Gode råd og tips til alle der skal arrangere en konference

Fremstår I troværdige? Kan I styre tiden? Kan I reagere hensigtsmæssigt på tekniske problemer? Det er vigtigt at have styr på oplægsholderne, men det er også vigtigt at have styr på velkomsten, informationen og flowet til en konference eller et seminar. Her er en tjekliste i god konferencedisciplin.

Kick-off – skab stemning

Indledningen på konferencer sætter scenen for resten af forløbet. Det er her, deltagerne tager stilling til, om de tror, konferencen bliver en god oplevelse. Introen skal skabe interesse og fungere som en afstemning af forventningerne, så deltagerne ikke føler, at de er gået forgæves.

Indledningen er førstehåndsindtrykket, deltagerne får af konferencen, og det skal derfor være relevant for dem. Konferencieren skal være oplagt og interesseret i sin opgave. Fx skal de første tre sætninger gerne være forberedt, så konferencen kommer sikkert fra start og ikke slow-starter. Virkemidler som fx filmklip og musik er også gode til at skabe en stemningsfuld kick-off på en konference.

Kort sagt skal kick-off være en oplevelse, der skaber stemning.

Program – husk det praktiske

Deltagerne skal have udleveret programmet forud for konferencen eller seminaret. Lad konferencieren gennemgå programmet som noget af det første, så deltagerne ved, hvad der venter dem. Fortæl dem, om de får udleveret de viste slides online eller på anden måde, så de ikke tager unødvendige noter. Fortæl også om andre praktiske ting her, så deltagerne ikke skal sidde og spekulere på, om der er frokost, hvor toiletterne er osv.

Konferencieren – skal mere end blot byde velkommen

Vælg konferencieren med omhu. Han er konferencens ansigt udadtil. Hans personlige stil og gennemslagskraft smitter både af på oplægsholderne og deltagernes oplevelse af konferencen som helhed. Han skal derfor være helt klar over, hvad situationen kræver af ham, og han skal vide, hvem modtagerne er, så han kan tilpasse sit sprog og ordvalg til dem. Det er også vigtigt, at konferencieren er troværdig, dels fordi han bærer hele konferencens troværdighed, dels fordi han giver den troværdighed videre til de oplægsholdere, han skal præsentere. Den såkaldte sponsorship-effekt.

Det er vigtigt, at konferencieren både byder velkommen til publikum og til oplægsholderne. Sørg for, at konferencieren hilser på oplægsholderne inden konferencen og aftaler det praktiske og skaber en god stemning. Så vil oplægsholderne også være mere tilbøjelige til at overholde tidskrav og levere en god præsentation.

PowerPoints

På PowerPoint-storskærmen til introduktionen skal der stå få, nødvendige oplysninger: program, trådløst netværk og evt. hashtags til Twitter. Benyt så vidt muligt stikord på jeres slides i stedet for at overfylde dem med information.

Så er der pause

Konferencieren skal ikke sige: ”Så er der 10 minutters pause”. Han skal sige det klokkeslæt, hvor folk skal være tilbage. På den måde sikrer I, at tilhørerne er tilbage på samme tidspunkt. Regn altid med fem minutters forsinkelse pr. pause. 10 minutter er i virkeligheden 15 minutter.

Powerfuld præsentation af oplægsholderne

Et godt forhold mellem konferencieren og oplægsholdere er afgørende. Meget af oplægsholdernes troværdighed hænger sammen med, hvordan de bliver præsenteret. Det er derfor vigtigt, af konferencieren har sat sig grundigt ind i, hvad det er, de vil tale om. Han skal også have lavet en ordentlig research og være sikker på udtalen af deres navne.  Og så skal han gerne sikre sig, at publikum klapper oplægsholderne ind og ud af scenen.

Praktisk, teknik og tidsspilde

Sørg for, at der er nogen, der gør den næste talers PowerPoint, mikrofon og andet klar i pauser, eller imens konferencieren er på. Det er udtryk for god stil og sund fornuft, at publikum ikke skal vente unødigt. Opstår der tekniske problemer, så lad konferencieren kommentere, hvad der sker i situationen. Det får jer som arrangører til at udstråle overskud, og fejlen flyttes over på ”teknikken” i stedet for hos jer. Vær generelt ikke bange for at kommentere fejl og mangler, det giver blot bonus, at I også selv kan se det.

Fordel på forhånd de praktiske opgaver, der er imellem oplæggene, så det står klart, hvem der sørger for den næste oplægsholders PowerPoint, hvem der giver oplægsholderen mikrofon på, hvem der viser oplægsholderne, hvor de skal hen, og hvem der sørger for, at de har vand og plads til deres papirer.

Tidsstyring af oplægsholderne – lav et tegn

Selv om det kan være vanskeligt at få sig selv til at afbryde en oplægsholder, når tiden er gået, så er det en vigtig del af konferencier-rollen. Konferencieren skal afbryde venligt og bestemt, hvis en taler går over tiden. Konferencieren kan bløde lidt op på situationen ved at gøre det klart, at han har påtaget sig rollen som skrap tidsholder. Han skal dog huske at give taleren tre minutter til at runde af, efter at han har brudt ind. Samtidig kan det være en god ide at flytte ansvaret for tidsoverskridelsen over på noget eksternt. På den måde er der ingen, der taber ansigt.

En god løsning på diskret tidsstyrring er, at konferencieren og oplægsholderne i forvejen har aftalt et tegn, der betyder, at der skal rundes af inden for tre minutter.

Spørgsmål – ”Undskyld, men hvad blev der spurgt om?”

Når man byder op til spørgsmål fra salen, så sørg for at have en mikrofon klar til deltagerne, så alle i salen kan høre, hvad der bliver spurgt om. Har man ikke en ekstra mikrofon, så skal spørgsmålene fra salen gentages i mikrofonen af konferencieren, ordstyreren eller oplægsholderen selv, så alle hører, hvad der bliver spurgt om.

Sørg for, at konferencieren eller en anden har et par spørgsmål klar, hvis ingen fra salen stiller spørgsmål. Et enkelt spørgsmål afføder ofte flere. Hvis der er mange spørgsmål, kræver det en fast styring fra konferencieren, som også skal huske at nævne, hvor mange spørgsmål, der endnu er plads til. Konferencieren skal også kort tage ordet mellem hvert spørgsmål, så der er klar kontrol.

Afslutning – tak for alt

Konferencens afslutning skal være forberedt, så den bliver skarp og ikke for lang. Det er sidste chance for at efterlade deltagerne med et godt indtryk. Konferencieren skal have styr på dem, der skal takkes og skal også takke publikum. Konferencieren kan evt. forberede og øve de sidste afsluttende sætninger, så der også her gives et indtryk af professionalitet. Konferencieren må også meget gerne inddrage en vedkommende anekdote eller læring fra dagen i sin afslutning.

Det var Rhetoricas konferencetips. Se flere tips fra Rhetorica her!