Det “Digitale” Folketing - 75 % reduktion i papirforbruget og investeringen tjent ind på et halvt år

Det hele startede i 2003, da visionen for det digitale Folketing blev formuleret: “Hurtig, sikker og personlig adgang til parlamentariske dokumenter og information uafhængig af tid og sted”.

På baggrund af visionen og analysen af den daværende IT-situation, blev der udarbejdet en IT-arkitektur og en plan for gradvis udskiftning af alle eksisterende IT-systemer og principper for ombygning og IT-udvikling. Som et led i det digitale Folketing blev ESDH-løsningen Public 360° anskaffet i 2004.
-Målsætningen med det digitale Folketing var at opnå effektiviseringsgevinster i form af hurtigere service og højere kvalitetsniveau, enklere tilgang til dokumenter og øget hastighed i Folketingets parlamentariske processer. fortæller Liselotte Astrup, chef for IT-udvikling i Folketinget.

Public 360° som ESDH-platform
Public 360°, som er bygget på Microsoft SharePoint platformen, er grundlaget for Folketingets to løsninger for sags- og dokumenthåndtering: TingDok, som håndterer de parlamentariske processer og dokumenter, og ELEKTRA, som er generel sags- og dokumenthåndtering, i administrationen.

-Vi ønskede at digitalisere og samle alle centrale processer i Public 360°, både arkivet, sagsbehandlingen, møde- og udvalgshåndteringen, kontaktinformationen og den digitale distribution af dokumenter. Al dokumenthåndtering skulle foregå digitalt, forklarer Astrup.

-Blandt faktorerne, som blev afgørende for valget af Public 360°, var produktets IT-arkitektur, med muligheder for trinvise udvidelser og integration mod andre fagsystemer. Vi syntes, det var en god teknisk løsning og det bedste alternativ på markedet, understreger hun.

Et fælles centralt system
Før 2004 blev de parlamentariske processer håndteret med tre forskellige løsninger.

Med Public 360° og TingDok fik vi et fælles centralt system, som håndterer al dokumentation, som er knyttet til Folketinget: lovforslag, høringer og tilhørende sagsprocesser, møder i Folketingssalen og i udvalg, rapporter og ledelsesinformation, åbne samtaler m.m. Public 360° understøtter i dag alle de parlamentariske processer, og det sikrer god dokumentation, processtyring og kontrol, forklarer Astrup.
TingDok er tæt integreret med Folketingets hjemmeside, intranet, regeringens lovdatabase og
referatsystem.

TingDok ca. 100 brugere i administrationen, som fortrinsvis registrerer dokumenterne. Indholdet i TingDok eksporteres direkte til www.ft.dk og bruges både af politikkerne og professionelle brugere som ministerier, erhvervsliv, presse og borger. De kan tilgå dokumenter og søge efter information på
hjemmesiden, hvor TingDok ligger som det bagvedliggende system. Løsningen er enkel at vedligeholde og har stor brugeraccept, påpeger Astrup. Digital distribution i Folketinget En undersøgelse i 2007 viste, at folketingsmedlemmerne og deres sekretærer ønskede en smartere måde at håndtere dokumenter elektronisk, så de kunne reducere eller eliminere de store papirbunker.

På det tidspunkt blev der printet 20 millioner papirdokumenter pr. år, og printomkostningerne var på hele 4,6 millioner kroner. Herudover viste undersøgelsen at brugerne smed ca. 2/3 af dokumenter direkte i skraldespanden, fortæller udviklingschefen.
-Det var åbenlyst, at vi måtte skære ned på den store mængde papirprint og finde en endnu bedre og mere målrettet distributions metode til håndtering af elektroniske dokumenter. I oktober 2010 gik vi et skridt videre og tog Public 360°s løsning til digital distribution i brug, fortsætter hun.

Løsningen bestod af flere dele:
• En personlig abonnementsprofil på websiden (www.ft.dk), inkluderer information om hvilke dokumenter brugeren ønsker og i hvilket format (papir, elektronisk via mail eller e-boks).
• Digitalt arkiv (e-dueslag) hvor dokumenterne kan modtages elektronisk i stedet for på papir.
• En printløsning som samler printfiler, sorterer og adresserer dokumenter efter abonnementsprofil, og
laver printpakke som rekvireres hos en ekstern printleverandør. Næste morgen kl. 8 leveres derefter
de individuelle printpakker.
• Bestilling af specifikke dokumenter

Return on Investment i løbet af et halvt år
Resultaterne lod ikke vente på sig. I løbet af kun et halvt år havde Folketinget tjent sine investeringer ind i den digitale distributionsløsning i form af store omkostnings- og ressourcebesparelser.

-Politikkerne modtager i dag alle dokumenter elektronisk fra de udvalg hvor de er medlem eller stedfortræder, og alle forslag, som behandles i salen. At fravælge elektronisk modtagelse er ikke muligt, men de kan aktivt vælge at få nogle af dokumenter på papir efter eget valg, så de er meget glade
for den nye løsning og forbedrede service, forklarer Liselotte Astrup.

Papirforbruget blev reduceret med hele 75 %, og det giver millionbesparelser i forbindelse med print, distribution, postgang og manuel arkivering. Vi har reduceret antallet af årsværk i printcenteret fra 10 til 4
personer. De kan i dag arbejde med spændende projekter, som er knyttet til vores digitalisering, deriblandt elektroniske stemmeafgivningssystemer og tv-transmissioner, fortæller hun.

Anvendelse af Public 360°:
• Dokumenthåndtering
• Arkivering
• Sagsbehandling
• Møde- og udvalgshåndtering
• Korrespondancehåndtering
• Digital distribution
• Digital signatur
• Integration med fagsystemer