Coronaviruset har försatt Sverige och världen i en krissituation. Virusspridningen har stora konsekvenser för människors hälsa, för samhället, och för ekonomin. För många är det här första gången man upplever en kris av den här omfattningen. Många företag drabbas hårt. Vi ser omfattande permitteringar och varsel där människor riskerar att bli arbetslösa, och vi kommer troligtvis även få se konkurser som direkt följd av viruset.
I alla krissituationer är det viktigt för organisationer att kommunicera, och god kommunikation kan vara avgörande för hur man kommer ut ur krisen på andra sidan.
Kriskommunikation – Företag behöver en krisplan
Frågan är inte om krisen kommer, utan när. Alla företag kommer någon gång ställas inför en situation som riskerar verksamheten och som kräver extraordinära insatser för att lösa. Alla råd om kriskommunikation börjar därför med att skapa en plan, då dessa förberedelser kan vara rent avgörande för hur väl du lyckas hantera situationen. Målet med kriskommunikation är att kommunicera så effektivt som möjligt under krisen.
Situationen just nu är väldigt speciell – eftersom många befinner sig mitt i en krissituation som kräver omedelbara handlingar. För dessa företag är tiden mycket knapp till att hinna planera.
Vi vill ändå betona hur viktigt det är med förberedelser i processen för krishantering. Genom att ha en plan kan du upprätthålla ett stabilt och tillförlitligt informationsflöde från dina kanaler ut till din publik, dina kunder, intressenter och medier. Att ta kontroll över berättelsen är nödvändigt, och en plan hjälper dig på vägen. Om du inte har en plan kan det leda till osäkerhet i processen och i slutändan vara mycket skadligt. Om du saknar en plan kan du använda Mynewsdesks olika mallar för kriskommunikation, och skapa din egen plan.
Vad är en krisplan?
Krisplanen består av en uppsättning riktlinjer för hur ditt företag ska agera i olika krissituationer. Planen bör definiera en tydlig hierarki på talespersoner, riktlinjer för hur och när ni ska kommunicera, både internt och externt, vem som ska få vilken information, och genom vilka kanaler.
Det innebär också att du behöver säkerställa att du har rätt verktyg på plats, för att du snabbt ska kunna agera på din plan. Det är viktigt att du ser till att du har förutsättningar att lyckas när krisen kommer, då god kriskommunikation minimerar riskerna och hjälper till att skydda ditt företags varumärke och rykte.
Hur kopplas kriskommunikation till PR?
Kriskommunikation är PR, och företagets kanske viktigaste funktion i en krissituation. Att inte adressera de utmaningar man ställs inför kan ha stor skada på verksamheten, relationer och varumärket. De som arbetar med PR och kommunikation är redan ansvariga för företagets rykte och image, så det blir naturligt att samma personer säkrar varumärket även i tuffa tider.
Vad behöver man i en kris?
Som kommunikatör är det viktigt att du säkerställer att du har rätt tekniska verktyg på plats inför en eventuell kris. Mediebevakning är avgörande för att du ska hålla koll på vad som sägs om ditt företag före, under och efter en kris. Hur ska du kunna bemöta negativa situationer om du inte vet vem, hur eller vad man kommunicerar om ditt varumärke?
Under en kris är också det viktigt att samla all relevant information på ett ställe, så att medier och andra viktiga målgrupper hittar dina senaste nyheter. Kommunikationen bör ske snabbt, och med precision. Genom att tillgängliggöra information kan du vinna både tid och förtroende. T.ex att skicka ut interna eller externa pressmeddelanden.
Nyckelfaktorer för att lyckas med kriskommunikation
Riskbedömning
Förhastade beslut kan vara skadliga och det är viktigt att väga in både både det kortsiktiga och långsiktiga perspektivet innan du agerar. Under kritiska situationer ökar behovet av kommunikation med kunder, investerare, samarbetspartners och ändra målgrupper.
Snabbt agerande
I krissituationer är det viktigt för företag att vara flexibla och snabbt agera på ny information. Kommunikationens roll är att säkra verksamheten framåt. Var snabb på att kommunicera vad som händer, både internt och externt, för att själv vara den som kontrollerar budskapet. Följ en tydlig pressmeddelande-mall.
Tillgänglighet och transparens
I krissituationer är det väldigt viktigt att vara tillgänglig och så transparent som möjligt. Tillgänglighet innebär att medier och andra intressenter ska ha möjlighet att komma i kontakt med er för frågor. Det är viktigt att ni redogör för situationen och era handlingar utan att dölja kritisk information. Som talesperson är det viktigt att behålla lugnet för att inge förtroende. Se till att svara på alla frågor – även de som kan kännas obekväma.
Visa vad du står för – ta ansvar och håll fast vid dina värderingar
En kris är per definition någonting negativt, men en kris kan också öppna upp för nya möjligheter. Som företag kan du välja att ta ett större samhällsansvar för att påverka kunder och andra målgrupper positivt. Du har mycket att vinna på att visa att du tar ansvar utanför din normala roll. Ditt företags värderingar är extra viktiga i krissituationer och kan vara rent avgörande för att ni ska komma ut ur krisen helskinnade – kanske till och med starkare.
Utvärdera dina marknad-och kommunikationsinsatser
Gör en bedömning av situationen för att avgöra om det verkligen är läge att genomföra den planerade konferensen, eventet eller lanseringen. Försök vara kreativ på att hitta nya vägar framåt. Finns det något du kan göra som kan ha en positiv påverkan på situationen? Sitter du på användbar data, statistik eller annan information som kan hjälpa andra? Det kan resultera i goodwill och bra PR för ditt varumärke!
Vill du lära dig mer om kriskommunikation? Registrera dig till vårt kommande webbinarium “How to communicate during a crisis”. Anmäl dig här.
