Projektarbeit braucht Technisches Dokumentenmanagement

Das Thema Dokumentenmanagement für technische Unternehmen ist eine abteilungs- und funktionsübergreifende Herausforderung. Eine in der Fachzeitschrift QZ veröffentlichte Studie der d.velop AG hat jetzt gezeigt: Digitale Ablagestrukturen werden in erster Linie zur Dokumentation von Projekten, Kunden, Personal, Produkten und Lieferanten eingesetzt. Produkte werden heute unter großem Zeitdruck gefertigt. Dafür benötigen alle involvierten Abteilungen Zugang auf eine gemeinsame Datenbasis, in welche alle Informationen über Projekte, Kunden, Produkte und Lieferanten einfließen – ein unternehmensweites Product Data Backbone, wie es das DMStec-System PRO.FILE der PROCAD darstellt.

Besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement im technischen Umfeld bestehen durch die häufig projektorientierte Arbeitsweise. Aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen Dokumente zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden. Für den Anwendungsbereich, der die Dokumente verwaltet, aber auch technische Produktstrukturen in Beziehung setzt, hat sich unter dem Begriff DMStec eine spezielle Kategorie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) etabliert. DMStec-Systeme erlauben die Abbildung technischer Strukturen und bilden gemeinsam mit PLM das Product Data Backbone eines Unternehmens, das wiederum die Basis für die Abbildung digitalisierte Abläufe darstellt.

Die vom ECM-Hersteller d.velop durchgeführte Studie in der QZ zeigt nicht nur deutlich, in welchen Geschäftsbereichen der Einsatz von DMS als besonders wichtig erachtet wird. Er skizziert auch die im DMS-Kontext relevantesten Fachprozesse – Projektanträge, Bestell- und Rechnungsfreigabeanträge – und untersucht, welche Rolle Cloudlösungen bei Thema DMS heute schon haben. PROCAD hat zum Thema Technisches Dokumentenmanagement auch ein Whitepaper erstellt, das alle relevanten Fakten zum Thema zusammenfasst.