5 gode råd, der gør jeres konference til en succes

Sådan skal I planlægge jeres næste konference

Måske står I som erhvervsdrivende og skal afholde en konference inden for den nærmeste fremtid? Så læs videre her. I dette blogindlæg kommer vi med 5 gode råd til, hvad I skal være opmærksomme på, når I skal planlægge en succesfuld konference.

1. Start i god tid

Når det kommer til konferenceplanlægning, er det alfa og omega at starte planlægningsprocessen i ordentlig tid - gerne et år forinden! Derudover er det en rigtig god idé at alliere sig med eksterne og interne samarbejdspartnere, så I ikke kommer til at stå med alt for meget selv.

Start med at lave en tjekliste over ting, som der skal være styr på inden og under konferencen. Det kan fx være ting som konferencecenter, catering, digital tilmelding til konferencen, foredragsholdere, lyd og lys, og andre ting, som du kan komme i tanker om. Listen bliver måske længere, end du havde regnet med, og netop derfor er det vigtigt at starte i god tid.

2. Vælg det rette konferencecenter

Konferencer afholdes mest optimalt på konferencecentre, hvor der er rigeligt med plads og faciliteter, der passer til jeres individelle behov. Derfor er det vigtig, at I har gjort jer nogle tanker om konferencens omfang, antallet af deltagere, og om der skal være plads til workshops eller lignende.

Det kan være en fordel at vælge et konferencecenter, som ligger tæt på naturen og har arealer til at bevæge sig på. På den måde kan I lave teambuilding-aktiviteter udenfor, som giver deltagerne mulighed for at have det sjovt og netværke med hinanden undervejs.

3. Tema

En anden måde at sikre, at konferencedeltagerne husker indholdet fra jeres konference, er at lave et slags tema. Det kan fx være jeres tema er ”den røde tråd”: Her kan I fx binde røde tråde til stolene, pynte op med rødt på konferencecenteret og lave sjove øvelser, der skaber en rød tråd mellem gæsterne. Kun fantasien sætter grænser her!

4. Budget

Man kan ikke komme udenom, at det er vigtigt at overholde budgettet. Kig derfor gerne på budgetter fra tidligere konferencer, og husk at lave en post til uforudsete udgifter.

5. Opfølgning og evaluering

Når konferencen er afsluttet, er det vigtigt at samle op på, hvordan det hele gik. Det kan I bl.a. gøre ved at sende evalueringsskemaer ud til deltagerne, hvor I spørger, hvad der virkede godt, hvad der ikke virkede og hvad der kunne være fedt at inddrage til en anden gang.