ECM in Kommunen – am besten mit Unterstützung durch Dienstleister

In technischer Hinsicht lassen heutige ECM-Produkte kaum noch Wünsche offen. Die meisten Lösungen am Markt bieten heute eine ähnlich breite Funktionalität, mittels derer Kommunen ihren Beschäftigten ein standortunabhängiges Arbeiten – ob vom Büro aus oder im Home Office – ermöglichen können. Kommunale IT-Abteilungen brauchen deshalb nicht immer die noch modernere Software. Was ihnen hingegen hilft, ist ganzheitliche Unterstützung rund um das Thema ECM, von der Digitalisierung der Papierakten über organisatorische Schulungen zur Nutzung von Aktenplänen und eAkten bis hin zur kompletten Administration des ECM-Systems.

Vor der Einführung von ECM und digitalen Arbeitsplätzen steht naturgemäß die Digitalisierung von Papierakten. Doch auch in Kommunen, die bereits mit ECM-Technologie arbeiten, ist noch nicht automatisch alles bereits digitalisiert. Oft hat man mit den aktuellen Papierdokumenten begonnen, oder mit solchen aus nur bestimmten Abteilungen. Die klassische Frage, wie mit bestehenden Papierakten umzugehen sei, stellt sich also nicht nur bei der ECM-Einführung, sondern aufs Neue bei jedem nachfolgenden Ausbauschritt bzw. jeder weiteren Anbindung von Fachverfahren an das ECM.

Jetzt, wo die Beschäftigten zu weiten Teilen vom Home Office aus arbeiten, gilt es also schleunigst nachzulegen, damit auch wirklich alle Aufgaben vom heimischen Schreibtisch aus bearbeitet werden können. Hierbei kann ein Dienstleister ganzheitlich unterstützen. Denn die Aufgabe mag auf den ersten Blick einfach erscheinen („Alles scannen und im ECM ablegen“), doch der Teufel steckt wie immer im Detail: von der Auswahl des Scandienstleisters über die Sichtung, ob das Aktenmaterial mit unterschiedlichen Scannern, z.B. im Bauamt bei Plänen und sonstigen Dokumenten, verarbeitet werden muss, bis hin zur minutiösen Logistik des eigentlichen Scanvorhabens. Auch Aktenpläne und eAkten kann man nicht einfach installieren und das Personal damit arbeiten lassen. Ein externer Partner, der dafür organisatorische Schulungen abdeckt, ist daher Gold wert.

Schlussendlich muss das ECM im laufenden Betrieb administriert werden. Gibt es wirklich in jeder Kommune eine IT-Fachkraft, die dafür ausreichend geschult ist? ECM-Systeme sind ein komplexes Set aus Anwendungen und Tools; ihre Wartung und das Verhindern von Ausfällen kann eine ebenso große Herausforderung darstellen wie die Einführung und erfordert dedizierte, spezialisierte Ressourcen. Bei der Auswahl ihres ECM-Implementierungspartners sollten Kommunen daher darauf achten, ob dieser eine ständige Administration als flankierende Leistung anbietet. Durch Outsourcing von Maintenance und Support lässt sich die Leistung der ECM-Lösung im täglichen Alltag nämlich noch einmal deutlich steigern.

Autor. Michael Gertges, Geschäftsführer LORENZ Orga-Systeme GmbH