​Digitalstrul stressar svenskarna – hälften missnöjda med verktygen på jobbet

Digitala verktyg kan göra underverk för samarbetet på jobbet – men också skapa stress och dålig stämning kollegor emellan. Så många som sex av tio svenska tjänstemän är frustrerade över det digitala samarbetet och varannan vill skrota eller se över de verktyg som erbjuds på arbetsplatsen. Samtidigt saknar majoriteten utbildning för användningen av desamma. Det visar en ny undersökning från Kantar Sifo som Telenor låtit genomföra.

Drygt 1700 tjänstemän, varav över 500 chefer, har svarat på frågor om det digitala samarbetet på sin arbetsplats. Resultaten visar att nyare tjänster så som videomöten, olika chattverktyg och dokumenthantering i molnet används relativt flitigt – åtta av tio tjänstemän gör det regelbundet.

Samtidigt sker det långt ifrån friktionsfritt, då sex av tio arbetstagare (59%) och ännu fler chefer (63%) vittnar om stress eller frustration i samarbetet. De främsta anledningarna är teknikstrul, otydlighet kring vilka tjänster man förväntas använda och att ens kollegor och kunder använder andra plattformar.

– Undersökningen vittnar om att många företag köper in en mängd olika digitala verktyg, och tänker att det räcker så. Kanske beror det på att man rädd att hamna efter i digitaliseringen. Men utan ledarskap och struktur blir det lätt stökigt, och att så många arbetstagare känner stress och frustration är något som både vi i branschen och ledare i tjänsteföretag måste ta på allvar, säger Mats Almgren, affärsområdeschef Telenor Företag.

Mer än varannan arbetstagare (52%), och en ännu större andel chefer (57%), anser att det finns behov av att se över arbetsplatsens befintliga samarbetsverktyg, exempelvis genom att rensa bort eller byta ut en del av dem.

Majoriteten av arbetstagarna (62%) har heller inte fått någon utbildning i verktygen, och nästan varannan (47%) saknar riktlinjer för användningen. Detta trots att riktlinjer och utbildning rankas som två av de viktigaste framgångsfaktorerna för att få till ett effektivt digitalt samarbete.

– Vår undersökning visar tydligt på ett antal framgångsfaktorer. Självklart måste tekniken fungera, men därutöver behöver arbetsplatsen upprätta riktlinjer och policys och satsa på utbildningar så att alla förstår och lär sig verktygen fullt ut. Med en större tydlighet och högre digital kompetens kan vi få till ett mer effektivt samarbete, avslutar Mats Almgren.

Ladda ner hela rapporten: https://www.telenor.se/foretag/rapport-digitalt-samarbete

Telenor har arbetat för att främja en sund digital arbetsmiljö sedan 2015 med initiativet Workfulness. Syftet är att hjälpa företag och medarbetare att undvika onödiga störningsmoment och hantera sin arbetsdag mer effektivt med digitala verktyg. Läs mer: https://www.telenor.se/foretag/workfulness/

Om undersökningen
Undersökningen genomfördes via Sifos webbpanel under 3– 9 oktober 2018. Den omfattar totalt 1714 tjänstemän, varav 1148 arbetstagare och 566 chefer, samtliga över 18 år.

Resultat - urval:

• Sex av tio arbetstagare och ännu fler chefer vittnar om stress eller frustration på grund av brister i det digitala samarbetet. De främsta anledningarna är teknikstrul, otydlighet kring vilka tjänster man förväntas använda och att kollegor/kunder använder andra plattformar.
• Drygt var tredje arbetstagare och en nästan lika stor andel chefer har känt att det är för många digitala samarbetsverktyg på arbetsplatsen. Mer än varannan arbetstagare anser att det finns behov av att se över arbetsplatsens befintliga samarbetsverktyg, exempelvis genom att rensa bort eller byta ut en del av dem.
• Utöver traditionella kanaler som e-post och telefonkonferens är chat, videomöten och dokumenthantering via en gemensam plattform de vanligaste digitala samarbetsverktygen. 
• Det är stora skillnader i användningen. Varannan använder sig av videomöten varje månad – medan närmare en fjärdedel säger att de aldrig gör det, främst för att de inte ser nyttan.
• Personer under 35 år använder digitala samarbetsverktyg oftare än sina äldre kollegor. Undantaget är telefonkonferenser, där personer i de yngre åldersgrupperna är de minst frekventa användarna. 
• Trots spekulationer om dess utdöende så står e-posten ännu stadigt på tronen. Så gott som samtliga svarande använder verktyget frekvent, och nästan nio av tio gör det dagligen.
• Långt ifrån alla behärskar de digitala samarbetsverktygen fullt ut. Var fjärde har begränsade kunskaper, och knappt en av tio har mycket liten eller ingen kunskap alls. Andras kunskaper om digitala samarbetsverktyg värderas lägre än de egna kunskaperna. 12 procent av arbetstagarna anser att kollegorna har mycket goda kunskaper, medan 21 procent anser att de själva har det.
• De viktigaste faktorerna för ett framgångsrikt digitalt samarbete anses vara fungerande teknik, utbildning i hur verktygen fungerar och tydliga riktlinjer för användningen.
• Samtidigt har majoriteten av arbetstagarna (62%) inte fått någon utbildning i verktygen, och nästan varannan (47%) saknar riktlinjer för användningen. Nära hälften av cheferna (45%) menar dock att de själva eller företaget erbjudit de anställda utbildning i de digitala samarbetsverktygen.