Die Verantwortung für geschriebenes Wort oder warum vereidigte Dolmetscher und Übersetzer in der digitalen Welt am eBO nicht vorbeikommen

Die Tätigkeiten Übersetzen und Dolmetschen können auf eine lange Tradition zurückblicken. Erst recht sind sie im globalen Informationsaustausch in Wissenschaft, Technik, Wirtschaft und Politik nicht mehr wegzudenken.

In Deutschland kommt hierbei der Berufsgruppe der beeidigten Dolmetscher und Übersetzer eine besondere Rolle zu, denn sie leisten offizielle Arbeit für Gerichte, Behörden und Notare. Sie haben in der Regel ihre besondere fachliche Befähigung und persönliche Eignung für die Sprachmittlung nachgewiesen und wurden von staatlichen Stellen vereidigt.

Nun müssen vereidigte Dolmetscher und Übersetzer beim Schritt in die digitale Welt und insbesondere bei der elektronischen Kommunikation mehrere wichtige Aspekte beachten. In diesem Blogbeitrag geht es darum, welche Vorschriften und Bestimmungen für vereidigte Dolmetscher und Übersetzer bei der elektronischen Kommunikation gelten und wie sie passgenaue Lösungen nutzen können, um eine sichere und gesetzeskonforme elektronische Kommunikation zu gewährleisten.

Der Hintergrund

Im Juni 2021 wurde das Gesetz zum „Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) mit den Gerichten“ verabschiedet und in Kraft gesetzt. Damit war die rechtliche Grundlage für das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) geschaffen worden, die professionellen Prozessbeteiligten einen sicheren elektronischen Übertragungsweg zu den Gerichten eröffnete. Ebenso ist die Zusendung elektronischer Dokumente durch die Gerichte an die eBO-Postfachinhaber auf diese Weise möglich. Diese Kommunikationsform ist prinzipiell für alle Übersetzer und Dolmetscher, unabhängig von einer besonderen Qualifikation oder Vereidigung, nutzbar. Spätestens im Jahr 2026 wird dies für alle zum gängigen Standard werden.

Insbesondere für beeidigte oder ermächtigte bzw. öffentlich bestellte Dolmetscher und Übersetzer ist das eBO interessant, da sie neben den allgemeingültigen Datenschutzbestimmungen zusätzlich kraft Gesetzes (§ 189 Abs. 4 GVG) zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Mit eBO können beeidigte Übersetzer von ihnen erstellte bescheinigte oder bestätigte Übersetzungen elektronisch an Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs versenden.

Wie funktioniert eBO?

Das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) ist Teil der IT-Infrastruktur, die vom Bund und den Ländern, sowie ausgewählten Berufsträgerkammern für die sichere elektronische Kommunikation von und zu Gerichten betrieben wird. Über die reine Justizkommunikation hinaus können über diese Infrastruktur auch weitere professionelle Prozessbeteiligte erreicht werden. Für Übersetzer und Dolmetscher eröffnet sich daher eine sichere elektronische Kommunikation auch zu Notariaten und Behörden.

Da die einfache E-Mail in keiner Weise die gesetzten Sicherheitsanforderungen erfüllt, ist sie im elektronischen Rechtsverkehr nicht zugelassen. Alternativ steht mit dem eBO ein zugelassener Übermittlungsweg zu Verfügung, der durch Anwendung kryptographischer Technologie die Nachrichten während des Transports durchgehend Ende-zu-Ende-verschlüsselt und die Identität sämtlicher Postfachinhaberinhaber ermittelt und bestätigt. Somit wird sichergestellt, dass nur bekannte und zugelassene Empfänger und Absender auf die Inhalte der zwischen ihnen ausgetauschten Nachrichten zugreifen können.

Unter folgenden Voraussetzungen kann ein eBO prinzipiell von ‚Jedermann‘ genutzt werden:

1. Einmalige Einrichtung des eBO-Postfachs mithilfe einer der zugelassenen Anwendungen
2. Eingerichtetes Postfach im Rahmen der anschließenden Registrierung am SAFE-Verzeichnisdienst sicher identifizieren
3. Verbindung zur sicheren Infrastruktur und Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr mit zugelassener Software.

Bei der Übermittlung von Dokumenten ist außerdem zu beachten, dass nur Dokumente im Dateiformat „PDF“ verwendet werden.

