Gute Kontakte sind für PR-Abteilungen die Arbeitsgrundlage. Sind sie unzuverlässig, drohen tägliche Dramen. PR-Tools mit angebundenen Datenbanken für Journalisten und Multiplikatoren versprechen Hilfe. Und das gleich mehrfach.
Presseverteiler entscheiden über PR-Erfolg
Die britischen Kronjuwelen lagern nicht umsonst im Tower of London, hinter meterdicken Wänden und streng bewacht von den so genannten „Beefeaters“. Sie sind unzweifelhaft die weltweit wertvollste Sammlung von Diamanten und Juwelen. Und damit wohl ähnlich wertvoll wie die Kontaktdaten einer PR-Abteilung.
Keine PR-Arbeit kommt ohne sie aus: gut gepflegte, aktuelle Kontaktdaten in sinnvoll strukturierten Presseverteilern. Die eigene PR-Strategie mag noch so gut sein, die erstellten Inhalte für die Medien noch so brillant – wenn die Distribution scheitert, ist alles Nichts.
Wer – ob früher oder heute noch – Kontaktdaten im Outlook-Adressbuch oder in einer Excel-Tabelle geführt hat, weiß ein Lied davon zu singen. Kaum sind die Kontaktdaten eines Ansprechpartners in der selbstgestrickten Lösung aktualisiert, sind diese auch schon wieder veraltet. „Unzustellbar“ heißt die Alarmmeldung im E-Mail-Programm lapidar: „Ihre Nachricht konnte nicht zugestellt werden.“
Wogegen ein PR-Tool hilft
Auswege? Gibt es! Einer ist: eine leistungsstarke PR-Software nutzen. Denn die bekämpft drei Grundübel an der Wurzel
- Sie unterstützt, die Daten aktuell zu halten.
- Sie automatisiert den Versand und reduziert die Fehlerquote.
- Sie hilft bei der Erfolgskontrolle und stellt Lesequoten fest.
Eigene Kontaktdaten sind Gold wert. Insbesondere, wenn sie auf persönlichen Begegnungen beruhen. Noch wertvoller werden sie allerdings, wenn die Aktualität der Daten abgeglichen werden kann. Zum Beispiel mit einer externen Journalistendatenbank. Damit nicht Frau Meier die Unternehmensmeldung bekommt, obwohl ihr längst Herr Müller nachgefolgt ist.
Das fällt natürlich auch beim Einsatz von Excel-Listen für den Versand von Pressemitteilungen auf. Aber erst im Nachhinein. Was aber garantiert nicht auffällt: Ist die Mitteilung überhaupt gelesen worden, statt im virtuellen Papierkorb zu landen?
Moderne PR-Software kontrolliert das durch unaufdringliches Tracking. Sie hilft nicht nur, Kontaktdaten aktuell zu halten und Versandprobleme zu minimieren. Sie hilft vor allem auch, die Lesequote zu ermitteln. Die zu kennen, ist wesentlich: Wer mit Headlines und Themen nicht zu überzeugen vermag, verpasst die angestrebten Erfolgsquoten. Das kann schnell in Budgetkürzungen für die PR-Manager enden, weil die vereinbarten KPI nicht erreicht wurden. Autsch!
Professionelle Journalistendatenbanken helfen auch, ganz neue Kontakte zu identifizieren. Je nach Anbieter kann PR-Software aus Zehntausenden aktueller Kontakte die passenden herausfiltern. Die Eröffnung eines Biergartens in Leipzig? Der Gastauftritt eines süddeutschen Musikers in Bremen? Die passenden Medienkontakte ohne Datenbank zu finden, ist dann reine Sisyphusarbeit.
Kontakte für Presseverteiler finden und Qualität sichern
Um in neue Themen- oder Fachbereiche vorzudringen, sind die Datenbanken ebenfalls unerlässlich. Gerade bei neuen Produkten kann es lohnen, auch deren alternative Verwendung mitzudenken – und entsprechend andere (mediale) Zielgruppen anzuvisieren.
Klar, das geht ebenso händisch. Etwa durch Lesen von Fachmagazinen oder Themenportalen. Die Namen der Autoren stehen ja meist neben den Texten. Und zu irgendetwas muss der eigene Werkstudent schließlich gut sein. Nur bedeutet das meistens: Der Presseverteiler steht erst in vier Wochen statt in vier Minuten.
Die Vorteile von PR-Software wie Mynewsdesk im Tagesgeschäft sind klar:
- Aktualität und Verlässlichkeit: Sie hält Kontaktdaten aktuell und kann als Gegencheck für eigene Daten genutzt werden.
- Verteilererstellung: Sie ermöglicht die Recherche in einer Journalistendatenbank nach neuen Empfängern, zu denen bislang kein Kontakt besteht, und vergrößert damit die Reichweite.
- Automatisierter Versand: Sie beschleunigt den Versand bei großen wie kleinen Verteilern – und macht auf Fehler aufmerksam.
- Qualitätskontrolle: Sie kontrolliert die Lesequote und liefert entscheidende Hinweise zur Qualität der verschickten PR-Mitteilung.
Zur Ehrlichkeit gehört auch: PR-Software ist keine Wunderwaffe. Sie ist vielmehr ein (notwendiges) Tool, die eigene Produktivität zu steigern und Qualität zu sichern. Gerade im Wettlauf um Aufmerksamkeit mit anderen Spielern im Markt. Die Erstellung von Verteilern, die Datenkontrolle und der Versand sind dabei nicht alles, was diese Werkzeuge beherrschen. Aber diese Funktionen bilden den Kern und die Arbeitsgrundlage, ohne die vieles andere seinen Sinn verliert.
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