Canonin tutkimus: Epävarmuus tiedonhallinnan vaatimustenmukaisuudesta voi heijastaa puutteita digitaalisessa valmiudessa

Canonin Euroopassa teettämän tutkimuksen mukaan vain yksi neljästä IT-toiminnoista vastaavasta päättäjistä suhtautuu erittäin luottavaisesti organisaationsa auditointeihin ja vaatimustenmukaisuuteen, ja monet vastaajat ilmaisivat huolensa tiedonhallintaprosesseistaan. Iso-Britanniassa, Ranskassa, Saksassa, Italiassa, Pohjoismaissa, Hollannissa, Espanjassa ja Saksassa toteutettuun kyselyyn vastasi 1 709 IT-päättäjää. Kyselyn tulokset osoittavat, että monien yritysten digitaalisessa valmiudessa on nykyisellään kriittisiä puutteita. Tutkimuksen tuloksissa korostui etenkin IT-päättäjien tieto- ja dokumenttiprosesseihin liittyvä näkyvyyden ja hallinnan puute, mikä on merkittävä haitta heidän työnsä kannalta.

Pasi Korpela, Liiketoimintajohtaja, Tiedonhallinta, Canon Oy: ”Tieto organisaatioissa on toiminnosta riippuen edelleen sekä paperimuotoisena että digitaalisena tietona. Tutkimuksemme osoittaa, että tietojen hallintaan ja suojaamiseen liittyvät huolet sekä dokumenttiprosessien hallintaan liittyvä tuottavuuden puute estävät organisaatioita hyödyntämästä saatavilla olevan tiedon koko potentiaalia. Uusien teknologioiden tuomat hyödyt automaation keinoin tulevat mullistamaan tiedonhallinnan tehokkuuden.”

"Uusien teknologioiden tuomat hyödyt automaation keinoin tulevat mullistamaan tiedonhallinnan tehokkuuden" kertoo Canonin liiketoimintajohtaja Pasi Korpela

Päänvaivaa näkyvyydestä tietoon

Tiedonhallintaan liittyvät huolet heijastuvat selvästi siihen, kuinka luottavaisin mielin IT-päättäjät suhtautuvat lähestyviin auditointeihin. Kyselyssä esiin nousi erityisesti kaksi auditointeihin liittyvää huolenaihetta: huonot mahdollisuudet valvoa työntekijöiden toimintaa sekä tietoihin ja dokumentteihin liittyvä näkyvyyden puute.

Etenkin tietoturvaan liittyvien riskien kohtuullistaminen ja vaatimustenmukaisuudesta huolehtiminen vievät edelleen huomattavasti IT-päättäjien aikaa ja energiaa. Vastaajista 60 % pitää tietoturvaa yhtenä kolmesta merkittävimmästä haasteestaan, kun taas yli neljännes (28 %) vastaajista pitää sitä haasteista merkittävimpänä.

Todellisen digitaalisen kehityksen puute

Kyselyn perusteella IT-päättäjät ovat melko luottavaisia yrityksensä digitaalisen kehityksen suhteen, sillä vastaajista 78 % uskoo organisaationsa digitaalisten prosessien olevan tarpeeksi kehittyneitä, eli että yrityksessä käytetään digitaalisia ja automaattisia prosesseja. Laajempi tutkimus kuitenkin osoittaa asioiden olevan toisin.

-Tutkimuksen mukaan organisaatiot ovat auditointiin liittyvän dokumenttien seurannan, käytön, jakamisen ja poistamisen osalta vuoden 2022 tilannetta vastaavalla tasolla.
-Joka kymmenes yritys on keskeyttänyt käyttöönottoprojekteja viimeisen kahden vuoden aikana. Käyttöönottoon liittyy monenlaisia haasteita, kuten yhteensopivuusongelmia (28 %), viiveitä (27 %) sekä toistuvia vikoja uusissa teknologisissa ratkaisuissa (21 %).