Die Suche von Adressaten ist über das SAFE-Verzeichnis möglich. Ein Grundsatz im elektronischen Rechtsverkehr besteht in der Festlegung, dass nur identitätsbestätigte Teilnehmer zugelassen sind. Zur Identitätsbestätigung kann einerseits die Online-Funktion des Personalausweises im SAFE-Webportal oder andererseits die Dienstleistung eines Notariats genutzt werden. Ist die Identitätsbestätigung erfolgt, wird das Postfach freigegeben. Ab diesem Zeitpunkt bestätigt der SAFE-Eintrag, zusammen mit einem weiteren elektronischen Zertifikat, die Identität des Absenders eindeutig. Das steht, ähnlich einer Beglaubigung, für die Integrität und Herkunft der übermittelten Daten. Für Übersetzer bedeutet das de facto die Verantwortung für das geschriebene und übermittelte Wort zu übernehmen.

Was macht eBO für Übersetzer und Dolmetscher zusätzlich attraktiv?

Der elektronische Rechtsverkehr bietet die Möglichkeit, Berufsgruppen zu kategorisieren oder direkten Postfachgruppen zuzuordnen. Letzteres ist z. B. für Anwälte mit dem Anwaltspostfach oder Notare mit dem Notarpostfach erfolgt. Da für Übersetzer, Dolmetscher und Gebärdensprachdolmetscher kein spezielles Postfach geschaffen wurde, haben sie die Möglichkeit, bei der eBO-Einrichtung zusätzlich ihre Berufsträgerschaft zu hinterlegen. Deshalb differiert die SAFE-Identitätsbestätigung auch vom oben beschriebenen Vorgehen. Ist die Kennzeichnung der Berufsgruppe erfolgt, können Dolmetscher und Übersetzer dank dieser im zugrundeliegenden SAFE-Register gefunden und direkt elektronisch erreicht werden.

Darüber hinaus sind eBO-Adressen zur elektronischen Kontaktaufnahme auch über die Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der Landesjustizverwaltungen (www.justiz-dolmetscher.de) ermittelbar.

Die Praxislösung

Die komfortable Einbettung der eBO-Post in die normale E-Mail-Verarbeitung ist für Anwender von besonderem Vorteil. Nach diesem Prinzip arbeitet die schnell einsetzbare Lösung proTECTr eBO. Diese Lösung stellt, auch vor dem Hintergrund der besonderen Anforderungen des ERV, eine sichere Verbindung zwischen E-Mail-Clients und der Cloud-Plattform proTECTr.com her. Dank einer Erweiterung kann direkt in der jeweils eingesetzten E-Mail-Lösung nach Adressaten im SAFE-Verzeichnisdienst gesucht werden und die Erstellung der Nachrichten ist so einfach, wie E-Mail schreiben. Soll die Einhaltung von Fristen nachgewiesen werden, ist dies kein Problem, denn die Kommunikation wird dokumentiert und der Posteingang beim Adressaten zuverlässig quittiert. Eingehende ERV-Nachrichten werden direkt im alltäglich verwendeten E-Mail-Programm angezeigt und können ganz einfach direkt beantwortet werden. Mit proTECTr eBO eröffnet sich die Chance, in kürzester Zeit die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr umzusetzen, ohne in aufwendige Implementierungen und Schulungen investieren zu müssen.

Fazit

E-Mails, Tweets, WhatsApp-Nachrichten gehören zu unserem Alltag - aber nicht in die verbindliche Kommunikation mit der Justiz. Mit dem Einzug in die digitale Welt und insbesondere in der elektronischen Kommunikation stehen also vereidigte Dolmetscher und Übersetzer vor neuen Herausforderungen. In diesem Blogbeitrag haben wir beleuchtet, welche Vorschriften und Bestimmungen in Bezug auf die elektronische Kommunikation gelten und wie sie diese nutzen können, um eine sichere und gesetzeskonforme Kommunikation sicherzustellen.

Der Gesetzgeber hat den elektronischen Rechtsverkehr auf bestimmte zugelassene Übermittlungswege beschränkt und mit dem besonderen elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) ist ein solcher Weg für Übersetzer und Dolmetscher geöffnet. Um das eBO nutzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, darunter die einmalige Einrichtung des eBO-Postfachs mithilfe einer zugelassenen Anwendung und die Identitätsbestätigung durch den SAFE-Verzeichnisdienst. Bei der Übermittlung von Dokumenten ist das PDF-Dateiformat obligatorisch.

Insgesamt eröffnet die elektronische Kommunikation über das eBO neue Möglichkeiten für beeidigte Dolmetscher und Übersetzer, sicher und gesetzeskonform mit Gerichten, Notaren und Behörden zu kommunizieren. Der Einzug in die digitale Welt bietet Chancen, die von dieser Berufsgruppe genutzt werden können, um ihre Dienstleistungen effizienter und zugänglicher zu gestalten. proTECTr eBO von procilon ist dabei ein zuverlässiger Begleiter.