Elämää Nestléllä: Aura pressitilaisuuden taustajoukoissa

Viime viikolla saatiin varaslähtö kesään niin säiden kuin tunnelmakin puolesta. Keskiviikkona avattiin jäätelön kesäkausi Turengin jäätelötehtaalla, jonne Nestlé oli kutsunut joukon toimittajia maistelemaan kesän uutuusjäätelöitä. Maisteltavaa oli ihan urakaksi asti, sillä uusia Nestlén jätskejä on tänä keväänä peräti 15 kappaletta!

Pressitilaisuuden valmistelu opetti minulle paljon suunnitelmallisesta PR-työstä. Se havainnollisti, että tilaisuuden onnistumisen kannalta on tärkeää tehdä kattava viestintäsuunnitelma. Tärkeää on myös työnjako, aikataulutus ja puheenvuorojen suunnittelu ja läpikäyminen. Se, mitä pressitilaisuudessa halutaan tuoda esiin, täytyy miettiä etukäteen, jotta viesti on selkeä.

Niinpä esimerkiksi olimme käyneet jo etukäteen porukalla Turengissa palaveeraamassa tulevasta tilaisuudesta, jotta osaisimme omat tehtävämme sitten varsinaisena pressipäivänä.

Tarkkaa taustatyötä

Yrityksen kannalta toimivat toimittajasuhteet ovat tärkeitä ja suhteiden ylläpitämiseen tarvitaan joskus apua. Meitä jäätelöiden viestinnässä auttaa Drum-viestintätoimisto, jolla on myös hyvät kontaktit toimittajiin sekä selkeät toimintamallit, joilla vastaavia tilaisuuksia ja toimittajatapaamisia järjestetään.

Uskokaa tai älkää, mutta toimittajien paikalle saaminen ei suinkaan ole yksinkertainen ja nopeasti järjestettävä tapaus, vaan taustalla on monen ihmisen työ ja tarkka visio! Täytyy suunnitella, keitä toimittajia tilaisuuteen halutaan kutsua ja kartoittaa, ketkä heistä pääsevät paikalle. Etukäteen pitää myös suunnitella matkat ja päivän ohjelma, printata vielä lopulliset osallistujalistat ja yhteystiedot...

Oheismateriaalit, mahdolliset tiedotteet ja puheenvuorot on mietittävä tarkkaan etukäteen vastaamaan päivän tilaisuuden tavoitteita. Lisäksi tarvitaan aivan käytännön järjestelyjä, kun etukäteen pitää järjestää kuljetukset, suunnitella aikataulutus ja tilata mahdolliset tarjoilut.

Bussiin, bussista, tehtaalle, jäätelöä

Varsinaisena pressipäivänä olikin helppoa lähteä seuraamaan valmista käsikirjoitusta. Aamulla bussissa tarjoilimme toimittajille aamiaista samalla, kun kerroimme heille taustatietoa Turengista ja jäätelön valmistuksesta. Turenkiin päästyämme jäätelöiden markkinointipäällikkö Minna Brunberg ja tehdaspäällikkö Arto Seppä-Lassila toivottivat toimittajat ja kuvaajat tervetulleiksi, ja toimittajien kiertäessä tehtaan tuotantotiloja me muut hoidimme jäätelömaistiaiset valmiiksi.

Suunnitelman mukaan halusimme tietysti nostaa mahdollisimman monta kiinnostavaa ja uutisarvoista näkökulmaa esiin. Tuotekehityspäällikkö Marja Finska kertoi toimittajille uusien jäätelömakujen kehityksestä ja koemaistelusta. Toimittajatkin pääsivät kokeilemaan makutestiä kolmen jäätelön kanssa. (Eikä ollut kuulemma lainkaan helppoa maistaa eroa laktoosittoman ja tavallisen vaniljajäätelön välillä!) 

Varsinaisen H-hetken eli uutuusjäätelön maistelun aikana markkinointipäällikkö Minna kertoi tarkemmin uusista mauista ja jäätelöiden sisällöstä sitä mukaa, kun maistelimme kaikki uutuusjäätelöt vuorotellen läpi. (Ja sitä jäätelöähän riitti!) Kun makuhermot alkoivat jäätyä ja vatsat täyttyä makeasta, olimme kaikki tyytyväisiä. Toimittajat olivat toivottavasti saaneet tarvitsemansa tiedon, ja omasta puolestamme olimme myös onnistuneet päivän suunnitelmissa.

Ja kyllä, ihan jokainen puheenvuoro, jäätelömakujen järjestys ja jopa vessatauot oli lähestulkoon suunniteltu etukäteen! Tällä kertaa ainakin tuli nähtyä, että hyvän pressitilaisuuden takana on hyvä suunnitelma ja toimiva toteutus.

Toimittajatapaaminen myös torstaina

Viime aikoina on ollutkin  paljon hommaa toimittajien kanssa koska heti seuraavana päivänä, torstaina, Espoon toimistolla uutuustunnelmista siirryttiin toiseen jäätelömaailmaan, kun Kauppalehden toimittaja ja kuvaaja tulivat haastattelemaan maajohtaja Sakari Kotkaa ja jäätelön liiketoimintajohtaja Johanna Sewon-Kievaria sokeriverosta. Itse en ollut mukana haastattelutilanteessa, mutta pöllähdin keskelle toimistolle kyhättyä "studiota" ja salamavaloja. Siellä haastateltavat poseerasivat valokuvaajalle tuuttien ja Pingviini-standien kanssa, ja viestintäpäällikkö Ainokin oli saanut väliaikaisen assarin tehtävän "jäätelötuuttitelineenä".

Kauppalehden lopputulosta saimme lukea maanantain painetusta lehdestä, joka löytyy myös sähköisestä arkistosta osoitteesta: www.kauppalehti.fi

Hilpeää viikon jatkoa!
Aura