Digitalisaation edut ovat selviä ja lähes kaikki (99 %) toimintaansa automatisoineet yritykset kertovat saavuttaneensa sen avulla vaatimustenmukaisuuden varmistamisen lisäksi paljon muitakin etuja. IT-päättäjät kertovat muun muassa yritystensä toiminnan tehostuneen (37 %) sekä työntekijä- (35 %) ja asiakaskokemuksen (34 %) parantuneen. Näitä mahdollisia etuja ei kuitenkaan hyödynnetä vielä täysimääräisesti.

Siitä huolimatta, että tiedonhallinnan tiedetään parantavan tuottavuutta – 37 % IT-päättäjista pitää tätä keskeisenä etuna – monet vastaajista eivät tällä hetkellä hyödynnä kaikkia tarjolla olevia dokumentinhallintaratkaisuja.

Tiedonhallinnan ratkaisut

Canonilla on yli 30 vuoden kokemus erilaisista tiedonhallinnan palveluista ja ratkaisuista. Ratkaisut auttavat yrityksiä tehostamaan tiedon hallintaa ja työnkulkuja koko organisaatiossa. Canonin tiedonhallinnan ratkaisut tarjoavat organisaatioille teknologiaa, palveluita ja konsulttiapua, joiden avulla organisaatiot voivat digitalisoida ja automatisoida liiketoimintaprosessinsa.

Canon palvelee useita eri toimialoja. Tämän ansiosta yrityksellä on riittävän laajaa ja syvällistä asiantuntemusta, jotta se voi tarjota luotettavia end-to-end-ratkaisuja moniin erilaisiin tiedonhallintatarpeisiin. Tällä hetkellä Canonilla on EMEA-alueella yli 300 tiedonhallinta-asiantuntijaa, jotka auttavat yli 2 000 eurooppalaista asiakasta.

Tommi Laitinen, toimitusjohtaja, Canon Oy kertoo: ” Liiketoiminnan ja yleisesti yrityksen toiminnan kehittäminen vaatii jatkuvia investointeja prosessien digitalisoimiseksi ja automatisoimiseksi uusien teknologioiden avulla. Toimialasta riippumatta yrityksen menestyksen kannalta on ensiarvoisen tärkeää, miten se kerää, käsittelee, jakaa ja hyödyntää tietoa. Erityisesti vaatimuksenmukaisuus ja tekoälyn hyödyntäminen asettavat yritysten tietohallinnolle ja liiketoiminnalle uusia, merkittäviä tarpeita hallita monipuolisia tietovarantoja entistä määrätietoisemmin. Canonin tiedonhallinnan ratkaisut auttavat asiakkaitamme hallitsemaan tieto- ja dokumenttiprosessejaan sekä samalla parantamaan toimintansa tehokkuutta ja täyttämään vaatimuksenmukaisuuden odotukset lisäten samalla kilpailukykyään. Olemme Canonilla sitoutuneet kansainvälisesti organisaatioiden tiedonhallinnan parantamiseen ja panostuksemme liiketoimintaan nyt ja tulevina vuosina ovat mittavat.’’

Tiedonhallinnan tila 2024 -tutkimusraportti kokonaisuudessaan verkkosivullamme: https://canon.a.bigcontent.io/...

Lisätietoja: Canon Oy, liiketoimintajohtaja Pasi Korpela, pasi.korpela@canon.fi , p. +358 105444498

*Taustatietoa toimittajille:
Canon Europe Ltd. on tilannut Walnut Unlimitediltä kattavan verkkokyselyn, johon osallistui vuoden 2023 marras- ja joulukuun aikana 1 709 IT-päättäjää. Kysely toteutettiin Euroopan alueella (Iso-Britannia, Ranska, Saksa, Italia, Pohjoismaat, Alankomaat, Espanja ja Saksa) ja vastaajat edustivat eri työtehtäviä, erikokoisia organisaatioita ja eri toimialoja.