarbeideroppfølging.