Bengt Dahlgren tar över VVS-driften på Nordens mest effektiva mötesplats

Ett mycket spännande och utmanande förvaltningsuppdrag har upphandlats av Svenska Mässan i Göteborg. Visionen för upphandlingen: En VVS-anläggning i världsklass.

Teknisk förvaltning på Bengt Dahlgren i Göteborg vann upphandlingen och tecknar ett treårigt avtal med Svenska Mässan för drift, underhåll och dokumentation av anläggningen.

Svenska Mässan är Nordens effektivaste mötesplats för affärer, kompetensutveckling och kontakt­skapande. Under ett och samma tak samlas kraftfulla förutsättningar för arrangemang av toppklass. Här finns också Gothia ­Towers, Nordens största hotell och flera populära restauranger. Inom anläggningen finns även ett stort kontors­hotell, World Trade Center. Varje år hålls ett 30-tal mässor och 100-tals konferenser och andra arrangemang. Svenska Mässan är mötes­platsen för 7.000 utställare och cirka 1 miljon besökare från när och fjärran.

Svenska Mässan har en komplett, högmodern anläggning med trivsel, design och kvalitet. Allt är bekvämt samlat i ett och samma kvarter, med hög flexibilitet och service. Här finns konferensplatser för sammanlagt 8 800 personer i 48 konferenslokaler. Den uppmärksammade kongresshallen erbjuder bekväm sittplats för 1503 deltagare. Den förvandlas också till en bankettsal för 1100 gäster när läktarna lyfts mot taket. Hotel Gothia Towers är Nordens största hotell med 704 förstklassiga hotellrum.

Under ett år tar man emot ca 240.000 hotellgäster. Hotellet har ett strategiskt läge, med Svenska Mässan, Liseberg, Universeum, Världskultur museet och evenemangsstråkets teatrar och arenor som närmaste grannar. Gothia Towers Restauranger driver all restaurangverksamhet i koncernen. I dagsläget är det sex restauranger i hotellet, samt all konferens- & cateringverksamhet på mässområdet.

Förutom allt spännande som redan pågår på Svenska Mässan, så har det nyligen fattats ett beslut att bygga ett tredje torn för Hotel Gothia Towers. Upphandlingen Uppdraget har sitt ursprung i ett förfrågningsunderlag från Svenska Mässan där detaljerna sedan underhand har förhandlats fram mellan Svenska Mässan och de företag som konkurrerat om uppdraget. En grupp från Bengt Dahlgren, bestående av Lars Nilsson, Mats Andersson, Peter Cottman och Tony Kristiansen, har tagit fram och presenterat det vinnande erbjudandet för Svenska Mässan. Anders Carlsson, Fastighetschef på Svenska Mässan om upphandlingen:
– Affärsområde Arena, dit fastighetsförvaltning hör hemma, har arbetat med ett omfattande utvecklings- och effektiviseringsprojekt sedan våren 2009. Efter många intervjuer med kunder, studiebesök, benchmarking etc så valde vi att tydligt gå mot en lösning där vi själva står för beställarkompetens. Vår nya förvaltningsorganisation har ett förvaltarteam med kundansvar och ett teknikerteam med bred och allmän teknisk inriktning. Upphandlingen växte i någon mening fram under resans gång och när vi bestämt oss att fullt ut söka en extern­ ­lösning på VVS-området så blev sök­bilden tydligare. Ett viktigt kriterie för urvalet var kompetens och erfarenhet kring att utveckla rutiner, dokumentation, underhållsplaner mm.

– Ett av de starka skälen till att vi valde Bengt Dahlgren var kompetens och erfarenhet på det mer konsultativa områdena. Att Bengt Dahlgren därutöver varit vår huvud­sakliga VVS-konsult sedan flera år tillbaks och därmed känner stora delar av vår anläggning var en annan fördel. Bengt Dahlgren har tidigare levererat bra kvalitet, både vad gäller projektering, utredningar, och vissa driftsinsatser så med den bakgrunden känner vi oss trygga i vårt val.

