​Työaikalaki – muistilista henkilöstövastaavalle

Tapamme tehdä töitä muuttuvat koko ajan. Kellokortit ja ”yhdeksästä viiteen” -maailma ovat monilla työpaikoilla historiaa, ja työntekijöillä on entistä enemmän valtaa hallita omia työtehtäviään. Tämä asettaa haasteita myös työn seurannalle ja johtamiselle.

Työaikalaki määrittelee työ- ja lepoajat

Työaikalaki määrittelee edelleen päivittäisen ja viikoittaisen enimmäistyöajan sekä ylitöiden määräytymisen. Työaikalain yleissäännöksen mukainen työaika on enintään 8 tuntia päivässä ja 40 tuntia viikossa. Säännöllisestä työajasta voidaan poiketa laissa erikseen mainituissa tilanteissa ja/tai töissä. Myös eri alojen työehtosopimuksissa on alakohtaisia määräyksiä työajasta, jotka voivat poiketa työaikalaista.

Lisätyötä vai ylityötä?

Työaikalaissa on sovittu myös ylityöstä. Ylityö onkin asia, joka aiheuttaa usein keskustelua ja väärinkäsityksiä. Ylityöstä on virheellisesti tullut puhekielessä synonyymi kaikelle säännöllisen työajan ulkopuolella tehdylle työlle.

Lisätyö

Lisätyöllä tarkoitetaan säännöllisen työajan ylittävää työtä, joka ei ylitä lain mukaisen säännöllisen työajan enimmäismäärää. Jos esimerkiksi säännöllinen enimmäistyömäärä on 8 tuntia päivässä ja säännölliseksi työajaksi on sovittu 7,5 tuntia, voi työntekijä tehdä lisätyötä enintään puoli tuntia päivässä.

Ylityö

Ylityö on säännöllisen työajan enimmäismäärän ylittävää työtä, edellisen esimerkin tapauksessa siis 8 t vuorokaudessa ylittävä työaika.

Jos esimerkiksi säännöllinen työaika on 7,5 tuntia päivässä ja teet 10-tuntisen työpäivän, jakaantuu työaikasi seuraavasti:

-normaali työaika 7,5 h

-lisätyö 0,5 h

-ylityö 2 h

Ylityön tulee olla aina työnantajan aloitteesta tehtävää, ja työntekijän tulee antaa ylityön tekemiseen suostumuksensa. Toisin sanoen työntekijä ei voi tehdä ylitöitä ilman työnantajan selvää ja nimenomaista pyyntöä. Työntekijän ei myöskään ole pakko suostua tekemään ylitöitä.

Ylityöllä on rajansa

Kuten säännölliselle työajalle, myös ylityölle on määritetty enimmäismäärä. Työntekijä voi omasta suostumuksestaan tehdä ylitöitä enintään 138 tuntia neljän kuukauden jakson aikana. Kalenterivuonna ylityötunteja saa olla 250 tuntia. Henkilöstön kanssa voidaan sopia lisäylitöiden tekemisestä 80 tuntiin asti.

Ylityöstä maksettava korvaus voidaan sopia maksettavaksi rahakorvauksena tai se voidaan osaksi tai kokonaan vaihtaa vapaa-aikaan.

Yli- ja lisätyökorvauksen määrä

Yleisimmät tilanteet koskevat päivittäisen tai viikoittaisen säännöllisen työajan ylityksiä, joiden osalta ylityökorvausta maksetaan seuraavasti:

- Vuorokautisen säännöllisen työajan ylitys: kahdelta ensimmäiseltä ylittävältä tunnilta maksetaan 50 %:lla korotettu palkka ja seuraavilta tunneilta 100 %:lla korotettu palkka

-Viikoittaisen säännöllisen työajan ylitys: maksetaan 50 %:lla korotettu palkka

Jos työnantaja ja työntekijä sopivat, että ylityökorvaus vaihdetaan vapaa-aikaan, käytetään vapaa-ajan laskemisessa samoja korotettuja tunteja kuin rahallisessa ylityökorvauksessa.

Lisätyö korvataan lain mukaan yksinkertaisella palkalla.

