Xelera tipsar och inspirerar: Öppen kommunikation – en fråga om balans

Xelera har bjudit in Malin Ekelund, journalist och mediacoach på Levande Kommunikation, till att gästblogga om det transparenta ledarskapet och hur man kommunicerar ärligt på ett kontrollerat sätt.

Det transparenta ledarskapet - handlar det om att chefen skall vara vän på Facebook med alla sina medarbetare? Eller betyder det att VD:n ska publicera privata bilder på företagsbloggen? Nej, det transparenta ledarskapet handlar om att dela med sig av kunskap och information, så att medarbetare känner sig involverade, uppdaterade och delaktiga i processer som rör dem själva och organisationen.

Skapa en gemensam strategi för en enad organisation

Kunskapsspridning måste emellertid ske genomtänkt och enligt en tydlig agenda.  Det är viktigt att alla i ledningen är överens om både innehåll, tidpunkt och kanal för informationen. Det fungerar exempelvis inte bra ifall en enhetschef som sitter i ledningsgruppen bestämmer sig för att avvika från en informationsagenda och berättar lite extra just för sin grupp av medarbetare i en känslig process.

Detta skapar obalans och osämja i organisationen. ”Varför vet alltid de om allting?” ”Varför sade ingen detta till mig?” Och så börjar också rykten att gå, förmodligen startade i den grupp medarbetare som har det lilla informationsförsprånget före alla andra, men som säkerligen inte har ALL information. Det är alltså viktigt att hela ledningen har ett transparent förhållningssätt, men enligt en gemensam strategi. Att man medvetet går ut med så mycket korrekt information så tidigt som möjligt, men att man också gör det till alla medarbetare samtidigt. Information är makt. Illa brukad information skapar ryktesspridning, oordning och obalans, medan korrekt information skapar trygghet, tillhörighet och engagemang.

Tystnad leder till spekulation

Om man som ledare befinner sig i ett läge där man av olika anledningar inte kan dela med sig av viktig information, så finns det ändå en hel del man kan göra för att vara transparent i sin kommunikation och skapa trygghet i organisationen:

• Man kan anstränga sig om att berätta det man faktiskt vet så långt.
• Man kan också förklara varför det just i dagsläget inte går att informera ytterligare.
• Man kan dela med sig av tidsplanen för förändringsstegen och vara tydlig med när nästa information kommer.
• Man bör också vara tydlig i kommunikationen med medarbetarna om att man i ledningen håller sig till en plan och har en strategi; att den upplevda bristen på information inte handlar om planlöshet eller oförmåga till beslut, utan att det beror på att man just för tillfället är förhindrad att dela med sig av informationen.

Att dela med sig av relevant information så tidigt som möjligt i olika förändringsprocesser är alltså viktigt för att skapa delaktighet och förhindra ryktesspridning. Just ryktesspridning är vad många chefer är rädda för också när det gäller bruket av sociala medier. Rykten startas ofta utifrån ett behov av att skapa sig en helhetsbild och en förståelse för den rådande situationen.

Flera nyttiga och inspirerande bloggare hittar du på Xelera Tipsar bloggen. Varje torsdag publicerar vi nya tips om webb och allt som hör webben till - design, teknik, webbcopy, kommunikation.