Versowood tehostaa arkea Canonin Therefore dokumentinhallinnan ratkaisulla

Suomen suurin yksityinen sahatavaran tuottaja ja jalostaja Versowood on ottanut käyttöön digitaalisen dokumenttien arkistoinnin ja luonut samalla pohjaa tulevaisuuden kehitykselle. Canonin Versowoodille toteuttama dokumentinhallintajärjestelmä tehostaa asiakirjojen hallintaa ja säilyttämistä sekä parantaa merkittävästi tietoturvaa. Uusi skaalautuva ja monipuolinen ratkaisu varmistaa, että tiedot ovat turvassa ja helposti saatavilla oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa - helposti ja käyttäjäystävällisesti.

Lainsäädännön vaatimukset täyttyvät
Kasvavat dokumenttimäärät ja lainsäädännön vaatimukset lisäävät riskiä tietoturvaloukkauksiin ja sanktioihin. Versowoodilla Canonin Therefore dokumentinhallinnan ratkaisu on kiinteä osa IT-arkkitehtuuria ja se pitää sisällään liittymät operatiivisiin järjestelmiin.

- Aiemmin ohjelmistojen kanssa tuli haasteita, kun syntyneillä dokumenteilla ei ollut yhtenäistä säilytyspaikkaa. Lisäksi
paperidokumenttien määrä kasvatti manuaalista työmäärää. Nyt käyttöönotetun ratkaisun myötä työ on yksinkertaistunut, liiketoiminnan prosessit ovat tehostuneet ja järjestelmän käyttö on helppoa. Ja mikä parasta, olemme myös varmoja, että arkistointimme on lain määrittelemän mukainen ja paperidokumentaation määrä on pienentynyt murto-osaan, kertoo Versowoodin tietohallintopäällikkö Antti Kari.

- Skaalautuvat ja monipuoliset dokumentinhallinnan ja arkistoinnin ratkaisut pitävät tiedot turvassa ja helposti hallittavissa. Älykkäät
hakutoiminnot, automaattiset käyttöoikeudet ja luokittelu nopeuttavat tiedon löytämistä ja käsittelyä, kertoo Canonin tiedonhallinnan
liiketoiminnasta vastaava johtaja Pasi Korpela.

Automaatioratkaisut helpottavat IT-hallinnon työtä
Usein dokumentinhallinnan ohjelmisto on hyvä istuttaa yrityksen IT-ympäristön kokonaisarkkitehtuuriin siitä syystä, että näiden ohjelmistojen ydintehtävä on edistää automaatiota raskaidenkin dokumenttikeskeisten prosessien osalta. Organisaatioissa näitä prosesseja löytyy monesta eri toiminnosta ja arkistointia ohjaa vahva lainsäädäntö.

- Ydinosaamistamme on automaatioon tähtäävien arkistointiratkaisuiden rakentaminen. Nämä ratkaisut vaativat syvällistä ymmärrystä dokumenttien hallinnasta ja järjestelmien integroinnista, Korpela summaa.

Canon Eurooppa on toteuttanut Tiedonhallinnan tila 2024 -tutkimuksen, jossa haastateltiin 1709 eurooppalaista IT-johtajaa. Tutkimuksessa ilmeni, että IT-päättäjien heikko näkyvyys tieto- ja dokumenttiprosesseihin on laajaa ja aiheuttaa hallinnan puutetta. Näkyvyyden puute aiheuttaa epävarmuutta vaatimuksenmukaisen toiminnan osalta ja tähän dokumenttikeskeisten prosessien automatisointi voi tarjota merkittävän lisäavun. Tarkemmat tiedot tutkimuksesta: https://www.canon.fi/business/...

Ratkaisu tiivistettynä

Canonin Therefore dokumentinhallinnan ohjelmisto osana Versowoodin IT-arkkitehtuuria on automatisoinut järjestelmäintegraatioiden avulla ennen manuaalisia tiedon siirtoon ja arkistointiin liittyviä työtehtäviä. Työnkulkujen avulla rakennettu automaatio jättää työntekijöille aikaa tuottaviin tehtäviin ja aineiston sähköinen arkistointi helpottaa olennaisesti sen löytämistä. Vaatimuksenmukaisuus arkistoinnin osalta on mahdollistunut dokumentinhallinnan järjestämisen myötä. Ratkaisu hyödyttää sekä käyttäjien arkea että IT-hallinnon työtä.

Lisätietoja antavat:

Versowood Oy: Antti Kari, tietohallintopäällikkö, antti.kari@versowood.fi, +358 50 560 4797

Canon Oy: Pasi Korpela, liiketoimintajohtaja, pasi.korpela@canon.fi, +358 10 544 4498

Versowood lyhyesti: Versowood on Suomen suurin yksityinen sahatavaran tuottaja ja jalostaja, joka tekee luotettavaa puukauppaa ja
valmistaa kotimaisesta puusta sahatavaraa ja sen erilaisia jatkojalosteita kuten höylättyä ja kyllästettyä sahatavaraa, liimapuuta, puusiltoja ja -pylväitä, puupakkauksia, puukeloja, kuormalavoja ja puupellettiä. Yhtiö työllistää lähes 900 henkeä, 14 paikkakunnalla Suomessa ja yhdellä Virossa. Vientiä lähes 70 maahan, liikevaihto noin 500 miljoonaa euroa.