På Svenska Mässans uppdrag kommer Bengt Dahlgren att svara för driften av VVS-anläggningen. I detta ingår rondering, planerad tillsyn & skötsel, övervakning, drift- & energ­i­optimering, myndighetsbesiktningar, planerat underhåll samt dokumentation & rutiner. Vårt synsätt på uppdraget är mycket orienterat mot kundens kund. Vi ser uppdraget som ett partnerskap där Bengt Dahlgren är en lyhörd och proaktiv samarbetspartner till Svenska Mässan. Konkret innebär det att vi arbetar så att ett minimum av driftstörningar uppkommer för Svenska Mässan och dess anställda, gäster, besökare, utställare och hyresgäster. För att få en bra start har en plan utarbetats för en inkörningsperiod där vissa arbetsmoment och processer får extra fokus. Tillsammans med Svenska mässan utförs t.ex. arbeten för att fastställa anläggningens nuvarande status avseende teknik och dokumentation. De kontinuerliga arbetsuppgifterna, som ingår i avtalet, innehåller flera moment där givetvis energibesparing är en viktig parameter.

Här följer en sammanställning.
Drift- & energioptimering: Bengt Dahlgren ska ta ansvaret för att i alla lägen och utifrån aktuellt driftläge, ­säkerställa bästa tänkbara leverans­kvalitet med minsta möjliga energiåtgång. Här ingår även energiuppföljningssystem och rapportering. Svenska Mässans har tillsammans med Bengt Dahlgren gjort den över­gripande bedömningen att det finns en stor potential i att effektivisera den befintliga VVS-anläggning. Potentialen ligger någonstans runt: 10%, genom löpande optimering och trimning av system10%, genom lite större grepp och eventuella milda ­investeringar 10%, genom strategiska beslut och eventuella större investeringar.

Tillsyn & Skötsel: Med tillsyn och skötsel avses alla planerade och förutbestämda service­åtgärder som krävs för att säkerställa väl fungerande system med hög driftsäkerhet och leveranskvalitet. Arbetet skall hålla en hög nivå så att Svenska Mässans verksamheter får ett minimum av drift­störningar samt att återstående livslängd på systemen säkerställs. Myndighets­besiktningar bevakas och avropas. Planerat underhåll Med planerat underhåll avses alla planerade åtgärder för att ersätta och återställa hela eller delar av tekniska system. Åtgärdernas syfte är att återställa en ursprunglig teknisk funktion när inte tillsyn och skötsel längre räcker och tekniken har passerat ”bäst före datum”. Bengt Dahlgren kommer att löpande uppdatera och revidera underhållsplanen för ingående delar i upp­draget. Underhållsplanen revideras årsvis inför budgetprocessen där förslag till ny plan tas fram. Planen är på detaljnivå för nästkommande budgetår samt mer översiktlig för de därpå kommande fyra åren.

Dokumentation & rutiner: Uppdraget innebär att löpande uppdatera relevant teknisk dokumentation för alla ingående tekniska system. Här ingår även löpande uppdatering av rutin- & processbeskrivningar. Nuläge i uppdraget Förutom att arbetet med tillsyn och skötsel är igång, så har även en av byggnaderna på området tjänat som pilotprojekt för att fastställa framtida nivå på planering, rapportering och dokumentation. Resultatet av pilotprojektet har dokumenterats i fastighetssystemet för hantering och uppföljning. Statusinventering är genomförd och dokumenterad. Process­en att redovisa och besluta om framtida dokumentationsnivå m.m. är startad. Vi har börjat bekanta oss med mycket intressanta och utmanande lokaler där ständigt varierande förutsättningar ska åtföljas av rätt klimat med rätt energianvändning vid rätt tid.

Text Mats Andersson
Bild Svenska Mässan, Bengt Dahlgren