Best practice vid lagerstyrning i svensk industri

I en studie med namnet "Best practice vid lagerstyrning i svensk industri", gjord av professor Patrik Jonsson och Stig-Arne Mattsson från Chalmers tekniska högskola framkom det många intressanta saker beträffande svensk industris användning av lagerstyrnings-metoder. I studien ingick 292 företag. Av dessa ansåg 61 % sig ha en bättre leveransförmåga än jämförbara konkurrenter.

I denna blogg återges vissa delar av resultatet från undersökningen, företrädesvis sådant som vi som leverantör av lagerstyrningssystem tycker är intressant.

Endast 13 % av alla företag använder speciellt system för lagerstyrning - varav 7 procentenheter använder egenutvecklade system, 3 % använder Excel och resterande 84 % använder sina ERP-system.

En mycket intressant sak är att 56 % av företagen har valt sin huvudsakliga lagerstyrningsmetod utan något speciellt motiv mer än att det har "alltid" varit så eller metoden fanns i affärssystemet. Endast 27 % angav att valet berodde på resultat av analys och bedömning.

74 respektive 76 % av alla högpresterande företag mäter servicenivå respektive lageromsättningshastighet, bara 34 % mäter liggtid i lager.

I distribuerande företag används beställningspunktsmetod som det överlägset vanligaste lagerstyrningssättet medan det i tillverkande företag är materialbehovsplanering som dominerar kraftigt.

Planeringsfrekvensen av orderförslag/leveransplaner ökar inom alla lagerstyrningsmetoder. För företag som använder beställningspunktsmetoden har andelen företag med daglig planeringsfrekvens ökat från 21 % till 60 % mellan 1993 och 2003. Dock fortsätter 35 % av företagen att planera sina inköp 1 gång per vecka eller mindre.

När det gäller att bestämma orderkvantiteter så gör ca 1/3-del av alla företag en partiformning som bygger på kostnadsoptimering, alltså någon form av ekonomisk orderkvantitet, övriga 2/3-delar gör sin orderkvantitet med uppskattningar och erfarenhet.

Det visar sig också att för de företag som använder beställningspunktsmetod så har andelen företag som kostnadsoptimerar respektive uppskattar orderkvantitet varit ganska oförändrad de senaste 20 åren.

Än värre blir det när man tittar på sätten att dimensionera säkerhetslager. Närmare 80 % av alla företag använder sig av bedömningsmässiga uppskattningar utan direkta kopplingar till leveransförmåga. När det gäller företag som huvudsakligen använder sig av beställningspunktsmetod så är siffran drygt 70 %.

Att bedömningsmetoder ofta används i stället för kvalificerade beräkningsmetoder har visats i några olika studier. Exempelvis konstaterar Sandvig (1998) att ”Surprisingly many companies use outdated, simplistic methods for allocating safety stocks and they do not ever know it”. Likaså noterar Wilkinson (1996) att ”in the last few years we have worked for over 30 clients, in excess of 90 % of these did not set mathematically based safety stock levels.”

Att bestämma framtida efterfrågan är viktigt för att kunna fylla upp lagret med acceptabel precision. I distribuerande företag gör 34 % av företagen det med erfarenhet eller föregående års behov. 60 % gör det med någon form av beräknad prognos. Tittar man bara på de som använder beställningspunktsmetoden så beräknar 43 % en prognos medan 35 % använder erfarenhet eller föregående års behov och 22 % materialbehovsberäkning.

Glädjande har andelen företag som bestämmer sin beställningspunkt genom att bestämma de två termerna ledtidslager och säkerhetslager var för sig, ökat från 43 % 1993 till 66 % 2013. Övriga företag bestämmer sina beställningspunkter som en totalkvantitet baserat på erfarenhetsmässiga bedömningar (27 %) eller på annat sätt (7 %). Värt att notera är att bland distribuerande företag som använder periodbeställningssystem och bestämmer återfyllnadsnivå gäller det omvända förhållandet. Cirka 30 % bestämmer ledtidslager och säkerhetslager var för sig och övriga använder uppskattningar.

När det gäller revidering av orderkvantiteter så gör över 40 % av alla företag det en gång per år eller mer sällan. 36 % uppger att man gör det minst två gånger per år. En låg revideringsfrekvens innebär att de använda orderkvantiteterna under långa perioder riskerar att avvika från vad som är optimalt och därmed förorsaka onödigt höga lagerstyrningskostnader.

Uppdateringsfrekvenser för beställningspunkter och säkerhetslager ligger också generellt mycket lågt. Av alla företag reviderar 41 % dessa parametrar en gång år eller mer sällan. För distribuerande företag är den siffran 29 %. 45 % av alla företag gör det minst 2 gånger per år. Av det företag som använder sig huvudsakligen av beställningspunktmetoder uppdaterar nästan 50 % av företagen så sällan som en gång per år eller mer sällan.

Ledtidens längd har betydelse för samtliga lagerstyrningsmetoder och efter- som den tenderar att andra sig över tid är det väsentligt att de ledtidsuppgifter som finns i affärssystemet eller lagerstyrningssystemet revideras någorlunda frekvent. Resultaten visar att 60 % av företagen endast uppdaterar sina ledtider en gång per år eller mer sällan. Med en så låg revideringsfrekvens är risken uppenbar att man under långa perioder beställer lagerpåfyllning för sent eller för tidigt och därmed inte uppnår önskad leveransförmåga respektive får onödigt hög kapitalbindning.

Vilka faktorer upplevs som mest försvårande för lagerstyrningen? På den frågan svarar företagen att ojämna utleveransvolymer, osäkra prognoser och långa leveranstider är det som försvårar mest.

När det gäller användningsförhållanden så uppger företagen att de mest försvårande omständigheterna för lagerstyrning är för låg kunskapsnivå och brist på tillräckligt med tid för lagerstyrning medan låg saldokvalité är det som vållar minst problem. Här skiljer det sig stort mellan högpresterande respektive lågpresterande bolag där det bland högpresterande bolag bara är hälften så många som upplever dessa problem.