Vorlagenmanagement und E-Akte mit d.velop documents bei der Stadt Kaarst

Den Aufbau elektronischer Akten haben viele Kommunalverwaltungen zunächst im Sinn, wenn sie sich für die Einführung einer Software zur digitalen Dokumentenverwaltung entscheiden. In der Stadt Kaarst verbindet man damit noch mehr: Die Kommune nutzt in ihrer ECM-Lösung d.velop documents intensiv das dort integrierte Vorlagenmanagement. Kaarst bezieht seine IT nahezu komplett vom Rechenzentrum der ITK Rheinland. Mit ihrer ECM-Lösung ist die Stadt Kaarst Pilotkommune innerhalb des ITK-Zweckverbandes.

Ein Vorlagenmanagement beschleunigt die Erstellung von Anschreiben, weil es mit Bausteinen auf der Basis beliebiger, bereits im System hinterlegter Metadaten arbeitet. Dies beginne damit, dass man sich nicht um einen aktuellen Kopfbogen kümmern muss. Eine zentrale von allen genutzte Kopfzeile-Vorlage füllt sich automatisch, je nachdem wer sich angemeldet hat. Wechselt eine Fachkraft das Büro, gehen mit der Verknüpfung im Windows Verzeichnisdienst Active Directory auch die Daten mit. Man greift also an jedem Arbeitsplatz auf die persönlichen Vorlagen zu.

Intelligente und dynamische Formulare in d.velop documents

Weiterer Vorteil eines Vorlagenmanagements ist dessen dynamischer Charakter. Beim Öffnen eines Vordrucks erhält man Abfragen über bestimmte Auswahlfelder. Soll z. B. ein Brief an die Erziehungsberechtigte verfasst werden, kommt zunächst die Frage, ob der Brief an diese geht oder die Person direkt. Kreuzt man „kinderlos“ an, fallen alle Passagen zu Kindern weg usw. So lassen sich aus sehr vielen Textbausteinen per Abfrage nur jene verwenden, die aktuell benötigt werden. Das Ergebnis sind maßgeschneiderte Vorlagen, die nicht mehr zehn, sondern nur noch drei Seiten umfassen. Eine deutliche Vereinfachung, für Sachbearbeiter*innen ebenso wie für Empfänger*innen.

Zum Vorlagenmanagement gelangt man direkt aus dem jeweiligen Vorgang im ECM-System. Der Vordruck wird geöffnet, ausgefüllt, geschlossen und in der Software abgelegt. Dort kann er weiterbearbeitet, versendet oder gedruckt werden. Inzwischen wurden 300 Vorlagen abgelegt und fast täglich werden es mehr. Dies war auch der Pandemie geschuldet. Christiane Fuhrmann, Abteilungsleiterin im Bereich Zentrale Dienste der Stadt Kaarst: „Mit jeder neuen Coronaschutzverordnung ändern sich die Bescheide und für jede Veränderung gibt es einen eigenen Textbaustein. Diese muss man nur noch anklicken.“ Trotzdem gibt es nur eine Vorlage „Corona“, unter der alle Möglichkeiten von Textbausteinen hinterlegt sind. Für das Gesundheitsamt – ohnehin überlastet durch Pandemie-bezogene Arbeiten – eine enorme Hilfe bei der Kontaktverfolgung.

450 Beschäftigte nutzen das ECM-System von d.velop

Rund 450 Beschäftigte nutzen in der Stadt Kaarst mittlerweile das ECM-System d.velop documents mit integriertem Vorlagenmanagement. Auch neue Aktenlösungen hat die Kommune eingeführt; eine digitale Personalakte sowie ein Vertrags- und Satzungsmanagement zur Führung digitaler Satzungsakten sind bereits implementiert. Im Sozialamt geht der Weg ebenfalls weg vom Papier hin zum digitalen Arbeiten mit der elektronischen Sozialhilfeakte, integriert in das Fachverfahren AKDN-sozial.