Neue Lösung von codia für die Verarbeitung des XRechnungs-Formats

Gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU dürfen öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 2020 nur noch elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeiten. Auf die Annahme elektronischer Rechnungsformate und ihre digitale Weiterleitung müssen sich Verwaltungen technisch vorbereiten. codia bietet dafür mit dem d.velop document reader invoice eine neue Lösung. Als aktuelle Version des bisherigen dbs | invoice reader unterstützt er das Format XRechnung und kann neben Rechnungen auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bestellungen etc. verarbeiten.

d.velop document reader invoice deckt alle Basisanforderungen an eine Rechnungseingangsverarbeitung ab, vom Scannen über das Erfassen (automatisch/manuell) bis zur Übergabe an das d.3ecm oder das Finanzwesen. Die Software liest Kopf-, Fuß- und Positionsdaten aus. Bei der Positionserkennung werden das generische Verfahren, das Template-basierte Verfahren und der Abgleich gegen ERP-Daten kombiniert eingesetzt.

Zum Funktionsumfang des d.velop document reader invoice gehören das Auslesen von ZUGFeRD 1.0/2.0 sowie Facture-X Daten aus PDF/A-3 Dateien und die Verarbeitung von XRechnungen. Des Weiteren wird auch die revisionssichere und GoBD-konforme Ablage sichergestellt. Damit sind Kommunen auf die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen vorbereitet. Auf dem codia DMSforum 2019 wird Udo Schillingmann, Vertriebsleiter der codia Software GmbH, in seinem Vortrag „Damit schon gerechnet? – Die eRechnung kommt!“ diesen Themenkomplex eingehend beleuchten (10.9.2019, 11.30 – 12.00 Uhr). In diesem Zuge wird sowohl auf dem Forum als auch in Kürze unter www.codia.de das neue Paket „eRechnung startklar“ vorgestellt, mit dem codia ihre Bestandskunden für die eRechnung rüstet.

Von ZUGFeRD bis XRechnung

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein einheitliches Rechnungsdatenformat zur Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs. Es integriert in einem PDF/A-3-Dokument standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format: Was ZUGFeRD in Deutschland ist, heißt auf europäischer Ebene Factur-X.

Der technologieneutrale, interoperable Standard XRechnung ist die deutsche Kernrechnungsanwendungsspezifikation der Richtlinie 2014/55/EU. Mit dieser Norm will die EU die öffentliche Verwaltung europaweit dazu verpflichten, ihre Rechnungen elektronisch zu verwalten und gleichzeitig die Vereinheitlichung der nationalen Rechnungsstandards vorantreiben.

Bis 2020 verpflichtet die Gesetzeslage auch in Deutschland zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und -annahme. Ab April dieses Jahres müssen öffentliche Auftraggeber Rechnungen elektronisch nach dem XRechnung-Standard empfangen und verarbeiten können. Dies gilt für alle öffentlichen Auftraggeber – neben klassischen Behörden auf Bund-, Länder- und Kommunalebene also alle Unternehmen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind: Krankenhäuser und Sozialverbände, Energieversorger, Straßenbau- und Entsorgungsunternehmen, Schulen und Universitäten, Schwimmbäder, Museen und kulturelle Einrichtungen. Die Reichweite des XRechnung Standards ist somit deutlich größer als zumeist angenommen. Ab November 2020 dann sind dann auch alle Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Der Bund bietet für diesen Prozess ein Portal, die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).