Sökes: Osäkert förvarade betyg från friskolor, Finnes: Kommunens arkiv för långsiktig arkivering

Arkivet på Sundsvalls kommun uppmanar alla friskolor i Sundsvall att skicka in sina slutbetyg för arkivering. Det gäller i synnerhet för de elever som avslutat en utbildning före januari 2008 då det inte fanns något krav på friskolorna att bevara slutbetyg eller betygskataloger.

– Det här är ett nationellt problem som blev väldigt konkret när vi nyligen fick ta emot arkivmaterial från en friskola som upphört, säger Linnea Hådén och Helena Ekblom som arbetar på kommunarkivet, service- och teknikförvaltningen. Då märkte vi att det saknades betyg för ett helt läsår. Det här innebär att om en elev förlorar sitt betyg så finns det inget som kan intyga utbildningen.

Lagen har efterhand skärpts och från och med 2012 ska en friskola överlämna elevernas slutbetyg till kommunen för arkivering. Mellan åren 2008 och 2011 gällde att friskolorna ska förvara en betygskatalog. Innan dess fanns inga krav alls på att spara slutbetyg.

– Vi kan inte mer än uppmana friskolorna att lämna in slutbetygen till oss för de år som det inte funnits någon reglering, säger Linnea Hådén. Vårt arkiv tar helst emot alla slutbetyg från friskolan. Tidigare i veckan har vi även gått ut med ett brev till samtliga friskolor i Sundsvall och erbjudit just detta och vår förhoppning är att de ska se positivt på möjligheten.

Om arkivering av betyg
I och med den nya skollagen från 2011 (SFS 2010:800) ska huvudmannen för en fristående skola överlämna elevernas slutbetyg eller avgångsbetyg till den kommun där skolan är belägen. I Sundsvall betyder detta att fristående skolor ska, från och med läsåret 2011-2012, lämna in sina betyg till kommunarkivet.

Innan den nya skollagen trädde i kraft har det funnits regler och föreskrifter från Skolverket som säger att: ”Uppgifterna i betygskatalogen ska skyddas mot förlust och otillbörlig förändring.” (SKOLFS 2007:42, 2009:27, 2009:28). I detta fall ansvarar huvudmannen för bevarandet och det finns ingen skyldighet att lämna över betygen till kommunen. Fram till och med 2007, fanns ingen reglering alls.

Sundsvalls kommunarkiv förvarar betygsdokumenten i ändamålsenliga lokaler som säkerställer ett långsiktigt bevarande. Att alla utbildningsbevis finns på samma ställe, oavsett om de är upprättade i en fristående eller kommunal skola, underlättar för de elever som behöver kopior på sina betyg.

Kontaktpersoner:
Linnéa Hådén, Addera kommunarkivet, service- och teknikförvaltningen tfn: 060-19 21 72
Helena Ekblom, Addera kommunarkivet, service- och teknikförvaltningen, tfn: 060-19 18 68