Oikea resursointi vähentää ylityön tarvetta

Tarve ylityölle ilmenee usein etenkin sesonkiaikoina ja projektityössä. Etenkin tieto- ja asiantuntijatyön lisääntyessä tuntuu myös työ- ja vapaa-ajan raja olevan entistä häilyvämpi. Työtä tehdään myös toimistoaikojen ulkopuolella – kotona, mökillä tai vaikkapa kotimatkalla bussissa.

Jatkuva tarve ylityön tekemiselle on merkki työn puutteellisesta organisoinnista tai yksinkertaisesti liian vähistä resursseista.

Työaikalaissa asetettujen, ylityöhön liittyvien säädösten noudattaminen on sekä työnantajan että työntekijän etu.

Liukuvalla työajallakin on säännöt

Monissa yrityksissä ja yhteisöissä on käytössä liukuva työaika. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä voi halutessaan päättää itse, milloin hän saapuu töihin ja milloin lähtee töistä, tietyt reunaehdot huomioiden.

Liukuvasta työajasta pitää aina sopia työnantajan ja työntekijän kesken. Liukuvan työajan pelisäännöistä pitää sopia ainakin seuraavat asiat:

-kiinteä työaika (esim. 8t/päivä, 5 päivää/viikko),

-työajan vuorokautisesta liukumarajasta (max. 3t),

-lepoaikojen sijoittamisesta (ruokailu ja muut työpäivän aikaiset tauot) sekä

-säännöllisen työajan ylitysten ja alitusten enimmäiskertymästä (ns. liukumasaldo, max. +-40t).

Nämä ovat yleisiä asioita, joissa tehdään vääriä olettamuksia. Etenkin liukumasaldon kertymän määrä on sellainen, joka monesti jää huomioimatta. Liukumasaldojen osalta voidaan sopia myös ns. tasoitusjaksosta eli aikavälistä, jolla liukumasaldojen tulee olla nollassa. Tämä on kätevä tapa varmistaa, että työaika noudattaa säännöllistä työaikaa pidemmällä aikavälillä.

Ajantasainen työaikakirjanpito on kaikkien etu

Työaikakirjanpito on asia, joka on ollut tapetilla viime vuosina. Monissa asiantuntijaorganisaatioissa työaikakirjanpito ja työajan valvonta ovat jääneet vähemmälle huomiolle. Tämä on noussut esille muun muassa Aluehallintoviraston tekemissä tarkastuksissa ympäri maan. Jotkut laiminlyönneistä ovat johtaneet jopa sakkotuomioihin.

Työaikalain mukaan työnantaja on vastuussa työaikakirjanpidon ajantasaisuudesta. Työaikakirjanpidon pitää sisältää:

-tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin.

-Kirjanpitoon on merkittävä myös joko:

a) säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai

b) kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat.

-Jos työntekijän kanssa on tehty sopimus yli-, aloittamis- tai lopettamistyökorvausten sisältymisestä kuukausipalkkaan, on luetteloon merkittävä arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa.

Työnantajalle ajantasainen työaikakirjanpito voi olla myös turva mahdollisissa riitatilanteissa. Mikäli työnantaja on laiminlyönyt työaikakirjanpitoa, voidaan esimerkiksi työntekijän omia kirjauksia tai muistiinpanoja käyttää todistusaineistona tuomioistuimessa.

Työaikalaki – henkilöstövastaavan muistilista

1.Varmista, että yrityksen koko henkilöstö on tietoinen, mitä työajoista on sovittu.

2.Ylityön ei tule olla yrityksen jatkuva tapa. Seuraa ylitöiden kertymistä ja arvioi henkilöresurssien riittävyyttä pidemmällä aikavälillä.

3.Ylityö vaatii aina työnantajan aloitteen ja työntekijän suostumuksen.

4.Varmista, että liukuvan työajan tai muun työaikajärjestelmän pelisäännöt ovat selkeät kaikille.

5.Pidä työaikakirjanpito ajan tasalla jatkuvasti.

6.Muista aina tarkistaa soveltuvan työehtosopimuksen ehdot koskien työaikaa, sekä lisä- ja ylityön korvaamista.

Bonusvinkki! Jos kaipaat apua henkilöstöön liittyviin lakiasioihin, voit olla yhteydessä meihin: lakiuutiset@vmp.fi