"Ei mul kukka oo mittä kertont" – eli pieni tarina sisäisen viestinnän vaikeudesta

Anna Sahinoja, valmennuskonsultti

Opiskellessani kultaisten 80- ja 90-lukujen vaihteessa yksi laitoksemme opiskelijoista piirsi laitoksen ainejärjestön lehteen sarjakuvaa. Mieleeni on erityisesti jäänyt strippi, jossa opiskelijajoukko seisoo jättikokoisen seinälle kiinnitetyn julisteen edessä. Julisteessa lukee isolla "Tapahtuma siellä ja täällä silloin ja silloin", moneen kertaan, komeasti koristeltuna. Edessä seisovat opiskelijat päivittelevät yhteen ääneen, kuinka koskaan ei järjestetä mitään, ja jos järjestetään, ei siitä ainakaan tiedoteta.

Sarjakuva on palannut mieleeni aina silloin tällöin työelämässäkin. Moni sisäisestä viestinnästä vastaava tuottaa suunnitelmallisesti tietoa erilaisiin sisäisiin kanaviin. Tiedottaa hyvissä ajoin, laittaa asioita intranettiin ja lähettää sähköpostia jakelulla "Koko yritys" – yrityksen käytäntöjen mukaisesti. Kuullakseen sitten myöhemmin, ettei satunnainen keskustelukumppani ole "ikinä kuullutkaan" moneen kertaan tiedotetusta asiasta.

Mikä avuksi?

Toimiakseen kunnolla ei sisäinen viestintä voi olla enää yksisuuntaista tiedonsyöttöä. Ei auta, jos tieto on intranetissä, ellei kukaan käy siellä. Onneksi nykyaikana on tarjolla työkaluja, joilla saamme intranetistä keskustelevamman ja vuorovaikutteisemman kanavan. Kun käyttäjillä on mahdollisuus osallistua keskusteluun, intranetin sisältö monipuolistuu ja sitä tulee myös seurattua paremmin.

Useimmiten ongelmana ei myöskään ole tiedon saatavilla oleminen, vaan sen löytäminen. Tietoa kyllä on sivukaupalla, mutta haasteena on löytää sieltä helposti juuri itselle tärkeät asiat.

Yleisesti intranetin(kin) toteutukseen käytetyn Microsoft SharePointin uusin versio 2013 tuo mukanaan mm. uutisten kommentointimahdollisuuden, Twitteristäkin tutut #tagit sekä mahdollisuuden seurata ihmisiä, asiakirjoja tai mitä sitten haluaakin. Kaikki nämä auttavat käyttäjiä löytämään heitä kiinnostavaa oleellista tietoa sekä osallistumaan itsekin keskusteluun. Samalla tieto siirtyy helpommin asiantuntijalta toiselle yrityksen sisällä. Myös tehostunut hakutoiminto auttaa etsimään juuri oikean tiedon tietotulvasta.

Ei hassumpaa, vai mitä?