Maria Wannefalk via Xelera Tipsar: Hålla en presentation? Inga problem! Jag skall bara...

Hålla en presentation? Inga problem! Jag skall bara snabbt plocka ihop en PowerPoint…

Den kommentaren har du säkert hört och kanske till och med sagt själv. Att sätta ihop ett presentationsmaterial låter som att det skall vara enkelt, något som man gör snabbt och som man egentligen inte lägger tid på. Varför är det så? Det intryck du gör och den information du lyckas få fram till mottagaren påverkar möjligheten för dig att nå dina mål med mötet. Köper de din produkt? Vill de samarbeta med er? Förstår din arbetsgrupp vad de skall göra härnäst?  I denna och nästa blogg kommer vi beskriva några av de viktigaste delarna för att du skall lyckas med din presentation. 

Budskap som engagerar

Många glömmer att sätta ett tydligt mål med sin presentation. Ja, din agendapunkt har ett tema och visst är du där för att presentera ditt företag, men vad är det du vill att åhörarna skall tycka, känna och/eller göra efter din presentation? Skall de tycka att ni är de som har störst chans att driva igenom projektet, skall de känna entusiasm inför något? Vem är det som sitter i din publik och varför lyssnar de på dig? För att de måste? Vad vill de höra? Vad har åhörarna för betänkligheter? Se till att tänka igenom och skriva ner detta för att kunna anpassa budskapet och få med rätt information. Det skapar engagemang och sannolikheten ökar att du når ditt mål.  

En bra struktur lägger grunden

Under en presentation förmedlar du under relativt kort tid ofta en stor mängd information. För att åhöraren skall kunna ta till sig, och helst komma ihåg så mycket som möjligt behöver de få en förståelse för hur informationen hänger ihop. Helt enkelt en bra struktur.  Det finns olika varianter att använda beroende på vad ditt syfte med presentationen är, men här är ett exempel: 

• Starta med en sida som innehåller ett påstående som är formulerat så att den väcker frågan ”Vad”, ”Varför” eller ”Hur” hos åhöraren, till exempel genom att tala om hur det du skall säga kan vara till nytta för åhöraren. Påståendets funktion är att väcka viljan att fortsätta lyssna. 
• Frågan ”Vad?”, ”Varför?” eller ”Hur?” besvarar du med 3 – 5 påståenden. Dessa blir samtidigt en ”kapitelindelning” i din presentation och innehåller dina huvudargument.
• Varje kapitel, som gås igenom ett och ett, innehåller sedan relevant fakta som svarar på åhörarens fråga ”Hur vet du det?” kring varje kapitels påstående.
• Presentationen avslutas sedan med en sida som är en sammanfattning och som kopplar till ditt första påstående.

På detta sätt skapar du en bra ”dialog” med åhöraren där du blir den person som ger svar på de frågor som du skapar hos åhöraren.

Nästa vecka är Maria Wannefalk tillbaka med ytterligare tre punkter om bland annat hur man håller rätt balans för hur mycket information man bör dela med sig av och vikten av en grandios avslutning.

Maria Wannefalk startade PresentationSupport Sweden AB i 2004 efter 18 års erfarenhet av att skapa presentationer för en mängd olika branscher. Sedan dess har företaget expanderat med fler kompetenta medarbetare alltefter som efterfrågan vuxit och är idag bland de ledande i sin branch.

Prenumerera på Xelera Tipsar bloggen! Varje torsdag publiceras nyttiga tips!